去浅谈秘书会务工作的心理
摘要：本文分析了影响秘书从业人员在会务工作中的心理健康的主要因素，探讨了就如何保护和促进秘书工作者实现良好心理素养。
关键词：秘书，会务，心理
一、会务工作中秘书的心理状态
在竞争激烈的当今社会,任何人随时都有可能产生不同程度的消极或不健康心理,如果不及时克服,这种心理日积月累,就会形成心理障碍,给工作和生活带来很多负面影响。充分认识秘书人员心理健康问题和成因，努力寻找解决问题的办法和途径，是秘书工作者面临的一个重要课题。办公室秘书人员长年在领导身边工作，特别是文山会海，而会务工作工作要求高、节奏快、责任大,又很繁琐,比较容易产生心理障碍。情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。所以,秘书人员只有适时调整好心态,控制好感情,修炼好自己,才能更好地胜任工作。
秘书工作心理活动的构成。虽然不同职业对人的心理素质有不同要求，秘书工作者全部的心理活动的构成与人的心理活动的构成是一致的，共分为两大类——智力因素和非智力因素。秘书工作者的智力因素是指在写作能力、应变能力、观察力、预测力等外显的能力背后起作用的人的智力，即以思维能力为中心的认知能力，具体因素包括感知、记忆、思维、语言和能力。非智力因素是由情绪情感过程、意志过程、个性心理和心理状态组成。个性心理又包括个性心理特征（气质、性格）和个性意识倾向性，包括动机、需要、世界观、信仰、兴趣等。心理状态有：注意、觉醒、疲劳和睡眠等。文秘助理工作是一门极富魅力、极富挑战性的职业。一名优秀的秘书工作者，健康的体魄、敏锐的头脑、渊博的知识和宽厚扎实的写作功底固不可少，但其优良的心理素质是做好一切文秘工作的基础和重要保证。因此，秘书工作者要高度重视心理素质的完善和发展。
秘书工作的心理现象。秘书在会务工作中容易出现的心理不适现象。工作中生活中容易出现的心理不适：自卑感、多疑、嫉妒、易怒、抑郁、焦虑、自杀、疑病、强迫现象、恐怖症、神经衰弱样状态、失眠、偏激性格等。避免多疑，要加强思想意识的修养锻炼，多与人交往沟通思想，凡事未经调查不随便下结论；远离嫉妒，加强自我修养，促进心理成熟，学会运用合理化心理自卫机制实现自我控制；减少发怒，认识怒的危害，解除激怒的诱因，离开致火源，采取适合自己的制怒之法平复心情；排解抑郁，自己寻找引起抑郁的原因，多想愉快经历，
找知己倾诉或痛哭等；摆脱焦虑，提高社会适应能力，学会自我解脱、自我慰籍，克服完美主义，向亲属朋友倾诉，获得支持。
秘书工作的心理特征。秘书工作是辛苦、艰苦、清苦的工作，淡泊名利、无私奉献是文字工作者应有的素养。长期来，领导要求秘书工作人员要敬业爱岗，无私奉献，甘为人梯。长期的宣传教育，使秘书工作者形成了特定的心理特征，具体表现为：一是心理坐标定位是道德追求大于社会索取，表现在对社会文化价值观的追求与社会世俗价值观的背离；二是人生价值定位是社会本位高于个人本位。秘书工作者大都具有强烈的职业责任感，时刻要掌握领导的思想动态，对工作、领导、企业的负责感胜过对自身利益得失的思考；三是自我修养要求高于对他人的服务心理素养要求。
二、领导会务工作对秘书心理素养的要求
办公室工搞文秘辛苦，要搞一个好的东西出来，就象生了一场病，但也是一个锻炼提升自己的平台。有这个机会，就要用全身心的感情投入，只要有才能，领导心中是有数的。有为才能有位。不管在什么岗位都要认真做事，用心做事，很多人说没有舞台，是片面的。要有良好的心态，要有点精神，活得高兴。要有较强的适应能力。要善于和领导沟通。与领导沟通是互动的，领导只要说过的就要下决心去改，类似的事不能反复出现。要有非常高的悟性。善于思考的人有一个特点是善于倾听。领导说什么要听清楚。有些人听话不注意听，头脑是跳跃的、混乱的，急躁浮躁。看待一种东西要从不同角度去思考，带着批判的眼光去看，去超越。
新时期对秘书工作者的心理素养提出了更高的要求，需要具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重。而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求也不同，必须具备以下方面：
⑴豁达开朗：由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。如在工作中会处于复杂的人际关系之中，难免与领导人、同事及群众之间发生性格矛盾、利害冲突；在处理事务中，常会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于所服务的领导者要多加体谅．主动热情，细致周到。对同志热情、关心、乐于助人。豁达、开朗还能给人以欢乐，给人以勇气，团结同事共同工作。
⑵意志坚强：秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是．自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。
⑶敏捷应变：秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了很高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应现时代的需要了。
⑷幽默风趣：幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。
⑸甘于清贫：耐得寂寞、甘于清贫，是对秘书工作者提出的特有的心理素养。秘书纂编工作是一项乏味、枯燥、琐碎的工作，任务重，待遇低。而且，秘书工作所能产生的效益，主要是社会效益，这种效益存在着滞后性、隐蔽性以及难以估算的特点。所以秘书工作者取得成绩往往不易被人们认可，这会使秘书工作者有一种落差感。或多或少地造成秘书工作者的职业困惑。因此，在新时期，秘书工作者要把能否耐得寂寞，能否甘于清贫作为一项不可或缺的心理素养。
（6）独立坚韧：办公室的工作，各个环节是紧密联系的，需要互相配合。但是，秘书工作各个环节又是相对独立的，这就要求秘书工作者具备一定的独立工作能力。在新时期，秘书工作者还要有坚韧不拔的精神，如在调查收集材料时，要有韧性，不达目的决不罢休，以保证所需材料的完整性和真实性。此外，还要有承受生活和工作中的冲突与挫折的能力，遇到困难不消极、不回避、不沉沦，能正视现实，超越自我。
三、实现良好心理素养的途径
办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作繁多，这就需要秘书具备良好的心理素质。在各类活动和会议中，秘书都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不计较干得多，干得少，尽可能圆满完成会务工作。
秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书的心理素质是职业素质的基础，也是官场成长的根本动力。随着日常工作要求和领导会务模式的转变，对秘书的职业素质提出了更高的要求。要切实做好文秘助理工作，就应充分注意心理素质的培养，提高职业素质。
