促销品管理标准化方案
第一、总则
第1条、促销品管理的目的：
为规范促销品管理，确保促销品发放的准确性和有效性，更好的为销售服务，真正实现促销品促进销售、提升销量的目的，合理开支，避免浪费，特制定此促销品管理标准。促销品管理涵括计划、申报、采购、仓管、领用、发放、回访、盘点、评估等环节。
第2条、促销品分类
1、广宣物料
包括我公司依据广告投放计划而制作的促销台、帐篷、促销服装、宣传海报、易拉宝、条幅等宣传用品。
2、活动赠品
包括我公司因促销需要而自行购买作为赠送用途的商品或有价证券（如水票、优惠券、代金券等）。
第二、促销品流程
第1条、促销品计划和申报
1、宣传物料和自购赠品必须结合年度营销计划和阶段性拉动销售的需要，先计划，后申报，再采购。
2、自购赠品在计划上大致遵循以下原则：
A、关联原则。目的是让消费者看到赠品就会马上想到产品，进而想到企业形象，起到传播企业产品、品牌形象的功效。
B、附加值高原则。促销品质量的好坏会让消费者直接联想到产品本身质量的好坏，从而影响消费者对企业和产品的评价。
C、时效性原则。促销品的使用周期和时限尽可能的长久，这样可以让消费者不断或重复使用中，不间断的加强对企业和产品的印象与认知。
D、季节性原则。不同季节的促销活动选择不同时令的家庭实用品为宜，可以有效拉动该季节下消费者的冲动消费。
E、实用性原则。最佳的促销品是易于使用的，且不需要售后服务的最好。
附：《促销品申请》表
促销品(产品) 申请单
申请部门：日期：年月日序号名称规格或型号数量单位需求日期预计单价用途
申请人：审查：核准：
如区域性临时或短期促销活动，需要制作广宣用品时，需填报《广宣物料申请表》，由公司统一安排设计制作。附：《广宣物料申请表》
广宣物料申请单
申请区域日期：
序号物料数量完成日期用途说明
1
2
3
4
5
申请人备注
主管领导总经理
第2条、促销品采购
1、自购赠品采购与广宣物料制作的原则：
A、货真价实原则：价格公道合理，不准以次充好、以假乱真。
B、交叉询价原则：参与询价的部门不得少于2个。
C、集中采购原则：部门或代理商（经销商）根据年度促销计划（或阶段性计划）提出申报并填报《促销品采购申请单》，经过相关部门研究和设计，集中制作和采购，以控制质量，降低采购成本。
2、由市场部和销售部拟定《促销品集中采购方案》，主要包括：设计及图样（效果图）、制作材料、规格、数量、交付日期等。方案经过总经理审批后，进入交叉询价流程。
3、办公室或采购部在3个工作日内，对《促销品集中采购方案》中相关物料或赠品进行询价比价，并在《促销品采购申请单》和《促销品采购询价记录表》上签具意见，并且提出合理化采购建议。
4、所有促销品采购实行限价、定点、核价的价格管理原则。有指导价格的必须在公司下发的指导价格内采购；原则上需定点采购，无法定点采购的，由市场部、采购部、办公室共同核价后采购;
5、采购部根据交叉询价的最终意见和建议，对供应商和价格进行再优化，然后下单并签订订货或制作合同。
6、临时促销等拉动市场销售的活动，所急需要的物料或特殊物料，原则上参照以上程序操作。
7、长期物料（含易拉宝、展架、促销台等）禁止代理商或经销商自行采购，一律由公司下发或向公司申请采购；
第3条、促销品入库管理
1、促销品制作或采购完成后，由办公室建库统一保管。市场部和办公室分别建立促销品台账。促销品台账分为纸质版和电子版两类，所有促销品必须填写纸质《促销品入库明细单》和《促销品出入库登记表》。
2、对长期广宣物料和剩余赠品，可当日返还的，须当日返还；无法当日返还的，在限定期限内返还。此类促销品的出入也必须严格填报《促销品出入库登记表》。
3、公司直属的直营店原则上同意建立促销品仓库，以便活动需要和赠品发放。营业员需对促销品的接收、入库、管理、发放和记录等工作负责。营业员收到赠品时应填写《促销品入库明细单》，回执和存根联交于市场部作为收货凭证。营业员需对所管理的促销品建立详细台账，活动期间认真记录《促销品出入库登记表》。
附：《促销品入库明细单》
促销品入库明细单
序号品类品名单价数量入库签字日期备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
