公务电子邮件归档与管理规则
DA/T 32-2005
1范围
本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894–2002电子文件归档与管理规范
GB/T 17678 1–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理
GB/T l7678 2–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构
DA/T l-2000档案工作基本术语
DA/T 18-1999档案著录规则
DA/T 22-2000归档文件整理规则
国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法
3术语和定义
DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3 1电子邮件electronic mail
由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3 2公务电子邮件electronic mail document
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3 3公务电子邮件系统electronic mail document system
用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
3 4电子文件管理系统electronic records management system
为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4总则
4 1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4 2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4 3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。
4 4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4 5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
4 6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱
(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。
4 7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
4 8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。
5公务电子邮件的撰写与传递
5 1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。
5 2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。
5 3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
5 4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
5 5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A 1，A 2)。
公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
5 6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。
5 7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。
6公务电子邮件的鉴定与归档
6 1鉴定归档责任归属
6 1 1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。
6 1 2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。
6 1 3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。
6 2鉴定内容
6 2 1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。
6 2 2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
6 2 3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
6 3归档范围
6 3 1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。
6 3 2公务电子邮件归档时，应包括以下部分：
a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；
b)发送、接收邮件的时间；
c)邮件密级；
d)邮件的题名；
e)邮件正文、附件；
f)邮件收发日志；
g)发送、接收邮件的软件名和版本号。
6 4归档要求
6 4 1办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。
6 4 2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。
6 4 3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。
6 4 4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。
6 4 5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。
7归档公务电子邮件的整理
7 1归档公务电子邮件的整理按DA／T22–2000规定的要求进行。
7 2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。
7 3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。
7 4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：
a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。
b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。
c)著录文件，存放有关文件的目录信息。
d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。
7 5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：
a)载体编号；
b)立档单位名称；
c)类别(或主题)；
d)邮件起止日期；
e)转存日期；
f)密级；
g)文本(正本或备份)；
h)操作环境(硬件或软件)；
i)存储介质的生产日期；
j)保管期限。
8公务电子邮件的移交与接收
8 1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8 2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8 3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。