1、勤于学习。学习是秘书工作者加强心理素质修养的重要途径。一是要向书本学习。首先是哲学。哲学是解释人类社会发展一般规律的科学。学好哲学可以促进年轻干部正确地认识世界，科学地掌握事物的发展规律及解决问题的一般方法，使工作开展有条有理，以减少思想的压力。其次是学习专业。作为一个文字从业者，学好专业，成为行家里手，群众心目中不是外行，工作起来才有谱，才会得群众的支持和配合，才不会心浮气躁，夸夸其谈，浮在水面，以影响个人在群众中的形象。三是向群众学习。学习他们对生活的态度、民情的观点和处世的方法，促进自己尽快的从小我走向大我，从狭隘走向宽广。
2、忠于实践。一是通过实践，促使向伟人学习、向书本学习、向百姓学习所得到的间接性的心理知识付诸实践，达到融会贯通的目的。二是要通过实践，在实际的工作和生活中，在与群众的交往中，锻炼自已的心理素质，检验心理素质是否完美，是否适应工作的需要，是否能承受复杂社会的考验，在实践中丰富知识，使自己的心理适应性更加稳定。
3、自我修养。加强自我修养，自我磨练，自我体验，是培养秘书高尚情操，良好心理素质的重要方法和途径之一，应根据办公室工作的职业特点，在工作实践中，不断进行道德修养，语言修养，性格修养等的培养。要善于自我调节，理智地对待自己与周围的环境，自觉地用意志来指导自己的行为，以获得优秀文秘职业条件要求所必备的学识能力、品德和风格。
4、精于思考。思考是对复杂事物进行理性判断和理性分析的有效过程，是心理素质明显提高的基本表现。精于思考，要求我们年轻领导干部在三个方面下功夫。一是去伪存真的功夫。能在复杂多变的事物中判明谁是谁非，以提高科学判断事物和形势的能力。二是由表及里的功夫。能在复杂多变事物中抓住事物的本质，以提高对事物发展的驾驭能力。三是由此及彼的功夫。能从复杂多变事物中摸索事物的一般规律和解决问题的办法，以提高执政为民的能力。
秘书良好心理素质培养有一些方面也应该得到注意，比如有做秘书工作者的性格、对秘书工作的兴趣以及其意志力和自信心。性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格
的差异也同样造成了不同的相处状态。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的中心意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的中心意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。在培养秘书良好心理素质的同时，兴趣也是和你重要的部分。兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。另外，还应培养业余兴趣，以丰富生活、陶冶情操、增进身心健康。
总之，会务工作中秘书的心理素质，体现在秘书的各个方面，贯穿于整个会务组织工作之中，要把加强秘书心理素质的教育和培养放在首要位置，从培养秘书良好的心理素质入手，提高秘书的职业素质，使领导的助手工作达到一定境界。
结论
随着社会的发展，秘书在各级党政机关、企事业单位的所扮演的角色越来越重要。然而会务工作工作要求高、节奏快、责任大，秘书从业人员呈现出多种心理状态，会务工作也对秘书得心理素养提出了更高的要求。所以，在会务工作中，秘书从业者只有适时调整好心态，控制好感情，修炼好自己，才能更好地胜任工作。
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秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。（3）会后工作： 会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。（342字）论述题：1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。2）此决策是否必须作出。3）此决策应何时作出。4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5）此项决策的目的、意义和影响是什么。6）对此项决策应提出什么建议。（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。（3）决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1）对谋求认同的辅助。2）对纠正偏差的辅助。3）对行为失范的辅助。4）对克服重大失误的辅助。5）对克服运行失调的辅助。6）弥补决策疏漏的辅助。7）对适应环境变化的辅助。8）对发现机遇的辅助。（576字）2秘书如何把握思维节奏？答：（1）秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1）反映在外部环境变化的关注点上。2）反映在思维的时间节奏上。3）反映在思维的空间节奏上。4）反映在思维的张弛的变化节奏上。（2）秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1）新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2）抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3）工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4）在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5）在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。（3）秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1）每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2）每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3）每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4）每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。（642字）3秘书如何选择思维的角度？ 答：（1）秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，