附：《促销品出入库登记表》
促销品出入库登记单
促销品名称
促销品
规格型号
出库记录入库记录库存
数量时间数量领用人时间数量返还人
4、促销品管理
⑴、所有促销品必须按品牌、种类堆放整齐，严禁乱摆乱放；促销品仓库内不得抽烟及有其他明火。促销品必须办理完入库手续方可配发领用。
⑵、促销品管理员依据《促销品领用及发放登记表》建立台账，登记收发存情况，每月盘点核对，以随时了解促销品发放与库存数量。促销品数量不足时，及时向办公室反应，以便重新补货。
5、促销品保存
促销品的保存应保证促销品完好性及有效性，并定时及不定时盘点库存促销品，以保证促销品的入库、发放有据可查，帐目清楚。公司办公室应保证为促销品的存放提供良好的库房及安全条件。
第4条、促销品的领用及发放
（1）、当促销品入库后，由办公室、市场部配合销售部制定相应的投放和使用计划。制定好计划后，应严格按照计划执行，并根据实际需要填写《促销品台账》、《领用及发放登记表》，并由相关负责领导签字后实施。
（2）、业务或促销人员进行促销活动赠品发放时，必须严格按要求填报《促销品领用登记表》和《客户领取登记表》，活动结束三个工作日内必须与办公室对账核销；逾期未核销者，公司将对责任人进行相应处罚。
（3）、公司所有赠品发放必须由客户本人亲自领取，内部员工不得代领，代领视为违规，促销组长或促销负责人实施审核工作；
（4）、对于符合公司促销活动赠品发放条件的，但不愿意领取赠品的客户，原则上不允许调换，视同客户自愿放弃；特殊情况下，需报批相关负责人后商议决定。
附：《客户资料登记表》
“黄果树”桶装饮用水客户登记表基本资料
姓名：性别：□男□女出生日期：
家庭人口：
联系方式
家庭（办公）电话：手机：
QQ号码：E-Mail:
家庭住址：
其他信息
您希望通过何种方式了解“黄果树”矿泉水系列产品的相关活动信息：
□手机短信□E-mail信函□DM单页□官方平台（QQ群、微信等）□其他: 您感兴趣的“黄果树”矿泉水系列产品的相关活动：
□用户抽奖□买赠活动□积分换礼□其他:
您希望获得“黄果树”矿泉水系列产品的哪些相关服务：
内容：
您对“黄果树”矿泉水系列产品的意见或建议：
内容：
以下由工作人员填写
客户编号：开户日期：
首次订购：优惠政策：
是否回收旧桶：□是□否旧桶数量：个
备注信息：
营销代表（签字）：
附：《客户领取登记表》
客户领取登记表促销区域
日期经手人顾客姓名联系电话地址
赠品
客户签字名称数量
附：《促销品领用发放登记表》
“方大黄果树”促销品领用、发放登记表
促销区域领用时间年月日品名单价申请数总价实发数结余备注
合计
备注无特殊情况下，当日领取的促销品当日归还入库盘点，若遗失或人为损坏，按原价及数量由责任人赔偿。领取人经手人主管领导
第5条、促销品发放回访
促销品发放后五个工作日内，由市场部依据《客户领取登记表》上的记录进行电话回访或抽访，以确认到达客户手中，若发现没有发放到客户手中的情况，应及时落实原因，并上报公司办公室和相关领导，由公司办公室追究相关责任人责任。
第6条、促销品盘点
1、原则上，促销活动期内，每天活动结束后促销品管理人员应对当日促销品发生状态做日结盘点；特殊情况下，可以到整个活动期结束后当日内完成促销品库存盘点。
2、促销品管理员要定期对促销品进行清点，每月底和每季度要进行一次全面盘点，并将盘点情况报告办公室负责人，在促销品数量不足时应向人力资源中心负责人报告，及时提出制作补充促销品的需求；对促销品损坏和遗失的情况要及时上报办公室负责人。
3、促销品管理员在礼促销品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并由当事人在《领用登记表》上签字。
四、奖惩
在所有上述的促销品流程中，所有责任人应对所经手的促销品的完好性、使用性负全部责任，任何故意损坏、盗窃促销品的行为都应由公司办公室对其追究责任，触犯法律者移交公安执法部门执行。任何非故意损坏促销品的行为应及时上报至公司办公室，由办公室决定处罚额度。
任何揭发故意损坏促销品、盗窃促销品行为的同事，将上报公司办公室予以表彰或奖励。
五、此标准自下发之日起执行