发文报文要求及会签表集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
关于报文、发文程序的说明
各部门（单位）：
为进一步做好学校各部门报文和发文工作，根据相关文件规定，现将有关事项通知如下：
一、流程
（一）以学校名义制发公文
拟稿人拟稿→部门领导核稿→办公室审核→部门修改、校对→办公室校对→填写发文稿纸→报主管领导签发→编文号→印发→归档并对可公开的公文履行公开程序。
（二）院内报文流程
拟稿人拟稿→处级单位审批（在日期上加盖本部门公章，处级领导在公章右侧签字）→报院办公室→办公室主任审阅并签字→相关领导批示→院办公室转发→相关部门按批示执行并存档
二、报文及发文格式
（一）页面设置：页边距上3厘米，下2.5厘米，左2.6厘米，右2.6厘米；
（二）字号及字体
标题，字体方正小标宋，二号，不加粗，居中；主送单位与正文，字体仿宋，三号，附件与正文之间空一行；成文日
期，使用汉字，将年、月、日标全，“零”应写为“○”，仿宋三号，与正文之间空两行，并在日期上加盖公章。
三、关于校内报文的特别说明：
1、目前，校内报文主要使用请示、报告、说明等，“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。
2、各部门（单位）上报公文涉及到其他部门（单位）共同完成的，报文前须与相关部门（单位）协调确定方案后（部门会签表见附件二）再报校办公室。如有相关通知一并附后。
3、按照国家行政机关公文格式最新规定，标题改为方正小标宋二号，请各部门（单位）从网上下载。
附件
校办公室
2012年2月23日
附件1：
标题：关于××××××的请示
（方正小标宋二号，不加粗）
校领导：
正文：仿宋三号
妥否，请批示。
落款仿宋三号：部门名称（部门领导签字附后）
××××年××月××日
（须在落款处加盖部门公章）
附件2：
部门会签表会签内容：
经办人：日期：年月日
关于报文、发文程序的说明 各部门（单位）： 为进一步做好学校各部门报文和发文工作，根据相关文件规定，现将有关事项通知如下： 一、流程 （一）以学校名义制发公文 拟稿人拟稿→部门领导核稿→办公室审核→部门修改、校对→办公室校对→填写发文稿纸→报主管领导签发→编文号→印发→归档并对可公开的公文履行公开程序。 （二）院内报文流程 拟稿人拟稿→处级单位审批（在日期上加盖本部门公章，处级领导在公章右侧签字）→报院办公室→办公室主任审阅并签字→相关领导批示→院办公室转发→相关部门按批示执行并存档 二、报文及发文格式 （一）页面设置：页边距上3厘米，下2.5厘米，左2.6厘米，右2.6厘米； （二）字号及字体 标题，字体方正小标宋，二号，不加粗，居中；主送单位与正文，字体仿宋，三号，附件与正文之间空一行；成文日期，使用汉字，将年、月、日标全，“零”应写为“○”，仿宋三号，与正文之间空两行，并在日期上加盖公章。
三、关于校内报文的特别说明： 1、目前，校内报文主要使用请示、报告、说明等，“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 2、各部门（单位）上报公文涉及到其他部门（单位）共同完成的，报文前须与相关部门（单位）协调确定方案后（部门会签表见附件二）再报校办公室。如有相关通知一并附后。 3、按照国家行政机关公文格式最新规定，标题改为方正小标宋二号，请各部门（单位）从网上下载。 附件 校办公室 2012年2月23日
附件1： 标题：关于××××××的请示 （方正小标宋二号，不加粗） 校领导： 正文：仿宋三号 妥否，请批示。 落款仿宋三号：部门名称（部门领导签字附后） ××××年××月××日 （须在落款处加盖部门公章） 附件2： 部门会签表
发文报文要求及会签表集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
关于报文、发文程序的说明 各部门（单位）： 为进一步做好学校各部门报文和发文工作，根据相关文件规定，现将有关事项通知如下： 一、流程 （一）以学校名义制发公文 拟稿人拟稿→部门领导核稿→办公室审核→部门修改、校对→办公室校对→填写发文稿纸→报主管领导签发→编文号→印发→归档并对可公开的公文履行公开程序。 （二）院内报文流程 拟稿人拟稿→处级单位审批（在日期上加盖本部门公章，处级领导在公章右侧签字）→报院办公室→办公室主任审阅并签字→相关领导批示→院办公室转发→相关部门按批示执行并存档 二、报文及发文格式 （一）页面设置：页边距上3厘米，下2.5厘米，左2.6厘米，右2.6厘米； （二）字号及字体 标题，字体方正小标宋，二号，不加粗，居中；主送单位与正文，字体仿宋，三号，附件与正文之间空一行；成文日
期，使用汉字，将年、月、日标全，“零”应写为“○”，仿宋三号，与正文之间空两行，并在日期上加盖公章。 三、关于校内报文的特别说明： 1、目前，校内报文主要使用请示、报告、说明等，“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 2、各部门（单位）上报公文涉及到其他部门（单位）共同完成的，报文前须与相关部门（单位）协调确定方案后（部门会签表见附件二）再报校办公室。如有相关通知一并附后。 3、按照国家行政机关公文格式最新规定，标题改为方正小标宋二号，请各部门（单位）从网上下载。 附件 校办公室 2012年2月23日
附件1： 标题：关于××××××的请示 （方正小标宋二号，不加粗） 校领导： 正文：仿宋三号 妥否，请批示。 落款仿宋三号：部门名称（部门领导签字附后） ××××年××月××日 （须在落款处加盖部门公章）
文件管理办法（会签稿） 版本号：1 页码: 1/11 1. 目的 使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。 2. 适用范围 本规定适用于公司内部文件的管理。 3. 职责 3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。 3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本 文件夹的维护。 3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。 3. 4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。 4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图： 4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。 管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及 范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。 文 件 会议记录 管理文件 部门发文 个人文件 程序类文件 作业类文件 日常工作文件 对外传真文件 章程 手册 技术标准 作业指导书 签呈 信息交流表
版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。 4.3.文件定义 管理文件 1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如：公司章程 2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。如：员工手册、质量手册、营销手册等。 该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。 3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。 该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。 4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性 文件。 该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。 日常工作文件 1）签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。 2）信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。 3）部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如：通知、计划、部门日常工作文件、建议等。 4）对外传真文件:通过传真向外部（如：合作伙伴、政府等）传送的文件。 5）会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。 6）个人文件:以个人名义发文，内容只代表个人。如：部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。