开会前的准备 为建立健全会议服务三级检查保障工作，确保全区性大型（重要）会议和区直机关各部、委、办、局的各项会议圆满顺利地进行，特制定机关后勤保障中心会务管理岗位职责。 一、大型（重要）会议的会务服务 大型（重要）会议期间，后勤保障中心会务组负责人全面负责会议的接待工作，召集各有关人员召开会前会，布置会前准备工作。区机关事务管理局对会务情况检查指导： 一级检查对服务人员的检查，包括：会议服务人员着装准备等。对照会议备忘录，落实服务细节等。 二级检查对会场布置的检查，包括：整体会场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、会徽等项目落实情况。 三级检查机关事务管理局会同会议主办单位进行全面检查，协调会议服务环节、跟踪会议服务需求，落实会议服务细节，协助会务组完成会议接待任务。 (一)全区性大型（重要）会议 1、会议计划 召开全区性大型（重要）会议，会议主办单位应提前三天报会务组安排。会议组织者应以同时以书面（紧急情况除外）或电话，通知机关事务管理局和会务组负责人。 2、会前准备
(1)确定会议名称、会标、欢迎牌、会议指示牌、会场座位安排示意图，会期、参加人员范围、开会时间和地点； (2)设置主席台桌椅、讲台，桌牌、签到册、签到笔，选票箱、会徽； (3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视； (4)会务组织者提供会议议程，或牵涉到需要插播音乐的有关领导讲话稿； (5)会内音乐：迎宾曲、国歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等； (6)主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等； (7)主席台茶水、湿纸巾，参会人员矿泉水或茶水； (8)调配会务专用车辆，联系交警大队协助交通安全； (9)保卫人员执勤； (10)会议组织者要求准备的其它事项。 3、会议签到 会议组织者应事先准备签到册。规模较大的会议实行个人签到，单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况检查或抽查。 4、会议文件 全区性正式会议的会议文件由会议主办单位准备。会务组协助通知文印室打印文件材料并组织装袋。会议结束后，会务组应及时将剩余的会议文件移交会务主办单位。
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结 会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作: 一、会前筹备工作 会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。 （一）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。 （二）组建会务班子 组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。（三）准备会议资料 会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾
秘书实务案例 一办会 案例一会前准备如何做 【职业情景】 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚`````` 思考题： 1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？ 案例二会务准备要细致、周密 【职业情景】 一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。 思考题： 本案例中，会务准备方面存在哪些问题？ 案例三“时装秀”方案 【职业情景】 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
1、会策划会议活动组织人员首先要会策划，这是总揽全局、协调各方的基础。一项会议活动，不论规模大小、时间长短、规格高低，总是离不开策划。 2、会组织组织是对会议活动日程、议程的安排，人员的调动，会议活动事项进程的推动。组织首先是时间组织，要精心安排、科学安排，合理利用时间资源，使时间得到优化；其次是程序组织，日程、议程要安排合理、紧凑，会议活动进程作到井然有序、有条不紊；第三是人员组织，各类人员各类活动安排得当，各类人员什么时间、什么地点、参加什么活动都要精确无误，不能打乱仗；第四是事务组织，会议活动的事务性工作都要想得的尽可能周到，并要按计划严格要求、精心组织，使会议活动组织得有板有眼、富有节奏、富有成效。 3、会协协调主要是指会议活动组织和工作人员之间的协调配合。没有密切的协调配合，会议活动就难以顺利的进行。协调主要是：（1）任务协调，就是所有任务要有明确分工，作到“事有人干，人有事干”，岗岗有人，人人尽责。（2）力量协调，在任务出现变化，需要集中力量完成或工作出现问题，需要集中财力、物力解决时，能够迅速有效地协调人力、物力、财力等资源，尽快解决问题。（3）规则协调，就是按照一定规则、机制和要求进行协调，在举行会议活动之初，就要制定协调规则，提出有关要求，并建立协调的机制。 4、会写作会写作主要是指会写会议活动的会务性文件材料，如会议活动安排方案、会议活动的通知、会议活动的主持词、会议活动的大事记、会议活动的纪要、会议活动的新闻报道稿、会议活动的简报快报、会议活动的总结等等。 5、会主持会主持是指组织会议活动的人员要对会议活动组织程序非常熟悉，并能够主持一般的会议活动。在有些场合，往往需要会议活动的组织人员临时主持一些会议活动，如：（1）非正式的会议活动，在正式的会议活动之间往往有一些非正式的会议活动，工作人员应当会主持。（2）小型会议活动，有些小型会议活动往往需要会议活动的组织人员担当主持人。（3）会议活动的准备会议或预备会议，这种会议一般不能让领导同志直接主持，应当有工作人员主持或协助主持完成。（4）会议活动中的文化娱乐活动，有时也要会议活动的组织者来组织主持，等等。 6、会设备随着现代科学技术的发展，办公自动化水平和会议活动的科技含量越来越高，许多先进的电器设备在会议活动中普遍采用，一些现代化办公手段和技术成为会议活动组织人员的必备技能。他们必须对许多新的设备掌握和了解，如音响设备、录音录像设备、摄（照）像设备、投影设备、计算机设备、电视电话设备、扫描设备、传真设备、联网技术、多媒体技术、磁卡技术等等。
