摘要：本文的内容探讨秘书对时间管理方面的问题。秘书是由职事演进而成的一种职业，是指领导者、主事者身边综合辅助的工作人员和公务服务人员。秘书的工作特性使秘书的时间管理显得非常重要，可以说，秘书的时间管理是秘书最大的管理、最基本的管理。秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。因此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。秘书的时间管理主要分为两个部分：第一部分要替上级掌控时间，也就是要时时提醒领导“时间到了”；第二部分是要规划好自己的时间，以免时间分配不均。
关键词：秘书时间管理
谈时间管理，首先要弄明白时间是一个什么东西。时钟的发明，使时间有了一个具体地表达和传递，人类也似乎抓住和掌握了时间。但事实上，时间在时间中流逝，时钟的发明只是让我们更加真切地感受到时间斗转星移，却始终无法阻止时间无可奈何花落去的流逝。时光穿梭机只是一种美好的想象，时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”时间是物质运动的顺序性和持续性，具有供给毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性，就像一个神秘的精灵，来无影去无踪，不可回溯、无法暂停，不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊资源。时间管理就是让时间发挥到最高价值。“时间就是生命”，是我们每个人公平拥有的资产。研究表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间，因此，任何人想成功，都必须懂得时间管理。我们永远无法抓住时间，也不能左右时间前进的步伐，但我们可以合理地支配时间。时间管理并不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，在有限的精力与时间下，做出最大的产出，获得最满意的工作成果，其本质是人生的自我管理，其意义在于计划时间、做好确定目标、自我管理的工作，减少浪费时间的因素，使时间经济效益发挥到最大。好的时间管理，可以有效地发挥所长，更节省人力成本，可减轻工作压力，事半功倍，提早完成工作。
秘书作为自然人，与从事其他工作的人一样，要做好工作必须加强时间管理，明确目标任务、分清轻重缓急，科学合理地分配时间，有计划有组织地工作，
重要事情包括会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。秘书要想做有效的时间管理，必须把自己当天要做的事记录下来，把时间优先顺序安排好，参照“四象限”时间管理法，对时间进行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好轻重缓急，合理安排时间，才能提高工作效益，实现时间增值。
同时秘书作为社会人，其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的，必须随时根据所服务领导（上司、雇主）的时间进行调整。秘书没有自己的时间，领导下班没有走，秘书就不应该走，领导周末加班，秘书就要跟着加班。所以，
秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导，科学合理的安排好领导的活动等，确保领导公务活动顺利地运转。
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秘书时间管理必须计划先行。凡事“豫则立、不豫则坏”，这强调了计划的重要性。对于秘书来说，做好计划显得尤为重要。一般来说，计划按照实施时间的长短和远近可分为日计划、周计划、月计划，甚至是季度、年度计划、五年规划等。秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进行安排，列好活动计划表，以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末，秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动、找什么人谈话，列出一个时间表来，及时交由领导审定，然后按照领导审定的计划表去落实，如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时，要及时向领导反馈并征得领导的同意。除了一周安排表，很多秘书还应该有一个每天安排表。像我每天都会在晚上一个相对固定的时间，把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项（包括参加的会是否需要领导讲话、参加的活动是否需要穿正装等），通过手机短信的方式报给领导，这样既可以提醒领导，也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。同时我还把短信发给领导的司机，让司机也掌握情况，必要的时候司机也能提醒领导。
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当然，在制定计划表时，一定要安排得适时和得当，做到疏密结合，劳逸结合，这样才能保证工作的质量和效率。就像农业上常用的“间作套种”的科学种田方法，实践证明，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也像土地一样，必须每隔一段时间就变换不同的工作内容，做到劳逸结合，张弛有度，例如有时候上午已经安排了一个大会，那么下午就尽可能别再安排开会了，可能安排得轻松一些，让领导处理一下公务，理一理思绪，会议可以安排在第二天，这样人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松，从而确保领导工作计划的落实执行。
秘书时间管理必须抓住重点。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。特别是领导，每天都有大大小小的会要开，有各种各样的活动要参加，但领导的精力和时间毕竟有限，这就要求秘书在进行时间管理，为领导安排活动时一定要抓住重点，合理地安排最主要的工作和最关键的问题，让领导把主要的精力重点放在处理重要事务上，这样就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。
一般来说，什么人要见领导，各单位邀请领导参加活动，首先都要与秘书联系，这就要求秘书一定要帮领导把关，对领导的活动什么必须安排、什么不应安排，什么活动可以多安排一些，什么活动应该少安排一些，秘书自己也要从领导的身份地位和社会影响方面去考虑，为领导提出意见和建议，切实为领导减轻负担。一般情况下，像一些涉及国计民生，涉及群众利益的会议和活动，如慰问帮扶困难群众、植树造林等，能安排的应该尽量安排，领导参加这些活动能够收到正面的、积极的社会效果和示范带头作用。而一些商业性质的活动、一般的普通应酬、无关
紧要的会议等，如一个小小的联谊会，一个普通商业性项目的落成，秘书应该能挡驾的就帮领导挡驾，能推掉的就主动帮领导推辞。