8 4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。
9公务电子邮件的保管
9 1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
9 2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB／T18894–2002中9-4的相关规定。
9 3档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。公务电子邮件的删除和销毁应符合GB／T18894–2002中9 8的相关规定。
附录A
（规范性附录）
公务电子邮件收发文登记表
表A 1公务电子邮件发文登记表
序号主题邮件题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级邮件大小备注
表A 2公务电子邮件收文登记表
序号主题邮件题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级邮件大小备注
附录B
（规范性附录）
公务电子邮件存储格式
数据类型推荐数据格式可参考的数据格式存储格式传输格式
文本PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT
及其他字处理格式TXT、XML PDF、XML
图像、照片FIFF、
GIFB、PDF BMP、XBM、JPEG
及其他格式TIFF、
JPEG、SVG JPEG、SVG格式，
近期可采用GIFB、
PDF格式
音频MP3、WAV WMA、AU格式、
RAM/RM
(RealAudio流式音
频式)、MIDI/MODs MP3、
WAV、WMA MP3、WAV、WMA、
ASF、RM、RA
视频MPEG-2、
MPEG-4、AVI Quick Time、
RealVideo
MPEG、AVI、
SWVF MPEG、ASF、
RM和RA
数据库与
光盘数据表DBF、XML XLS、MDB、EXCEL DBF DBF 图形DXF、
SVG、DWF DWG、DGN SVG、
DWG、DWF DWF、
SVG、DWG
网页HTML、XML SGML HTML
附录C
（规范性附录）
公务电子邮件存储载体
载体名称（介质）用途载体质量要求
一次性写入磁带WORM 数据备份、脱机保存只读光盘CD-ROM 数据利用、备分、脱机保存缩微胶片存储珍贵档案
一次性写入光盘CD-R 数据利用、备份发、脱机保存径为120mm、厚
度为1 2mm(或更薄)
一次性写入光盘DVD-R 数据存储、备份硬盘数据处理、交换、利用
软磁盘、闪存盘数据处理、交换
（不能作为长期存储介质）
附录D
（规范性附录）
公务电邮件移交登记表
公务电子邮件移交登记表（首页）
序号档号邮件题名附件名密级载体类型保管期限备注
公务电子邮件移交登记表（续页）
文件
特征
载体描述载体类型载体数量邮件份数
记录结构
（物理、逻辑）记录类型□定长
□可变长
□其他记录总数总字节数
记录字符、图形、
音频、视频文件
格式
设备
环境
特征硬件环境
（主机、网络服务器
型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、
压缩或解密软件等）
制表
审核填表人（签名）
年月日审核人（签名）
年月日
附录E
（规范性附录）
公务电子邮件移交检验登记表
检验项目单位名称移交单位：接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检查填表人（签名）
年月日
年月日
审核人（签名）
年月日
年月日
单位（印章）
年月日
年月日
中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施
邮件安全归档快速检索一机解决方案 北京赛维思特科技有限公司 中央政府采购网指定供货商 https://www.doczj.com/doc/d416666861.html,
目录 一案例引发的思考——邮件归档的必要性 (3) 二项目背景及需求分析 (3) 2.1项目实施的背景 (3) 2.2 用户的现状 (3) 2.3 邮件归档系统的建设原则 (4) 三夏尔iMArc邮件归档解决方案 (4) 3.1 方案概述 (4) 3.2夏尔iMArc网络拓扑图 (4) 3.3 夏尔iMArc解决方案的技术参数 (5) 3.4 方案特点 (6) 3.5方案收益 (7) 3.6 产品资质 (8) 3.7 服务介绍 (8) 四、公司介绍 (10) 4.1 赛维思特公司介绍 (10) 4.2 夏尔科技公司介绍 (10) 五成功案例分享 (11)
一案例引发的思考——邮件归档的必要性 科尔曼公司的股东罗纳德·佩雷尔曼(RonaldPerelman)将其在公司中的股份出售给Sunbeam，得到Sunbeam的一部分现金和股票。但此后不久Sunbeam就因为财务造假而损失惨重。佩雷尔曼持有其股票，自然也是损失巨大。而当初与Sunbeam的交易，是摩根士丹利撮合而成的。2003年佩雷尔曼将摩根告上法庭，索赔27亿美元。 其理由是摩根士丹利明知或应当知道Sunbeam是问题公司，却没有告诉佩雷尔曼，其行为构成欺诈。 诉讼中摩根无法提交出相应的电子邮件，弄得原告无法取证。最后法官发怒，要求倒置举证责任，即被告证明自己没有欺诈行为。结果摩根一审大败———陪审团判佩雷尔曼共得到14.5亿美元。这笔金额相当于摩根士丹利2005年第一季度的收入。 二项目背景及需求分析 2.1项目实施的背景 如案例所述，随着互联网的广泛应用，电子邮件已经成为企业和企业之间，企业和用户之间信息交流和沟通的重要工具。电子邮件信息每天都呈爆炸式的增长，包含的内容涉及企业诸多商业信息，海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间，导致邮件服务器整体性能不断下降，同时许多的邮件数据无法长时间保存，造成大量的邮件数据丢失。随着国内很多公司开始遵从美国的萨班斯法案，中国政府也于近期推出了相关的法案，比较具体的是《公务电子邮件归档与管理规则》，对邮件归档做出了更加具体的规定。邮件归档，已经是企业要实现法规遵从不得不面的的问题，也将是企业实现信息化建设进程中不可跨越的一部分。 2.2 用户的现状 企业在建立和应用邮件服务器过程中，经常会遇到下面的问题： 1 邮件数量大，附件内容大量冗余，占用服务器的存储空间，降低了服务器性能。 目前很多企业为了能够保证服务器性能，一般采用让员工将自己的邮件下载到本地，服务器只保存1-3个月的时间。如此一来，如果由于系统重装，或者是计算机出现问题，很有可能就会把非常重要的数据丢失了。 2 无论是对于企业或者是个人，邮件都包含了很多非常重要的信息，如何才能在 大量的数据中，迅速查找到急需的邮件和附件，满足企业邮件用户对历史数据的需求？ 3网络管理员如何快速的管理和恢复客户端的邮件数据？