参加会议细节注意_秘书基础 参加会议细节注意 尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。秘书从业经验：会议礼仪知识。你必须在非正式的交际场合中运用与正式场合中完全不同的手势、举止和声音...尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。秘书从业经验：会议礼仪知识。你必须在非正式的交际场合中运用与正式场合中完全不同的手势、举止和声音来鼓励别人。你的提议会引起人们的讨论，因此你仍需注意自己的姿势。不要死板地站在那里，最好能环场漫步……参加会议细节注意相关内容:如何准备商业计划书 对初创的风险企业来说，商业计划书的作用尤为重要，一个酝酿中的项目，往往很模糊，通过制订商业计划书，把正反理由都书写下来，然后再逐条推敲。风险企业家这样就能对这一项目有更清晰的认识。 会议签到的五种方式 参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。 批复样本 批复样本... 秘书职业考试全国统考考试简介 一、背景秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。 新闻评论的概念 新闻评论，是新闻机构所发表的言论的总称。新闻和评论一实一虚，如同鸟之双翼，构成报纸的两大文体。它是针对现实生活中的重要问题直接发表意见、阐述观点、表明态度的新闻体裁。 会议座位应如何安排 将访客带到会客室后，因此必须清楚哪里是上座，哪里是下座。根据会客室的不同，上、下座也会不一样，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。 会议的餐饮安排 一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。 开幕词的写作方法 开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。（一）开幕词的特点一是简明性，开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二... >> 秘书基础
文秘必备日常工作会议流程 组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门大学问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。 会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。 1.会议文件资料的立卷归档 1)会议文件的收集整理工作 (1)确定会议文件的收集范围。 (2)选择收集会议文件的渠道。 (3)运用收集文件的不同方法。 2)会议文件的立卷归档 把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。 2.会议经费结算工作 (1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。 ①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。 ②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。 ③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。 ④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会
议代表协商，开具收据或证明。 (2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。 3.安排与会人员返程 案例 天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。 分析 会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外咳嗽辈渭拥幕嵋橛Ω据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点 1.提早做好与会者的票务登记预订工作 (1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。 (2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。 (3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公
秘书＂办会＂工作案例 案例1、(发会议通知) 会议通知 致:各部门经理，发总经理秘书沈君。 定于12月16日(星期三)下午1:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日(星期一)之间打电话告知秘书陈红。电话:51426*** ----------------------------------------------------------------------------- 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题:此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知工作绩效评估，造成了三位主管未能准时到会工作绩效评估，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说:“这么重要的会，为什么不早下通知,我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说:“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王
宾说:“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办,”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 案例2、(会议资料准备) 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。 案例3(拟会议议程与日程) 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图: -----------------------------------------------------------------------------