秘书时间管理必须统筹兼顾。在现实工作中，领导平时的活动都是非常繁忙，很多时候领导的时间安排，往往不是一个领导自己的事，而是经常会涉及到多个领导的时间相互协调，既包括协调领导的时间，还包括协调活动（会议）的时间。例如一位副市长已经安排好时间召开X X会议，但由于市长也刚好同一时间召开另一个与该副市长有关的会议，需要该副市长参加，这时候秘书就要及时地将情况报告该副市长，一般情况下该副市长就要调整自己的时间以适应市长的时间。有时候还经常碰到这样的情况，就是两个活动或接待等同时进行而且同样重要都需要领导参加，这时候秘书就要及时将问题提出来并协调，一方面看看有没有可能其中一个活动改期，如果不行则协调另一领导代表参加，如果时间无法更改也协调不了其他领导参加，则需要秘书进一步协调，统筹兼顾，把两个活动的地方尽可能安排得近一些并尽可能地错开一些时间，以便领导两头跑，两边都兼顾一下。
秘书时间管理必须留出时间。秘书在为领导安排时间时要注意为领导留出机动时间，避免用各种活动把一天的时间排满。如果把每天的时间都排满而没有留出一点“机动时间”，出现意外情况，领导就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中，这样就打乱了计划，使后面的工作压力不断加大。每天为领导留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，领导也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与下属联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，领导就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天。
一、秘书时间管理中存在的问题
1、工作目标不明确，如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。
2、工作计划性不强，有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。
3、工作任务的延期现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。
二、秘书时间管理的原则
1、管理时间就是管理你的生命。人生最宝贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生
命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理，包括时间要实现的整体目标与价值，经常做方向性的调整，用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度，近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化，要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式利用时间。比如，利用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让空闲时间成为宁静的享受。
2、减少不必要的时间浪费。首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水
平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”：最初一分钟———决定目标及课题，次两分钟———思考的扩张及探求，最后两分钟———应整理思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。
3、掌握时间的有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难，要选择认定的方向而不轻易地受环境影响，要以
创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。
4、注意事情的轻重缓急。秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时
间处理最重要的工作。
三、秘书时间管理的方法
1、目标计划管理法。目标是秘书时间运用的基础，工作目标不明确就会迷失方向。秘书要有较强的把握工作目标的能力，并能事先作好周密的工作计划，事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如果在工作开始前多花几分钟思考，可能会为下一步工作的开展节省几个小时的时间。如每年年末制定下一年度工作计划，每季季末制定下季度工作计划，每月月末制定下月工作计划，每周周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；或准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以事本上标注当天或预定工，电子记事本设置发
声装置以便及时提醒。
2、工作分类法。将工作按轻重缓急分为：(（紧急、重要）、)（次要）、*（一般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间，对比每日计划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。将日常工作与非日常工作区分开来，先将日常工作的时间大体固定下来，然后再合理地安排其他事务，以避免不必要的混乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现，就采用“批处理”的方式进行操作，将大大提高工作安排上的科学性。
3、将工作内容交错安排。为了高效地利用时间，切实提高工作效率，秘书人员应把一
天的工作内容交错安排，以提高效率。这是因为长时间持续同一个活动内容，大脑细胞长时间授受一种信息刺激，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。
四、秘书时间管理的窍门
1、提高说话效率。言简意赅的表达不但节约自己的时间，更能够节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执都是大忌。
2、下班前几分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家。办公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方，每天只要用下班前几分钟时间进行简单整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能为第二天工作的开展做好准备，便于在第一时间里，搜寻到自己随时所需的物品，省却在关键时刻带来的麻烦，提高工作效率和工作质量。
3、为处理突发事务预留时间。如果将所有的时间都排得满满的，那么一旦出现意外或临时性的工作，整个原定计划就会被打乱，从而使整个工作都不能顺利进行。所以，在时间管理的过程中，还需为处理意外的不确定性事件预留时间。