Module 2 No DrugsSection Ⅴ Writing-回复电子邮件 一般来说，回复邮件要根据所收到的邮件具体内容进行清楚明了的答复，并附带简单的问候。语言要简洁，态度要诚恳，格式要正确。 一、基本结构 首先要认真阅读对方邮件的具体内容，找出对方提出的问题，然后有针对性地评价对方的观点，提出自己的观点，具体写作步骤为： 第一段：收到邮件的心情、时间等。 第二段：答复邮件所提的问题。 ①评价对方的观点是否正确、合理。 ②给出理由，可以灵活地通过举例进行论证。 第三段：提出自己的观点和建议等。总结并问候。 二、增分佳句 1．I’m happy/glad/pleased to receive your e-mail dated by May 1st. 很高兴收到你五一发来的电子邮件。 2．I’m sorry not to answer/reply to your e-mail in time because I have been busy these days. 很抱歉没有及时回复你的电子邮件，因为这些日子我一直很忙。 3．I’m sorry to learn that you did not do well in the entrance examination. 得知你在入学考试中发挥不好，我很难过。 4．I’m glad to receive your e-mail saying that you have been offered a good job in a big company. Congratulations to you. 我很高兴收到你的邮件，邮件中说你被一家大公司聘用了，祝贺你。 5．In the end, I will be very glad if you find my suggestions useful. 最后，如果你发现我的建议有用我会非常高兴。 6．I’m looking forward to hearing from you soon. 盼望很快收到你的来信。 7．Please give my regards to your family. 请代我向你的家人问好。 8．If you have some more questions, please let me know. 如果你还有问题，请告诉我。 [题目要求]
商务电子邮件格式 一、关于主题 1.一定不要空白标题。 2.标题要简短。 3.最好写上来自** 公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注 明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6.可适当用使用大写字母字符（如“ * ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适 度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE—大串。 8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出 前忘记检查主题。 二、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家。 关于格式，称呼是第一行顶格写 3. Email 开头结尾最好要有问候语
最简单的开头，中文可以写个“你好”或者“您好” ，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾可以写“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼” 。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 三、正文 1. Email 正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，首先应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名称，这是必须通报的一项，以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email 正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 2. 注意Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
企业邮件系统管理规定 一、总则 第一条随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业形象宣传，提高邮件传输的可靠性和安全性， 充分利用互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公司内部的信息 化应用水平，特制定本规定。 第二条本规定是依据《深圳市xxxxxx有限公司计算机信息系统管理条例》而制定。 第三条本规定所指的企业邮件系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx 自有的邮件系统，不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。 第四条本规定适用于xxxxxx有限公司全体员工。 二、使用 第五条公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀 (如)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名 片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不 得标注其它的邮箱。 第六条电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许 可、要求或用户违反服务条款的情况下。 第七条公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程 序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。
第八条电子邮箱的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。 第九条当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。 第十条当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的 邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对 此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。 第十一条用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由用户自行承担。 第十二条如因协同工作需要，公司上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己信箱自动转发他人。 第十三条公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统给每一用户分配的常规存储量进行限制（可视工作需要申请调整存储量），如果超出分配的存储量，将会 造成邮件丢失。 三、责任 第十四条用户经申请并获批准取得公司邮局的邮件账户后，自行承担传输内容的法律责任。 第十五条取得使用权的用户必须遵循以下主要条款： 第十六条（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定； 第十七条（2）不得泄露公司机密； 第十八条（3）不得使用邮件服务作非法用途； 第十九条（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；