（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。 （二）选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。 安排会议议题应注意以下问题： 一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论； 二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 （三）拟定会议议程、日程和程序。 （四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。 （五）提出与会人员名单。 （六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。 （七）选定、布置会场。 （八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。 （九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。 （十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。 （十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。
案例1 发会议通知 天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 案例2 会议资料准备 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。 案例3 拟议会议议程与日程 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的
事情，并提请主管上司定奇，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图： 上司认为这份议程表有问题，需要修改。 案例4 经费预算 天地公司新产品发布会经费预算 公司定于2003年1月15日在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费 金都大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。 二、摄像设备租用费 拟租摄像机2台，每台每天租金2000元，共计4000元。 三、聘请专家咨询费 拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。 四、宴请费用 10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。 五、交通费用 租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。 六、会议用品费 资料限制费：每份宣传资料成本为5元，需中制2000份。共计10000元。
秘书实务之会议工作案例 一、会前准备 案例1、（发会议通知） 天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 案例2、（会议资料准备） 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设 备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外
公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。 案例3（拟议会议议程与日程） 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定奇，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图： 上司认为这份议程表有问题，需要修改。 案例4（经费预算） 天地公司新产品发布会经费预算
秘书如何做好会议工作 秘书如何做好会议工作 一、会议的作用与种类 会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言,人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个,与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多,资本主义会议不多,其实不然,据说日本的国家工作人员40%的时间在开会,真正成为会议的海洋。 在我国,会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一,已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式,是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策,统一思想,提高认识,交流经验,布置工作,统筹协调,解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则,集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上,凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。 概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能,如三中全会通过认真研究,制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能,如自治区4月中旬召开社会治安工作会议,这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神,制订了我区开展“严打”整治斗争的方案。三是沟通职能,如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能,各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能,总结、评比会,都能起到监督的作用。 会议的种类很多,一是工作会议,研究解决工作中的问题,推进各项任务的完成;二是业务会议,研究解决某个业务系统中的问题,如劳资会议、财政会议;三是座谈会议,如茶话会,不决定重大事件,主要是交流经验,统一认识;四是纪念会议,如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。二、秘书在会议的各个阶段要做的工作 会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多,概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文,又办事,是一项综合性的工作,又是经常性的工作。这里有大量的文字工作,组织协调工作和事务性工作要做,是对秘书人员能力水平的检验,如果能把会议组织好协调好,这说明你这个秘书是合格的。 （一）要做好会议的准备工作。准备工作很重要,准备是否充分,直接影响会议的质量和效果。一个会议,可能一两天就开完了,但准备工作可能要一两个月,甚至更长。