《秘书学》模拟试卷 一、单项选择题 (每题1分，共30分） 1．秘书的知识结构应当具备【】 A．专与博的兼容性 B．较强的理论性 C．精深的专业性 D．无所不包的广泛性 2．社会学和语言学属于秘书知识结构的【】 A．基础层次 B．中间层次 C．最高层次 D．专业层次 3．快速阅读法中的“六看”不包括【】 A．看目录 B．看标题 C．看序言或后记 D．看主要段落 4．科学预测中的德尔菲法又叫做【】 A．函询调查法 B．头脑风暴法 C．思维共振法 D．主观概率法 5．把有限的时间安排分配在处理少数最重要事项上的时间管理方法叫做【】 A．ABC分类处理方法 B．甲乙丙分类时间计划法 C．目标时间法 D．统计时间法 6．秘书参谋作用通常不具有【】 A．独立性 B．中介性 C．辅助性 D．科学性 7．秘书人员应树立的最基本的观念是【】 A．服务观念 B．创新观念 C．法治观念 D．价值观念 8．影响秘书参谋场的因素除了秘书的主观基础外，还包括【】 A．领导的职责范围 B．组织的社会功能 C．组织管理的透明度 D．领导的主观基础 9．国家保密法规定的秘密等级是【】 A．绝密、机密、内部 B．绝密、机密、秘密 C．机密、内部、公开 D．机密、秘密、公开 10．秘书能快速成文的关键是【】 A．写短文章 B．使用速记法 C．使用电脑自打自印 D．准确领会行文意图 11．在秘书与领导的关系中，最能体现秘书角色关系本质特征的是【】 A．辅助与决策关系 B．上级与下级的关系 C．政治上的平等关系 D．人格上的平等关系 12．思维“必要的张力”是指既需要发散式思维也需要【】 A．创造性思维 B．收敛式思维 C．开放式思维 D．求异式思维 13．客观环境影响秘书主动开展职能活动的程度叫做【】 A．职能环境信任度 B．职能环境和谐度 C．职能环境开放度 D．职能环境自由度 14．科学决策的基础是【】 A．群众评议 B．政策设计 C．情报信息 D．目标管理 15．在秘书职能环境要素关系中，最主要的是【】 A．与上级机关的关系 B．与本级组织领导的关系 C．与职能部门的关系 D．与群众的关系 16．秘书的工作流程应是【】 A．开放的 B．全封闭的 C．闭环运作的 D．时放时闭的 17．近代著名的幕府型秘书是【】 A．曾国藩 B．李鸿章 C．左宗棠 D．汪辉祖 18．秘书学的研究对象是【】 A．秘书及其群体活动 B．秘书工作现象 C．秘书工作及其规律 D．秘书工作机构 19．清代军机处从事秘书工作的叫【】 A．参军 B．章京 C．师爷 D．主簿
管理学经典案例 20 篇 1．安通公司的投资决策 安通公司是一家特种机械制造公司。该公司下设１０个专业工厂，分布在全国 10 个省市，拥有 20 亿资产， 8 万员工，其中本部员工200 人。本部员工中60%以上技术管理人员，基本都是学特种机械专业的。该公司所属企业所生产的产品 由政府有关部门集中采购，供应全国市场。 改革开放以来，安通公司的生产经营呈现较好的局面，在机械行业普遍不景气的 情况下，该公司仍保持各厂都有较饱和的产品。但是，进入90 年代以后，国内市场开始呈现供大于求的趋势。政府有关部门的负责人曾透露，如果三年不买安通公司的产品，仍可维持正常生产经营。面对这样的新形势，安通公司领导连续 召开两次会议，分析形势，研究对策。 第一次会议专门分析形势。刘总经理主持会议，他说，安通公司要保持良好的发 展趋势，取得稳定的效益，首先必须分析形势，认清形势，才能适应形势。我们 的产品在全国市场已经趋于饱和。如果不是有政府主管部门干预和集中采购，我们的生产能力一下子就过剩30%，甚至更多。我们应该对此有清醒的认识负责经 营的李副总经理说，改革开放以来，全公司的资金利润率达到了8%左右，局全国机械行业平均水平之上。但是现在产品单一，又出现供大于求的趋势，今后再 保持这样的发展水平很难。目前，公司本部和各厂都有富裕资金和富余人员，应该做出新的选择。分管技术工作的赵副总经理说，总公司和各厂的产品特别是有 一部分产品通过近几年引进国外先进技术，基本是能满足国内市场目前的需要， 总公司和各厂的专业技术力量很强，如果没有新产品持续不断开发出来，单靠现有老产品很难使本行业有较大发展，专业人员也要流失。其他的副总们也都从各 自的角度分析了安通公司所面临的形势，大家都感到这次会议开得及时，开得必要。 第二次会议仍有刘总主持。他说，我们上次会议全面分析了形势，使我们大家头脑更清醒，认识更加一至，这就是总公司要适应新形势，必须研究自己的发展战略。分管经营的李副总说，我们应该充分利用富余人员和富余资金，寻找新的门路，发展多种经营。要敢于进入机械行业外的产品。现在，国家不是提倡发展第 三产业吗，我们应该利用国家的优惠政策，开展多种经营，取得更好的经济效益。分管技术的赵总谈到，安通公司的产品虽然经过引进国外先进技术，已经升级换代，但是和国际先进水平比还有相当差距。我们现在应该充分利用技术力量和资 金，进一步引进技术，开发新产品，为国内市场作一些储备，以适应未来市场的需要，同时争取把产品打到国际市场上去。其他各位老总也都一致认为，安通公司必须发展，不能停滞不前。大家认为，安通公司是一个专业化很强的企业，虽 然现在主产品是供大于求的趋势，但现在特别是将来还是有比较稳定的市场的， 这个主业绝不能放松，但是单靠这个主业要想过得富裕是不行的，要不断地开辟
秘书学概论复习题 一、单项选择题 1.秘书学研究的对象是（b） A．秘书工作及其制度 B．秘书工作及其规律 C．秘书沿革及其机构 D．秘书机构及其人员 2．把秘书分为文字秘书、调研秘书、会务秘书、技术秘书的分类标准是（c）A．按行业分 B．按层次分 C．按工种（岗位）分 D．按“型”划分3．秘书协调工作主要是（d） A．技术问题的协调 B．财务预算的协调 C．经济计划的协调 D．无人专管事情的协调 4．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（c） A．服务原则 B．求实原则 C．效率原则 D．管理原则 5．秘书工作的本质属性是（c） A．主动性 B．被动性 C．辅助性 D．服务性 6．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（c） A．最先发生的事 B．最先下达的任务 C．急事要事 D．重要但不紧迫的事 7．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（a） A．潜隐性的特点 B．直接性的特点 C．公开性的特点 D．被动性的特点 8．秘书合理的知识结构应当是（c） A．文字型人才 B．管理型人才 C．通才型人才 D．办事型人才9．养士之风兴起，出现一批著名的私人秘书的时期始于（b） A．殷商时期 B．春秋战国 C．唐代 D．明清 10．文书成为传达政令的重要工具始于（b） A．黄帝时期 B．夏代 C．春秋时期 D．秦汉 11．我国20世纪80年代初期诞生了（ c ） A．幕僚学 B．文书学C．秘书学 D．档案学 12．把秘书分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、军队秘书等等，其分类标准是（ b ） A．按行业分 B．按工种分C．按“型”划分 D．按层次分 13．秘书在工作中不越权不越位，这符合（ a ） A．组织的权责分配规范 B．国家的法律规范 C．组织的运行规范 D．组织的纪律规范 14．秘书部门的基本功能是（ d ） A．服务辅助领导 B．综合协调矛盾 C．参谋建议决策 D．办文、办事、办会 15．秘书部门工作运转的特点是（） A．被动性 B．潜隐性C．交叉性 D．超前性