微软宣布已经开始全面供货Microsoft Exchange Server 2010，此版本增加了新的数据存储和保护的新功能。电子邮件归档、电子发现、法规遵从和安全数字等功能是该版本的一些亮点地方，另外还有Personal Archive、保留策略、法律保留、单项目找回、多邮箱搜索和访问控制功能等等。 Personal Archive是一种附加于Outlook或者Outlook Web App中主邮箱文件夹的特殊邮箱，这样用户就可以直接访问归档中的电子邮件，类似于查询的强大功能。 Exchange 2010还提供了新的数据库可用性、复制和故障转移功能来加强灾难恢复，存储I/O的减少以及SATA和JBOD支持节约了数据存储的成本。目前EMC、戴尔、Mimosa、赛门铁克、NetApp、希捷/i365、Azaleos和NeverFail 等存储厂商都提供了对Exchange 2010的支持。 Enterprise Strategy Group分析师Brian Babineau表示，尽管新版本增加了一些存储功能，但是仍然为存储厂商留下很大空间。 Babineau表示：“我们相信最新版本的Exchange，包括归档和保留功能，实际上推动了对特定用途归档解决的需求。显然Exchange涵盖了包括存储、数据保护、保留和发现在内的所有功能。然而，当一家企业有大量发现请求、有多个大容量邮箱以及必须执行多种保留策略的时候，这可能会变得非常复杂。” “特定用途归档解决方案带来了能够在主Exchange环境之外管理所有任务的功能。用户可以在任何地方保存归档信息，数据是单实例的，所以可以削减存储开支，律师们可以在不影响主讯息应用的情况下设定法律保留策略和执行搜索，用户可以设定保留策略，自动或者手动实施。” “尽管增加了新的存储功能，但是微软避过了例如单实例这样的存储效率特性，这样用户就无法在Exchange 2010版本中采用分层存储模式，主邮箱和Personal Archive邮箱必须保存在同一个系统中，员工必须自己设定保留策略。”
办公一族回复电子邮件用语 我们平时进行商务交流时，时常需要回复客户的邮件，但你是不是总是用reply 的功能呢？这在外国客户看来可能不太妥当哦。来看看下面这段对话吧。 C：Amy,我找了你一整天。 A：Whatis it? C：我有个关于电子邮件的问题。每次我回信，都是点击Reply,保留原来的内容，然后把我的答复加上去。 A：That's not unusual。 C：今天有个同事告诉我，说我不应该保留电子邮件里原来的内容。可我不明白，如果删掉原来的内容，她怎么能知道我在说些什么呢？ A：Sheno doubt would have preferred that you take the time to paraphraseher message in the body of your reply。 C：什么叫paraphrase啊？ A：Toparaphrase means to rephrase or restate what someone else has saidor written。 C：你能举个例子吗？比如说，她发电子邮件给我，问我星期三上午11点有没有时间开会讨论新产品。 A：Inthat case, instead of hitting "Reply" and responding, "Yes, I amavailable;" you should write, "Yes, I am available to meet onWednesday at 11 AM to discuss the new product." C：就是把话说完整。 A：Yes.By restating her message, you have confirmed that you will be atthe meeting on the right day at the right time。 C：出于礼貌，我在回复电子邮件的时候，都应该把原信的核心内容重复一遍了？ A：Yes,In that case you can delete the original at the bottom of yourresponse。 C：如果电子邮件的内容变了，用回复的功能，就不能保留原来的题目。是这样吗？
英语电子邮件的格式怎样写 英语电子邮件的格式 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。 电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。 称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用Dear+全名，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：Hello/Hi Lillian 。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用Dear+对方头衔，如Dear President ，或者Dear+Sir/Madam 形式。英国人习惯在称呼后加，，美国人习惯在称谓后加：，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。 在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。 结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。 一般电子邮件： Sincerely,
Sincerely yours, 私人电子邮件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers, As ever, With love, Affectionately, ...... 在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。 邮件中常用词汇： 附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中 转发forwarded I ve forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice 保持联系stay /keep in touch
最新商务电子邮件的格式范文6篇 在电子邮件的写作中要注意哪些呢?如何写好一封规范的电子邮件呢? 在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。 电子邮件的格式 主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。 称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐;是小姐别喊成了先生。这是大忌讳!一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。
祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。落款：公司名称，个人姓名，日期。 另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。 电子邮件的格式范文一 尊敬的读者朋友： 非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持! 为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士! 您只要点击"接受"，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。 作为世界经理人网的姊妹网站，尚品·人生网以"享受成功品味生活"为使命，让成功人士在取得财富成果的同时，也能尽情享受丰盛的人生，得到生活与事业的和谐平衡。非常感谢您的关注，期待您
加入尚品·人生网! 此致 敬礼! CRAIG PEPPLES 环球资源执行总裁《世界经理人》《尚品·人生》出版人 电子邮件的格式范文二 xxx， 您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功的为IBM/HP/SUMSUNG/微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：,对我们公司有更多的了解。 附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。请您查收。 如有任何问题或者建议请您随时与我联系!