不同的会议,准备的内容不同,如党代会、人代会,主要是工作报告和人事的准备;工作会议主要是材料的准备,庆祝大会主要是讲话稿和会场的准备等。 一般的说,准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案;⑴选定会议议题;⑴拟定会议议程、日程、程序;⑴准备会议文件;⑴确定出席、列席会议人员;⑴与会人员编组;⑴选定、布置会场;⑴排列座次;⑴制作分发证件;⑴发会议通知;⑴制定会议须知;⑴负责会议报到;⑴会议秘书机构的置设及分工;⑴申请会议经费。 会议工作方案：包括会议名称,会议内容,会期,会议的规模,日程、议程,会议的开法,会议的组织领导,宣传报道,会议文件准备,经费预算,食宿安排,保卫和保密工作等。 会议的议题：就是会议需要研究解决的问题,是会议的主题和灵魂,其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议如最近在乌苏召开的教育转化“**功”痴迷者现场会议,议题就是一个,就是学习推广乌苏市教育转化**功人员的经验。有的一个会议有几个议题,如县委常委会,讨论职工下岗再就业问题,大学生的分配问题,财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应,如县委常委会讨论的问题,就是在全县有指导意义和带有全局性的问题,那些下一级会议可以解决
秘书会务工作的主要容：答：秘书办会即会务工作的容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。（3）会后工作： 会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。（342字）论述题：1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。2）此决策是否必须作出。3）此决策应何时作出。4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5）此项决策的目的、意义和影响是什么。6）对此项决策应提出什么建议。（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。（3）决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1）对谋求认同的辅助。2）对纠正偏差的辅助。3）对行为失的辅助。4）对克服重大失误的辅助。5）对克服运行失调的辅助。6）弥补决策疏漏的辅助。7）对适应环境变化的辅助。8）对发现机遇的辅助。（576字）2秘书如何把握思维节奏？答：（1）秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1）反映在外部环境变化的关注点上。2）反映在思维的时间节奏上。3）反映在思维的空间节奏上。4）反映在思维的弛的变化节奏上。（2）秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1）新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2）抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3）工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4）在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5）在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。（3）秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1）每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2）每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3）每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4）每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。（642字）3秘书如何选择思维的角度？ 答：（1）秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，
会议秘书工作 一、会议的作用与种类 会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言，人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个，与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多，资本主义会议不多，其实不然，据说日本的国家工作人员40%的时间在开会，真正成为会议的海洋。 在我国，会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则，集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上，凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。 概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能，如三中全会通过认真研究，制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能，如自治区4月中旬召开社会治安工作会议，这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神，制订了我区开展“严打”整治斗争的方案。三是沟通职能，如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能，各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能，总结、评比会，都能起到监督的作用。 会议的种类很多，一是工作会议，研究解决工作中的问题，推进各项任务的完成；