时间管理经典案例 一、萨克逊：怎样利用时间 1时间——第三资源 萨克逊是蒙特利尔加拿大自治领糖业公司的总经理。现在他是伦敦拥有35，000多名雇员的塔特莱尔总公司的总经理。萨克逊把时间称为“第三资源”。“时间与其它两种公认的资源资本和劳动力不同，它是不能替换的。任何一个想干一番事业的企业家，都必须明了时间的极端重要性。” “然而奇怪的是，”萨克逊继续说，“我们学会了管理一切资源，只有时间除外。这无疑是第一个障碍。另一个障碍是，我们倾向于做那些我们喜欢的事，而不是我们应该做的事。第三个与时间有关的问题是，别人不承认他们的行为对你的时间有影响，也就是说感觉迟钝， 我想你会注意到这一点。我在时间管理中遇到的第四个障碍是，管理人员普遍不利于旅行的 时间。对多数管理人员来说，这是一段贫瘠的时间。只有少数人在旅行中进行必要的阅读、 思考或写作。时间管理的最后一个障碍似乎是漫天而来、毫无价值的文件，这些文件正在吞 没总经理的职位。需要一种切实可行的办法去拣选文件，并坚持简化文件处理工作。” 同大多数有成效的总经理一样，萨克逊接受了专业管理的概念。“决定管理者效能的关键问题，”萨克逊解释说，“是他举止似‘管理者’还是似‘操作者’。如果是进行管理，他就 会有意识地把相当多的时间和精力用于基本管理职能——计划、组织、激励和控制。” 正如萨克逊所了解的那样，管理者不能凭本能进行日常管理。管理者必须接受各种管理概念，并展开讨论以便深刻理解各项基本原则，还要系统地分析专业管理原则在特定条件下如何恰当地运用。例如，一些管理者采取“开门办公”，鼓励下级“把问题交给自己”，他们几乎是专为下级进行决策。萨克逊说，“如果管理者冒险去考虑所有问题，那无疑是一条愚蠢 的道路，试问如果决策错了由谁负责?” 专业管理者运用决策层次原则(即决策应由能作出判断和获得事实的尽可能低的层次做出)解决了这个问题。这项原则表明，为下属作决策的管理者，是在自己的层次以下工作，换个角度看，他的下属是在“借助他来完成工作”，实际上比他更善于管理。真正需要的是，他借 助他们来完成工作。遗憾的是，萨克逊同其他专业管理人员一样没有提出，当下属确实需要 帮助思考问题时，总经理对他们也无济于事，倒不如总经理提出一些问题同下属一起探讨， 帮助他们思考和得出自己的结论。 萨克逊对决策期很感兴趣。他解释说，“你在组织中所处的层次越低，决策期就越短。我现在认识到，操作方面的决策应该由你的操作职员去做，总经理应该抑制自己不侵入那个领域。” 萨克逊说，“管理者必须有错误观，有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属会因怕出错而越来越不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会。应该有犯错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取的各种步骤， 避免今后再犯此类错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误 就收回所授予的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。” 2有条理的工作者与愚蠢的爬行者
秘书时间管理的案例分析 关于时间管理的秘书实务案例分析有哪些?下面小编给大家介绍关于秘书时间管理的案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书时间管理的案例分析不便安排约会的时间 琳达是北欧皮具(上海)公司销售部经理的秘书。琳达在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项： a、上司下班之后不安排约会 b、上司出差回来上班的第一天不安排约会 c、琳达自己工作扎堆的时候不安排约会 d、上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会 e、中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 本题答案c 给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息。秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。 制定日程表的方法 琳达是日朗船舶(中国)公司公关部经理的秘书，专门负责上司的日程管理。下面有5个选项： a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。
这四种表格相互衔接，滚动执行。 b、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。 c、当上司打算外出时对你说我出去一下，你除了说我知道了外，其它什么都不要一说。 d、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地记入日程表。 e、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 本题答案c 当上司对你说我出去一下，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。 上司临时改变日程 琳达是皇冠服饰(上海)公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：明天早上一上班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午10点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他联系一下，最好把时间推迟到明下午2点钟之后。琳达按照上司的指示开始工作。下面有5个选项： a、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说希望将明天上午10点的约会推迟到明下午2点之后。
2011年07月下青春岁月 一、概述 人有两样东西最为宝贵，一是脑子，二是时间。即使不花费脑子，也要花费时间，所以很多人意识到时间就是生命。在现代企业中，“时间就是金钱，效率就是生命”的醒目标语激励着很多处于不同职业阶段的人。时间对每个人都是公平的，怎样才能更好地利用时间这个工具呢？答案是必须进行时间管理。 1、时间管理的含义 我们采用一句最简单的表述来说明时间管理的含义。 所谓时间管理就是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。 2、时间管理的作用 在含义里面有一句时间管理的终极作用是帮助人们在有限的时间内创造最大的效益。 一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，要想做有效的时间管理，就要给时间做有效的分配。只有做好轻重缓急的时间安排才能提高工作效益，让时间增值。这样才能让有限的时间变为无限的可能。 3、时间管理的基本要求 在进行时间管理的过程中，有以下两个基本要求： 一是要有时间管理意识。这一点非常重要。这是前提，当然也是平时我们生活、工作中极容易忽视的一点，很多不同工作岗位上的人工作效率不高，究其根本原因就是缺乏时间管理意识，换句话说，还有很大一部分人不知道时间应该被管理，时间需要被管理。 二是采用科学的方法进行有效的时间管理。有了时间管理意识，很多人也还是觉得时间不够用，那么可能就是方法出了问题，没有养成良好的习惯或者没有采用目前较为先进的软件进行科学的时间管理。 所以，具备时间管理意识，再采用科学的方法进行有效的时间管理，工作效率自然就会有很大提高。 二、秘书的时间管理工作 1、秘书时间管理工作的内容 秘书时间管理工作的内容包括两个方面：一是自我时间管理；二是对领导者的时间管理。因为秘书是为领导工作服务的参谋和助手。秘书在进行自我的时间管理的同时，又肩负着对领导的时间管理，相对而言又以第二项内容最为重要。 2、秘书时间管理的原则 （1）时间的有序性原则 时间的有序性原则，是说我们做事情都会有个先后顺序，先做什么，后做什么，如果事先安排好，做事就会有条有理，否则就会乱成一团麻。 在这方面比较著名的理论是6点优先工作制。这是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理理论”。 