邮件归档管理系统安装使用说明书上海西钦电脑科技有限公司 目录
第1章安装使用之前必读 1.1系统简要介绍 在网络应用中，电子邮件已经成为企业内部与外部之间信息交流和沟通的最主要的方式之一。目前，许多企业使用ISP提供的企业邮箱服务或者部分企业也建立了邮件系统，但都缺少企业级别的邮件归档。 电子邮件集中了企业日常工作中几乎完整的文档信息资料，在信息数据安全和企业管理日趋重视的背景下，归档电子邮件尤为重要。 邮件归档不是简单的邮件备份，实际上，邮件归档是用于对邮件数据进行有效的归档、备份、管理、保留和长期的访问与检索。企业无论大小，邮件数据都会逐步累计成大量的数据。邮件归档应用于海量的企业邮件数据。 邮件归档软件J-MailArchive（简称：JMA）的主要功能是：把企业邮件自动集中到大型数据库中，如SQLSERVER等，把历史邮件数据保存在邮件服务器和PC机以外的系统中。当邮件用户或企业管理者需要邮件查阅时，可以快速搜索并获取所需数据。同时满足了企业对信息安全和相关法规的要求，实现了归档邮件高度集中、安全可靠，快速检索等功能。 J-MailArchive邮件归档软件不仅具备邮件归档的基本功能，不管企业是用什么种类的邮件服务器，或者是使用企业邮局的方式，它都可以全方位支持。同时它可以将邮件存储在多个数据库中，系统管理方便，维护成本更低。 1.2准备邮件数据源 安装或开始使用JMA系统之前，需要准备邮件数据源。 JMA支持两种数据源：一种是POP3邮件服务器数据源；另一种是邮件文件数据源，即带格式为.eml或.msg等的邮件文件。一般使用第一种比较常见。 企业如果是使用自己独立管理的邮件服务器时，可以在邮件服务器上添加一个如的邮箱，然后设置成将所有进出邮件自动备份或转发到BACKUP均有自动备份邮件到某个邮箱中的功能，邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。 企业如果是使用第三方ISP提供的企业邮局服务时，可以在ISP提供的企业邮局管理配置中设置一个的邮箱账户，将所有进出邮件备份到中，该功能一般ISP在开设企业邮局时都会提供，如果ISP没提供改功能时，可以向所在ISP申请该功能。配置开通账户backup 后，邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。 1.3准备邮件数据库 J-MailArchive邮件归档软件目前支持MS SQL server2005数据库，可以使用SQL server2005的企业版、标准版、个人版（Express）。其中个人版的单个数据库限制大小为4G，其它版本对数据库大小或数据库数量都不限制。 以下将SQL server2005 Express版本为例安装说明（仅做参考）： 1.3.1安装环境 根据操作系统版本安装 Microsoft .NET Framework 版可再发行组件包 (x86) 微软官方下载地址：
英文每天一句 Thank you for your interest in Aaxis Software (Chengdu) Co., Ltd. We appreciate the time you have taken to present your qualifications to us. At this moment, we do not feel that you are a suitable fit for the current job requirements. We will keep your information on file and it may be evaluated with respect to other positions that become available in the future. We wish you success in your job search! Also, if you have any friend who is interested in the positions of AAXIS, please feel free to contact us. Thanks. 感谢您对Aaxis软件（成都）有限公司，我们感谢你主动出示您的资格我们的时间感兴趣。 在这个时刻，我们不觉得你是为当前工作需要的最佳选择。我们会继续文件中的资料，也可能与就该成为未来提供的其他职位的评价。 我们祝你求职成功！ 此外，如果您有任何谁是在AAXIS的职位有兴趣的朋友，请随时与我们联系。 谢谢。 我们平时进行商务交流时，时常需要回复客户的邮件，但你是不是总是用reply的功能呢？这在外国客户看来可能不太妥当哦。来看看下面这段对话吧。 C：Amy,我找了你一整天。 A：Whatis it?