公司办公室发文处理程序 公司办公室所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 一、拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。 二、会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送办公室。 三、核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。 四、签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。 五、编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，科达字（××××）第×号。 六、打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。 2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。 七、校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 八、用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。 九、分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。 公司办公室 ２００５年２月２２日
XXX公司发文处理流程 一、公司所发出的一切文件材料，统称发文。 二、发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 （一）拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。 （二）会签。各部门需以公司名义发文时，部门负责人在文件审批单上签字，说明发文性质、内容、对象等；会签后送行政人事部审批。 （三）核稿。即对文件草稿进行审核。由行政人事部负责人在草稿未送总经理审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。 （四）签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。 （五）编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。 （六）打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意
改动，确需改动的要报经总经理批准。 2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。 3、注意保密，不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板要管理好，废页要及时的在碎纸机上碎掉，防止泄密。 （七）校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 （八）用印。即在制成的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即“上不压正文，下要骑年盖月”。 （九）分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 （十）归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。若系电子文档，除打印出一份正文归档外，还应另存为PDF格式文件并按月份刻录成光盘，便于调阅。 XXXX有限公司
文件会签管理办法 第一章总则 第一条为规范公司文件会签审批，提高文件会签效率及文件质量，促进工作规范化、制度化，制定本办法。 第二条文件会签管理办法适用于公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的面向公司内部发文的公务文书。 第三条文件会签应坚持实事求是、精简、高效的原则，确保行文准确、安全，发文及时，保障一系列工作环节相互关联、衔接，工作得以顺利、高效开展。 第二章文件会签程序 第四条主办方根据需要，拟定文件涉及内容、范围、要求及制定文件要达到的目的、效力，确定会签部门并附《山东xx 有限公司文件会签单》（附件1 ）；特别重要的文件无法确定具体会签部门的提交综合部确定具体会签部门。 第五条会签方需在3 个工作日内会签完毕，并交至下一个会签部门。特殊情况不能按时修改完毕的，需在3 个工作时之内及时向主办部门说明并申请延时。 第六条各部门会签时，应准确标明意见，不得使用模糊语言，不得只签署姓名不留意见。 第七条会签部门负责人因出差、请假等原因不能及时会签的，应授权部门相关人员代为会签。代为会签人员在会签时应将不确定事项及时与负责人进行沟通。 第八条主办方将各部门会签意见汇总后反馈给各会签方，统一意见后进行修改。通过再次会签，直至达到公司要求和预定目标。同一文件的会签不得超过三
次。 第九条文件成稿后，由主办方填写《山东xx 有限公司文件呈阅单》（附件2）由主办方负责人签字后，将文件一并报综合部负责人及分管领导审批确定发文。 第十条涉及全面性及重大事件文件，应在各方会签修改完毕并形成正式样稿后呈报总经理审批，由总经理签发，或会议讨论后通过后，由主要领导人签发；普通一般性事务安排文件，由分管领导签发。 第三章文件会签原则 第十一条及时性原则。相关会签人员收到待签文件后，应及时审核、修改或者签发。若有意见或不明之处，应询问并处理，不得随意拖延。 第十二条严肃性原则。签发文件使用习惯签名，保证签名的有效性，同时要具有一定的仿伪功能。 第十三条高效性原则。会签方需详尽提出所有意见，主办方需积极与意见提出方沟通，确保会签高效。 第十四条审批权限原则。严格遵循文件审批权限，不得随意代签，随意签发。 第四章附则 第十五条本办法由综合部制定并负责解释。 第十六条本办法自正式发布之日起施行。 附件：1、山东xx 有限公司文件会签单 2、山东xx 有限公司文件呈阅单
文件会签制度 为了进一步加强公文管理，规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行政水平，制定本制度。 第一条文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业务，由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。 第二条起草下列文件时，须进行会签： （一）文件内容涉及多部门法律法规和政策的； （二）业务涉及其他相关科室的 （三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的 （四）综合科室的文件涉及职能科室业务的 （五）主要领导及分管领导认为有必要会签的 第三条会签审核的内容和要求 （一）会签审核的内容 1、文件是否必要，观点是否正确、符合实际； 2、文件是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规；与市委、市政府和管委已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；是否符合现行财政政策和局相关制度、规定等； 3、文件是否符合法定程序和权限； 4、文件是否规范、科学，条理是否清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精炼；标点符合、
数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范。主送单位、抄送单位、密级、急缓程度，是否符合规定。 （二）会签审核的要求 1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的，不得会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。 第四条局内文件会签程序 （一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科室会签。会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署意见、姓名和时间，并退回主办科室。 （二）会签一般在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急公文须按局领导要求时限完成。确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核科室，会签时间不得超过3个工作日。 （三）由主办科室送分管领导审核签发。 第五条文件审核签发程序 以局名义制发的文件，由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵涉其他领导分管业务的，须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成，如分管领导外出且办文较紧急，则由局长或主持工作的局领导签发。