这一理论要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成。 （2）争取主动原则 在和时间的赛跑上，秘书要争取主动，跑在时间前面。不管是秘书对自己的时间管理还是对领导者的时间管理，要主动分析问题，区分问题的原因和现象，不要把精力和时间耗费在表面的问题上，在任何特定的情况下，都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法，积极主动地为自己、为领导谋求尽可能多的可控时间，或者把不可控时间转化为可控时间，这就要求秘书需要提高自己的服务能力，要主动服务，要有提前意识，考虑问题要仔细、周密。 （3）轻重缓急原则 对要做的事情分清轻重缓急，按照事情的重要紧急程度分成四类，重要且紧急——必须立刻做；紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事；重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；既不紧急也不重要——有闲工夫再说。 3、秘书时间管理的有效方法 （1）时间表控制法 此种方法的好处是避免盲目性，帮助秘书了解工作次序，针对性强，节省时间。大致可以分为两类：一类按照时间分，如年度时间表，季度时间表，以此类推，每月的，每周的，精确到每日的，按照时间安排出要做的事情。 （2）ABCD排序法 这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。 根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序： A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。 B 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 C 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。 （3）统计时间法 指的是在实际工作中注意收集数据，找出自己工作及领导工作中的时间消耗数据，通过记录实际消耗时间，诊断目前状况的时间利用率及有效性，找出浪费时间的原因，结合实际情况制定完善措施，从而达到有效利用时间的目的。此种方法需要较长时间的数据收集及系统全面的分析，并能制定切实可行的修改完善措施。 （4）目标时间法 此种方法是通过确定预计目标，限定单位时间完成，利用人在单位时间内的压力和紧迫感从而达到节约时间，提高工作效率的目的。这也是适度压力的好处。给自己规定时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助人克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。 （5）编写工作计划 此种方法是方法一和四的综合，将具体时间和事项的名称、进度、时限综合起来制定具体详细的工作计划。绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3—4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真编写工作计划，那么实际上你正计划着失败。 （6）建立工作日志 此种方法是方法一和二的综合，结合秘书或领导具体的工作情况和习惯，将效率和时间综合考虑。日志对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。 【参考文献】 [1] 张丽琍. 商务秘书实务[M]. 北京: 中国人民大学出版社, 2008. 浅谈秘书的时间管理工作 □ 张 娜（河南省轻工业学校， 河南 郑州 450006） 【摘要】时间就是生命，它不可逆转，也无法取代。一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，这个世界上根本不存在“没时间”这回事，一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。要想提高企业的生产经营效率与社会效益，就必须加强时间管理。秘书身处枢纽部门，工作繁杂，更需要合理地分配和利用时间，树立时间管理意识，掌握科学的时间管理方法，以提高工作效率。 【关键词】时间管理；秘书；工作效率
秘书学概论复习题
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秘书学概论复习题 一、单项选择题 1.秘书学研究的对象是（ｂ)?Ａ．秘书工作及其制度 B.秘书工作及其规律?C．秘书沿革及其机构 D.秘书机构及其人员? 2.把秘书分为文字秘书、调研秘书、会务秘书、技术秘书的分类标准是(ｃ) A.按行业分 B.按层次分 C.按工种(岗位)分 D.按“型”划分?3．秘书协调工作主要是（ｄ)?A．技术问题的协调 B．财务预算的协调 Ｃ．经济计划的协调 D．无人专管事情的协调 4．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的(c)?A.服务原则 B．求实原则 C．效率原则 D.管理原则 ５.秘书工作的本质属性是（c） A.主动性B．被动性C．辅助性 D.服务性 6.秘书面对繁杂的工作任务,应优先办理（ｃ) A.最先发生的事B．最先下达的任务 C.急事要事 D．重要但不紧迫的事 ７．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（ａ) A.潜隐性的特点B．直接性的特点 C．公开性的特点 D.被动性的特点 8.秘书合理的知识结构应当是(ｃ） Ａ．文字型人才Ｂ.管理型人才 C．通才型人才Ｄ．办事型人才 9.养士之风兴起，出现一批著名的私人秘书的时期始于(b） A.殷商时期 B.春秋战国 C．唐代 D.明清 10.文书成为传达政令的重要工具始于(b)?A．黄帝时期 B．夏代 C.春 1．我国20世纪80年代初期诞生了（ c )?A．幕秋时期Ｄ．秦汉?1 僚学 B.文书学C．秘书学 D.档案学 12.把秘书分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、军队秘书等等，其分类标准是( b )?Ａ.按行业分Ｂ．按工种分 C.按“型”划分Ｄ.按层次分 13．秘书在工作中不越权不越位,这符合( ａ )?A.组织的权责分配规 范Ｂ．国家的法律规范 C．组织的运行规范 D．组织的纪律规范 1４.秘书部门的基本功能是( ｄ） Ａ.服务辅助领导 B．综合协调矛盾 Ｃ．参谋建议决策 D．办文、办事、办会 １5．秘书部门工作运转的特点是（） A．被动性 B．潜隐性C.交叉性 D.超前性 ?16．秘书部门的基本职能不包括（ a ）?A.决策管理 B.综合协调C．信息管理 D.后勤保障 1７.秘书工作不能独立存在、自成体系,这一客观现象体现了秘书工作( b ）A.