写电子邮件的格式范文 电子邮件是Internet上最大的应用。个人利用电子邮件传输私人信件，公司利用它传送商业计划及数据，政府利用它发送公文。下面是我为你带来的，欢迎参阅。 1 亲爱的赵老师： 你好! 这是我第一次给你写信，在第一次见你的时候，我对你的印象是，你一定是一个很幽默的人，可是在相处下来的日子里，我知道了你是一个在教学方面是一丝不苟的人，却在课堂外是一个非常孩子气的人，赵老师我对你的教学方法觉得很满意，可是如果你在上课能把题目讲得更让人理解一些，那上课一定会更有趣，更深动。赵老师，我是一个对英语很感兴趣的人，我对英语的喜欢从一年级就开始了，老师也让我参加过许多活动，可是在这个暑假里，你让我知道了英语成绩好，也不一定什么都懂了，我还有很多要学。 你的教学态度从给我们讲试卷开始，我就知道了你是一个好老师，对同学负责。赵老师，我相信如果你成为一名教师，一定是同学们的好老师，因为你的高度负责，因为你和其他的同学很处得来。 当我知道老师喜欢的和我喜欢的东西一样时，心里很激动，因为周围的同学很少会喜欢黑色和红色，因为他们觉得红色太艳，黑色太阴郁了，所以当我知道老师也喜欢时有点高兴。希望以后如果有缘
再能见面。 祝： 身体健康，天天开心! 2 亲爱的妈妈： 您好! 今天，我利用暑假中的空隙时间，专门给您写一封信，是为了感谢您。感谢您这些年来对我无微不至地关怀和照顾。 妈妈，如果没有您，就没有今天的我!我有时还爱跟您吵架和拌嘴，在此利用写信的机会深深表达我对您的歉意。 记得有一天晚上，我生病了，您和爸爸开着车把我送到医院去看病。 那一天，是您在那里陪伴我一夜，一秒钟都没闭上双眼。那一天，我很想快点好起来，不让您为我那么辛苦了。那一次，由于您的精心照顾，我的身体很快康复了。 自从那次以后，我有时还会主动帮妈妈洗碗，有时也帮妈妈拖地。 妈妈，您辛苦了!我从内心衷心祝福您身体健康，万事如意! 此致 敬礼! 您的好孩子：周靖洋 3
电子邮件使用管理规定 第一条总则 公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。 第二条邮件服务器管理 信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。 第三条邮件开户须知 申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 第四条电子邮件使用规定 1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。 2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。 3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。 4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。 5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待： (1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。 (2)机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。 (3)绝密级：禁止在网上发送。 第五条监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。 第六条违规处罚 1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。 2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。 3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。 4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。 第七条附则 本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。
公务电子归档与管理规则 DA/T 32-2005 1围 本标准规定了公务电子的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规化程序与管理规则。 本标准适用于公务电子的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。 机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子归档与管理适用本标准。 2规性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 18894 ￡002 电子文件归档与管理规 GB/T 17678 1 -999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管 理要求第一部分：电子文件归档与档案管理 GB/T 17678 2 -999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构
DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法 3术语和定义 DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3 1 电子electronic mail 由电子计算机生成、处理，并通过电子系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子可在一机构部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子分为三种：公务电子、暂时性公务电子、私人电子。 3 2 公务电子electronic mail document 机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子系统传输的电子。 3 3 公务电子系统electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子的计算机应用系统 3 4 电子文件管理系统electronic records management
关于商务电子回复邮件格式表格 一、关于主题 1.一定不要空白标题。 2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。 3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一 般邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6.可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度， 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。 8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。 二、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 3.Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 三、正文 1.Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