二是业务会议，研究解决某个业务系统中的问题，如劳资会议、财政会议；三是座谈会议，如茶话会，不决定重大事件，主要是交流经验，统一认识；四是纪念会议，如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。 二、秘书在会议的各个阶段要做的工作 会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。（一）要做好会议的准备工作。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。一个会议，可能一两天就开完了，但准备工作可能要一两个月，甚至更长。不同的会议，准备的内容不同，如党代会、人代会，主要是工作报告和人事的准备；工作会议主要是材料的准备，庆祝大会主要是讲话稿和会场的准备等。 一般的说，准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置设及分工；⒁申请会议经费。 会议工作方案：包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。 会议的议题：就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工
文秘必备日常工作会议流程 日常工作会议主要流程： 会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。 1.会议文件资料的立卷归档 (1)确定会议文件的收集范围。 (2)选择收集会议文件的渠道。 (3)运用收集文件的不同方法。 2)会议文件的立卷归档 2.会议经费结算工作 (1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一 些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。 ①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。 ②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。 ③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。 (2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。 3.安排与会人员返程 案例 分析 1.提早做好与会者的票务登记预订工作 (1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返 程事宜，及早安排好外地与会者的行程。
(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊 重他们的意愿。 (4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将 外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程 后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。 2.帮助与会者提前做好返程准备 (2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。 (3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。 (4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。 (5)帮助部分与会者托运大件物品。 4.会议总结 总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。 ①检查会议目标的实现情况。 ②检查各个小组的分工执行情况。 ③将员工自我总结和集体总结相结合。 ①是否具有召开会议的必要。 ②会议准备得是否充分。 ③议程是否科学合理。 ④主持人的能力水平。 ⑤是否严格控制了会议人数。 会议流程及服务安排 一、会前准备
浅谈秘书在会议工作中的管理 杨晨 摘要 会议是现代管理的重要手段，会议的有效开展更是有着重要的作用和意义，秘书又在会议管理中发挥着重要的桥梁作用。本文试图以秘书学为理论基础，以秘书的会议工作为研究对象，探讨和分析秘书会前准备不充分、会中管理不周到，会后收尾工作无落实这三大常见的问题，并从这三大问题出发，从秘书执行会议工作的基本要求和实现精简会议，改进会风的社会要求这两个方面着手，寻找提高会议质量的途径。 关键词：秘书；会议工作；问题；效率 Abstract Meeting is an important means of modern management, the effectivedevelopment of the meeting has an important role and significance, the Secretary also play an important role in the management of the bridge. This paper attempts toin secretarial science as theoretical basis, to the Secretary of the work of the conference as the object of study, discussion and analysis of secretary of the preparation is not sufficient, in management is not considerate, after finishing work without implementation of the three most common problems, and these problems from the perspective of, from the Secretary of the implementation of the basic requirements of the meeting work and streamlining meetings will improve wind social requirements both hands, find a way to improve the quality of the meeting. Key words：Secretary;Conference work;Problem;Efficiency 一、秘书会议工作的概述 （一）会议的内涵 会议有着广义和狭义之分。从字面上来看，会就是聚集，议就是议论，从此可知，会议可以泛指一切三个或三个以上的人聚集起来进行讨论的活动。据《史记·平津候主父列传》记载“每朝会议，开陈其端，令人主自择，不肯面折廷争”，这里的会议二字就蕴含着聚会议论的意思。从狭义上来说，会议是指党政机关、企事业单位、社会团体有领导、有组织地召集有关的人商议事情的活动。而本文主要分析的是狭义的会议。① （二）会议工作的内容 ①李元授.文秘实训[M].武汉大学出版社,2003:57