秘书工作人员做好时间管理的9条建议，提高工作效率好方 法 无论对于组织还是个人，时间都是最宝贵的资源之一。时间管理是秘书人员的一把钥匙，没有这把钥匙，就打不开做好秘书工作的大门。作为领导的参谋和助手，秘书人员应该如何在纷繁复杂的工作中做好时间管理？从实践中我总结，要科学把握好计划、执行和总结三个环节。科学计划环节1.分清轻重缓急。要分清各项任务的轻重缓急，提前沟通，科学安排，协助做好领导全年、月度以及每周的工作计划表。在计划表中，要区分常规工作和应急工作，按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排领导的时间。要把日常性工作和临时性事务分开，固定日常性工作的时间，如在相对固定的时间段给领导报送文件等。根据服务领导的工作计划，做好自己的工作计划，安排好完成各项任务的时间。2.集中办理要事。要掌握和配合好领导的时间节奏，合理有效地安排时间和任务，让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。就自身而言，要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上，不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。对于像起草重要文稿这类时间上不紧迫但需要集中精力的重要任务，要放在一个可以集中注意力思考的时间段。3.善用碎片时间。我们每天都有大量的零碎时
间，这些时间应充分利用起来，处理比较琐碎的事务，如整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等。积细流成江河，这有助于我们做到案无积卷、事不过夜。在工作计划中我们也要注意安排预留一些小块的空余时间，便于应对突发的工作任务。执行环节4.立说立行立改。接到领导指示和任务时，特别是遇到突发性、临时性事件时，要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记，及时分解细化，抓住关键点，设定工作完成期限，倒推各步骤的时间节点，有序推进落实。5.及时沟通协调。领导部署工作任务时，要迅速准确领会领导意图，对拿不准或容易出错的地方，要和领导再次确认清楚。对于领导的各项部署，要协助做好后续落实，及时与职能部门沟通，抓好协调、跟进和督办，并及时向领导反馈情况。6.实现同频共振。“身在兵位，胸为帅谋”，秘书要从大局和全局出发考虑问题，多从领导的视角来换位思考，多替领导想办法、出思路和提建议，与领导形成“共振”。在服务领导的过程中，逐步把握和契合领导的工作风格，形成适合领导的服务模式。总结环节7.做好工作日志。要做好每天的工作记录，列清第二天的工作安排。勤用“烂笔头”，记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果，记下工作中的收获、体会和感悟。记录的过程就是体悟升华的过程，经过长期的积累，一定可以不断提高自己的业务水
标杆管理经典案例：美孚石油公司的标杆管理 由洛克菲勒一手建立的石油王国在美国大地上屹立了超过150年的光景，除了洛克菲勒本人的才能之外还不能否认其公司自身的管理制度。 当美孚石油公司先将一支著名的比赛队伍，然后是一个优雅的酒店作为标杆实施标杆管理时，美孚公司的一些主管心中充满了疑问。当美孚公司开始进行标杆管理之初，它从它的行业跳出来，到与它所在的公司如此不同的企业里去，以至于人们会认为他们是疯子。 1992年，美孚公司向4000多名客户询问他们的需要，其结果令公司很惊奇。只有20％的人关心价格，而80％的人关心的都是服务。他们一而再、再而三地要求同样三件事情：他们需要乐于助人的友好的加油站服务人员，他们希望能够得到快捷的服务，他们希望自己对美孚的忠诚能得到一些认可。而调查的结论得出：客户基本上都不喜欢加油站的服务。因此，美孚公司着手考虑如何才能使加油变成一个愉快的体验，成为一个顾客会记住的经历。 于是美孚公司成立了三支团队运用标杆管理来改变客户不满意的情况。 微笑团队将把提供优异客户服务而著称的公司作为标杆；速度团队将能够快速完成服务而著称的公司作为标杆；安抚团队将致力于客户忠诚而著称的公司作为标杆。 团队成员的组成有多样性的背景，他们中有相关职能部门人员，有技术人员，有来自加油站的一线员工，这些人员中有的从来没有从事过销售或市场方面的工作，让他们一起开动脑筋。 速度团队认为：如果被成为“公路勇士”的那部分客户需要快速服务，最好以那些在速度方面是全世界榜样的公司作为标杆。在他们心中，代表速度的群体之一就是赛车队。速度团队找到了Penske公司，它在美国“Indy500”汽车大赛中以快捷方便的加油服务而闻名。他们去观看了赛车活动，也参观了车队总部。当速度团队成员在离开时，有了许多关于他们加油站服务的想法。 例如，关于快速通道的设置。如果在加油站的外线上，修建我们的停靠点，这是专门为满足被称为公路勇士的人们需要尽可能快速进出所设计的。 他们注意到Indy500大赛中，短暂停留处的人员、赛车手、教练之间的电子头套耳机的使用。他们由此得到灵感，我们也可以在加油站使用耳机，可以让我们的服务员带着耳机与商店的人对话，让商店的服务员提前准备好顾客所要的食物、饮料以及零钱，就可以大大加快服务的速度。 另外，Pensek车队成员看上去就像一直团队，是因为他们穿着统一的制服。速度团队认为，如果我们的服务人员也统一制服，打着领带，客户就会认为我们很专业。 微笑小组锁定了丽嘉-卡尔顿酒店作为温馨服务的标杆。丽嘉-卡尔顿酒店号称全美最温馨的酒店，那里的服务人员总保持招牌般的甜蜜微笑，因此获得了不寻常的顾客满意度。美孚的微笑小组观察到，丽嘉-卡尔顿酒店对所有新员工进行了广泛的指导和培训，使员工们深深铭记：自己的使命就是照顾客人，使客人舒适。小组的斯威尼说：“丽嘉的确独一无二，因为我们在现场学习过程中实际上都变成了其中的一部分。在休息时，我准备帮助某位入住旅客提包。我实际上活在他们的信条中。这就是我们真正要应用到自己的业务中的东西，即那种在公司里，你能很好地服务你的客户而带来的自豪。那就是丽嘉真正给我们的魔力。在我们的服务站，没有任何理由可以解释为什么我们不能有同样的自豪，不能有与丽嘉-卡尔顿酒店一样的客户服务。” 微笑的标杆找到了。现在，用加油站服务生约翰的话说：“在顾客准备驶进的时候，我已经为他准备好了汽水和薯片，有时我在油泵旁边，准备好高级无铅汽油在那儿等着，他们都很高兴———因为你记住了他们的名字。”
一 个 项 目 经 理 的 困 难 选 择 2019-07 张炎正在打电话的时候，他的秘书拿进来一封总部抄送的来自德勤公司的信。 张炎是益达公司的项目经理，这两年一直在负责公司在海外的项目开发业务。 而此刻这封信正是关于张炎所负责的一个香港的项目。 度的财务报表要经过德勤公司的严格审计。益 即随着项目的时间进度，按比例将合同款记入 公司收入。这个项目2019年9月合同签订之 日起，到2019年11月，历时1 的80%也已经记入公司收入，而客户实际上的 现金支付只有合同款的30%。2019年12 勤在对公司的审计中发现了这一问题，于是便 寄来这封信，要求公司给予说明。财务部给出的建议是：请德勤向客户公司发欠款确认书，以此证明益达没有虚假账面收入。但是客户公司会签署这份确认书吗？张炎实在是没有把握。