［标签:标题］ 篇一：商务邮件范例以及格式注意事项 一、事务邮件： X经理/总： 您好！ 非常荣幸能够代表我公司与您联系。 我是XXXX公司的XXX （职位）的XXX （姓名），今天将您所感兴趣的我司产 品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！ 如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电 话：********* ,或联系XXX （该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX 。恭祝商祺！ XXX 二、问候邮件： 例一： X经理/总： 您好！ 在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！ （在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！） XXX公司XX敬上例二： X经理/总： 您好！ 生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给 您。 祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！ XXX公司XX敬上例三： X经理/总： 您好！ 一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！ XXX公司XX敬上例四： X经理/总： 新年好！ 值此2012新年来临之际，XXXX （公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！ 在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国 是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！ 让我们共同携手创造明天、后天！我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的
电子邮件书写规范及注意事项 寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。 不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件守则： 1、写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。 请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如： 致：××公司 尊敬的×小姐： 2、要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。 使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。由于我们自己的机器装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时记得要去掉，否则容易引起客户的误会！ 邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。 如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。 给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。 给客户的邮件中，尽量避免使用公司内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。 邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。 太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。
邮件系统之邮件归档性能评测标准 根据邮件系统在各企业商务通信的实际应用需要，越来越多的用户已经着手于邮件数据的管理及安全性方面，促使邮件归档成为电子邮件系统的核心应用之一。然而，目前市场上的电子邮件产品功能各异，种类繁多，用户对邮件归档产品的选择一时无从下手。为便于用户对邮件归档市场进行深入了解，本文结合各单位的实际应用需求和使用特点，对邮件归档性能优劣评测的关键性指标进行分析与总结。邮件系统软件是具备优秀的电子邮件归档，重点考评以下几方面： 归档数据完整性 邮件归档核心任务就是将邮件数据进行完整归档，提供数据恢复以及电子举证。这就要求归档系统要能把所有往来的电子邮件都进行归档。包括：外域到本域邮件，本域到外域邮件以及本域内用户之间的邮件。由于各单位电子邮件系统架构和使用习惯不同，同时还要求能对通过客户端方式或webmail方式发送和接收的邮件均可以进行完整归档，保证数据无漏网之鱼。 归档数据安全性 数据安全尤为重要，是否能对归档数据进行安全保存，避免误操作或硬件故障造成的数据丢失，也是考虑归档系统的重要指标之一。 数据恢复便捷性 在归档系统给邮箱用户恢复电子邮件的时候，为减少管理员的压力，邮件归档系统应提供管理员及普通用户的操作权限。可以使邮箱用户在无需管理员参与的情况下自助进行数据恢复。鉴于邮箱用户的使用习惯，归档系统应具有下载、导入、在线调阅以及邮件恢复等方式对归档数据进行管理。 归档数据不可篡改性 为保证归档邮件数据的法律权威性，归档数据应从机制和技术上保证全程不可篡改及可追溯性。 归档的实时性 邮件数据属于实时性数据，邮件归档的数据也应具有实时性的要求。即邮件系统收到一封邮件后，归档系统实时产生归档数据。收与归之间不应该存在时间差的问题，一旦存在归档时间差，就会出现查询的真空时间，存在数据篡改的可能和嫌疑，从而失去电子举证的有效性。 归档的通用性 各单位邮件系统因各种原因，存在邮件系统更换的可能性。这就要求邮件归档系统具有通用性，应该兼容目前市场主流的电子邮件系统，而不应是针对某个特定品牌、特定版本电子邮
目录 一、邮件归档解决方案 (4) 1.1. 需求分析 (4) 1.2邮件归档功能实现 (6) 1.2.1.邮箱归档 (6) 1.2.2.日记归档 (7) 1.2.3.保留期限 (8) 1.2.4.搜索功能 (8) 1.2.5.OWA访问 (9) 1.2.6.PST导入 (9) 1.2.7.离线访问 (10) 1.3.方案设计 (11) 1.3.1. 系统架构设计 (11) 1.3.2. Exchange 邮箱归档设置 (12) 1.3.3.归档存储规划 (13) 2.4. 功能模块配置 (13) 2.5. 软硬件配置推荐 (13) 二、邮件备份系统解决方案 ................................................................................................. 错误！未定义书签。 2.1. 背景和需求分析 ....................................................................................................... 错误！未定义书签。 2.2. Backup Exec的备份解决方案和优势........................................................................ 错误！未定义书签。 2.3. 需求分析和规划 ....................................................................................................... 错误！未定义书签。 2.3.1. 需求分析、实现目标 .................................................................................... 错误！未定义书签。 2.3.2. 备份架构设计 ................................................................................................ 错误！未定义书签。 2.3.3. 备份存储规划 ................................................................................................ 错误！未定义书签。 2.4功能模块配置 ............................................................................................................. 错误！未定义书签。 2.5软硬件配置推荐 ......................................................................................................... 错误！未定义书签。