益达公司和AHZ软件 益达公司成立于1992年，伴随着中国电信和因特网事业一路成长发展。其中AHZ软件是益达的核心产品，在国内为中国电信、中国移动等多家大型运营商提供对用户的管理和计费功能。 2019年香港凯业公司对益达的AHZ计费系统表示了兴趣，而益达的董事会也把这次合作看作步入海外市场的重要机遇。凯业成立于1994年，是香港首批获得允许为公众提供互联网服务的电信服务提供商之一，其主要投资方来自于日本。 2019年9月，益达公司和凯业公司签署了用户管理和计费软件开发合同，合同金额为695,000美元。在这次项目中，益达将以AHZ产品为基础，结合凯业的业务需要，进行客户化和二次开发工作。对益达来说，这是公司第一个海外项目，标志益达业务步入了国际市场，这一消息使益达在NASDAQ的股票价格因此上涨。对凯业来说，购买益达的用户管理和计费软件AHZ能使他们的业务得到有效的扩展，因原计费系统AS400不能支持而不得不采用手工完成的部分计费功能将在AHZ系统中得到实现。 项目启动 为使项目顺利进行，凯业和益达均为此项目配备了相应的管理和技术人员。凯业公司方面的项目成员包括，总负责人古田二科（由凯业日本投资方指派），IT部门经理周远，项目协调人孙文元，以及项目所涉及的三个业务部门的经理。益达方面为凯业的项目成立了专门的开发组，包括了三个部门：产品市场部由姚辰负责，产品售后服务部由蓝辉负责，张炎被指派为负责整个项目的经理，同时他也直接领导产品开发部。 分歧，浮出水面 按照公司的分工机制，首先由产品市场部门完成用户需求调研，形成《用户需求定义书》(SCOPE OF WORK，之后简称SOW)，再转移给产品开发部设计，最后由售后服务部完成软件安装和调试后就可以将项目结束了。 2019年10月8日，姚辰带着两位高级软件设计师去了香港，和凯业讨论SOW 的编写。即按照AHZ软件的模块划分，解释AHZ目前存在的功能，并根据凯业的需求，把两者相比较后确定需新增加的功能。张炎本以为姚辰这次去香港讨论SOW不会有什么大问题，但是事实证明他过于乐观了。 姚辰从香港回来后，向张炎汇报了一个当初根本没有想到的问题。原来姚辰
填空题 1、秘书的职业特征： （1）服务的直接性。（3）年轻化： （2）服务的稳定性：（4）女性化 （5）知识化：秘书以处理书面信息为主要工作内容。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层。 2、秘书工作的作用：助手作用；参谋作用；协调作用；信息枢纽作用；公共关系作用 3、秘书学得研究对象包括两方面：一是秘书工作，二是秘书人员。 4、秘书学研究的发展方向：秘书学教学理论、秘书工作理论、秘书学相关学科研究。 5、我国建党初期秘书工作的特点：“精”、“密” 6、就全世界而言，秘书工作的显著特征：普遍化、年轻化、女性化 7、秘书工作机构的组织形式：分理制和综理制 8、秘书工作机构的性质：机密性；辅助性；综合性；服务性，这是由其职能决定的。 9、秘书人员的自我管理：工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理。 10、秘书的培训主要有三种模式：学历教育、岗前培训、在职培训 11、秘书的考核内容：德（政治思想品德），能（工作能力），勤（工作出勤率），绩（工作业绩） 12、秘书的考核方法：平时考核，年终考核 13、邮件收进的程序：分类、拆封、登记、分封、阅办 14、秘书接待的方式：迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式。 15、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫 16、信息的表现形态（形式）：文字形态、声像形态、记忆形态 17、调查的方法：观察法、访问法、文献法、问卷法 18、文书处理工作具有政治性、时限性、机要性、规范性的特点。 19、信访工作的四要素：信访人、信访受理者、信访关系、信访工作。 20、沟通的四个特点：社会性、选择性、互助性、创造性 概念 1、秘书工作：秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性工作，包括政务和事务，内容十分繁杂。 2、秘书学：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性地科学。秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。 3、异质结合： 4、心理：是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。 5、情绪：人的情感较强烈的、带有冲动性的、明显的外部表现。可以表现为喜悦或悲哀，轻松或紧张，乐观或忧郁。 6、记忆：人的思想行为、知识、经历的印迹的保持和再现。 7、性格：性格是指表现在人对现实的态度和相应的行为方式中的比较稳定的、具有核心意义的个性心理特征，是一种与社会相关最密切的、人格特征。 8、人际关系：人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。（这是一种社会性职业性的关系，被称作“业缘关系”。） 9、督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促检查，使之落实、妥善。 10、保密：在人类社会，大至国家、组织，小至家庭、个人，为了保护自身的利益，总有一些不愿为外界所知的事情。 11、印信工作：指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。 12、调查：采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。（前提基础） 13、研究：指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。（后续深化） 14、普遍调查：（简称普查）对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。 15、重点调查：对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。
office opertions 办公室业务?秘书园地 98 办公室业务2012?4 文／申屠佩贞 浅谈秘书的时间管理 【摘要】秘书工作事情繁杂，容易顾此失彼，手忙脚乱，为提高工作效率，充分发挥自身的职能，更好地为领导服务，秘书必须对时间进行科学有效地管理，成为时间管理的“高手”。 【关键词】秘书；时间管理；工作效率 时间对于每个人来说，都是公平的，都是有限的。实践证明，在竞争激烈的 现代社会，多数成功者之所以能成功，“时间管理”是非常重要的关键因素，哈佛管理百科全书将“时间管理”列为成熟管理者九项标准之一，美国许多企业也都已把时间管理列入企业管理人员的训练过程。作为一名辅助领导管理的秘书人员，也必然需要认真思考如何提高时间利用效率这个问题。 一、“时间管理”的概念 “时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制，以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。“时间管理”并不仅仅指要在最短的时间里，完成更多的任务，而且要分清事情的轻重缓急，有条理、有系统地工作，避免“本末倒置”。 秘书工作事务繁杂，有些人能应对自如，而有的人却是疲于应付，不得要领。许多秘书成天忙忙碌碌，搞接待、写材料、组织会议、发工资、洽谈业务，若没有对时间做出科学的管理就会在工作中理不清头绪，分不清轻重缓急，不是顾此失彼，就是丢三落四、手忙脚乱，工作效率低下。“时间管理”将指引我们在繁琐的工作事务中，找到提高效率的切入点。 二、秘书时间管理方法 （一）明确工作职责和工作目标。这是需要解决的首要问题。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中，哪些 工作需要亲自完成；哪些工作不需要事必躬亲，可以请求他人协助；哪些工作可以授权给下属去完成；哪些工作可以不参与；哪些工作可以用更简便的途径解决。而且，秘书应明确本单位本阶段的工作目标，然后围绕这个工作目标合理分配时间，否则会南辕北辙，投入的时间越多，浪费就越大。 （二）区分工作任务的轻重缓急。面对纷繁复杂的工作，一定要分清工作的轻重缓急，并以此判断任务的先后次序。重要的工作、紧急的工作先做，其他杂事、琐事可以后做；重要的工作安排在精力最佳的时段去做，琐事可以利用零碎时间或休息时间做，把工作任务科学有序地一项一项地完成。切忌简单地按照任务接手的先后顺序或按照自己的兴趣随意排列去做，耽误重要工作的及时有效完成。确保把精力最佳的时间用来做那些重要的、关键的工作上面。 （三）巧妙利用时间管理小技巧。1.思考周密不反复。工作时，秘书一定要集中精神，专心致志，考虑周详，尽可能一次就做好。如果工作经常返工，比着手前花一定的时间思考或理清思路更加浪费时间。2.合并同类任务。有些任务可以合并，集中完成，如把一天里需要复印的材料集中起来一次性复印。3.充分利用零碎时间。无论怎样严密的计划与管理都会存在着零碎的时间，如等候开会的时间、赴约途中的时间。这些零碎时间累加起来为数也不少，不容忽略。其实，秘书的很多杂事、琐事都可以在这些零碎时间段里完成。如在赴约途中可以浏览资料、查看邮件。4．确保工作的松弛有序。文武之道，一张一弛。“时间管 理”并不意味着所有的时间都安排得满满的，如果出现突发性或临时性的事情，整个计划就会被打乱，陷入僵局。而且，每天十几个小时的疲劳苦干，工作效率也不一定高。辛勤工作与享受生活并不对立。因此，在时间安排上需要留有适当的余地，确保工作松弛有序，同时也可以劳逸结合。5.养成整洁、有条理的习惯。养成在日常工作中物品摆放整洁、有条理的好习惯也是时间管理一个很重要的方法。“整洁条理”能节省很多“寻找”的时间，比如，钥匙集中管理，防止丢三拉四。已办文件与待办文件分开放置，方便寻找，也可以节约年底整理立卷的时间。哪里拿东西哪里放，不用等到使用的时候再到处乱翻浪费时间。就是在公司里尽量秉承复杂的问题简单化，简单的问题条理化、程序化！ （四）回顾评估时间利用的有效程度。“时间管理”的技能是需要在实践中提高的，秘书应尽量坚持回顾总结，认真分析自己利用时间的有效程度，哪些工作时间安排太过紧张，哪些工作浪费了时间，在经验的总结中不断调整与改进。时间对于每个人都是有限的、十分宝贵的，善用则多，滥用则少，在这个快节奏的社会里，秘书学会对时间进行有效的管理，势在必行。 参考文献： ①张丽荣,王军.办公室事务[M ].辽宁:大连理工大学出版社,2008. ②金常德,覃一静.职业秘书办公室综合事务管理教程[M ].北京:清华大学出版社,2008. ③李玥.时间管理理论在高校秘书工作中的运用[J ].教育教学论坛,2012,（5）. （作者单位：浙江金华职业技术学院）
秘书学试题与答案 TTA standardization office【TTA 5AB- TTAK 08- TTA 2C】
秘书学概论试题 课程代码：00345 第一部分选择题 一、单项选择题 1．秘书的知识结构应当具备（）A．专与博的兼容性B．较强的理论性C．精深的专业性D．无所不包的广泛性2．社会学和语言学属于秘书知识结构的[] A．基础层次B．中间层次C．最高层次D．专业层次3．快速阅读法中的“六看”不包括[]A．看目录B．看标题 C．看序言或后记D．看主要段落4．科学预测中的德尔菲法又叫做[]A．函询调查法B．头脑风暴法C．思维共振法D．主观概率法 5．把有限的时间安排分配在处理少数最重要事项上的时间管理方法叫做[] A．ABC分类处理方法B．甲乙丙分类时间计划法C．目标时间法D．统计时间法6．秘书参谋作用通常不具有[] A．独立性B．中介性C．辅助性D．科学性7．秘书人员应树立的最基本的观念是[] A．服务观念B．创新观念C．法治观念D．价值观念 8．影响秘书参谋场的因素除了秘书的主观基础外，还包括[]A．领导的职责范围B．组织的社会功能C．组织管理的透明度D．领导的主观基础9．国家保密法规定的秘密等级是[]
A．绝密、机密、内部B．绝密、机密、秘密C．机密、内部、公开D．机密、秘密、公开10．秘书能快速成文的关键是[]A．写短文章B．使用速记法 C．使用电脑自打自印D．准确领会行文意图 11．在秘书与领导的关系中，最能体现秘书角色关系本质特征的是[]A．辅助与决策关系B．上级与下级的关系C．政治上的平等关系D．人格上的平等关系 12．思维“必要的张力”是指既需要发散式思维也需要[] 最全最热最专业的文档类资源，文库一网打尽 A．创造性思维B．收敛式思维C．开放式思维D．求异式思维 13．客观环境影响秘书主动开展职能活动的程度叫做[]A．职能环境信任度B．职能环境和谐度C．职能环境开放度D．职能环境自由度14．科学决策的基础是[] A．群众评议B．政策设计C．情报信息D．目标管理15．在秘书职能环境要素关系中，最主要的是[]A．与上级机关的关系B．与本级组织领导的关系C．与职能部门的关系D．与群众的关系16．秘书的工作流程应是[]A．开放的B．全封闭的 C．闭环运作的D．时放时闭的17．近代着名的幕府型秘书是[] A．曾国藩B．李鸿章C．左宗棠D．汪辉祖18．秘书学的研究对象是[] A．秘书及其群体活动B．秘书工作现象C．秘书工作及其规律D．秘书工作机构19．清代军机处从事秘书工作的叫[]A．参军B．章京C．师爷D．主簿20．秘书学的研究起点是[] A．秘书工作B．秘书活动C．秘书现象D．秘书21．我国秘书起源于[]A．周代的史B．殷商的巫C．秦代的御史D．汉代的中书 22．秘书发现上司的决策有错误时应[]A．向上级反映B．参谋提醒
一个博士，一个研究生，一个MBA，对一碗牛肉面的思考 引导语：牛肉面老板一开始请个大师傅，按照销售额5%给他提成。结果大师傅就放很多牛肉，客人多，他提成多，老板亏钱；后来老板给了他固定工资，大师傅就牛肉放的少，这样客人不来，生意清淡，他也舒服。非常耐读的文章！ 我跟朋友在路边一个不起眼的小店里吃面，由于客人不多，我们就顺便和小老板聊了会儿。谈及如今的生意，老板感慨颇多，他曾经辉煌过，于兰州拉面最红的时候在闹市口开了家拉面馆，日进斗金啊！后来却不做了。朋友心存疑虑地问他为什么。 “现在的人贼呢！”老板说，“我当时雇了个会做拉面的师傅，但在工资上总也谈不拢。” “开始的时候为了调动他的积极性，我们是按销售量分成的，一碗面给他5毛的提成，经过一段时间，他发现客人越多，他的收入也越多，这样一来他就在每碗里放超量的牛肉来吸引回头客”，“一碗面才四块，本来就靠个薄利多销，他每碗多放几片牛肉我还赚哪门子啊！” “后来看看这样不行，钱全被他赚去了！就换了种分配方式，给他每月发固定工资，工资给高点也无所谓，这样他不至于多加牛肉了吧？因为客多客少和他的收入没关系。” “但你猜怎么着？”老板有点激动了，“他在每碗里都少放许多牛肉，把客人都赶走了！” “这是为什么？”现在开始轮到我们激动了。
“牛肉的分量少，顾客就不满意，回头客就少，生意肯定就清淡，他（大师傅）才不管你赚不赚钱呢，他拿固定的工钱巴不得你天天没客人才清闲呢！” 啊！结果一个很好的项目，因为管理不善而黯然退出市场，尽管被管理者只有一个。 当我们把这个案例告诉给其他的朋友并讨论的时候，他们先是拍案叫绝，继而沉思，时而 悲愤，时而慷慨陈辞。 下面是一个博士，一个研究生，和一个MBA对这个问题的激辩，请大家先谈自己的想法， 这可是第一手的实战啊！ 1、首先我们考虑将小老板所用两种方案进行折中，即：底薪加提成的方法，提成根据每碗 的利润分配。这样既可以防止他少放牛肉，又能防止他疯狂地多放牛肉。 2、后来又想到这一条是有条件的。问题是每碗的利润界定后怎么个分配法？一碗面能挣多少是瞒不过大师傅的，如果不能让双方的利益在某个点达到平衡，一切又会回复原样。而要达到所说的那种平衡涉及到一个复杂的相关函数问题，说不定还要用到博弈论。 3、把面馆承包给大师傅，老板拿了提成后回家养花弄鸟去。当然，提出这个方案后大家都 有过短暂的脸红，再否定！ 4、然后我们谈到了企业文化、正义、道德、人性，并一致认为：管理学博大精深，成为一个优秀的管理者非得经过百般磨练方能修得正果，再先进的管理理论也有不适用的时候。