********公文传阅单
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公文阅办办法 一、机关公文(含电报)是传达党和国家方针政策,发布规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经 验的重要工具。局内各处(室)要认真做好公文阅办工作。 二、局办公室负责局内行政公文处理工作。对局内行政公文实行统一收发、分办、传递、立卷和归档。 三、收文 1、局内行政收文一律需经办公室开拆、登记、编号、分文和批办。所有收文均要经局办主任阅后,再根据内容和性质,送有关领导批示或交有关部门办理。紧急公文由办公室提出办理时限。对于“亲收”、“亲启”的文件,须由收件人或其指定的人员收启; 2、各处(室)必须指定专人负责文件管理,建立登记簿,履行交接手续及负责本处(室)文件的催办; 3、各处(室)要履行签字手续，严格按时限要求阅办文件。对需阅知的文件,文到二日内要及时退回办公室;对需承办的文件,承办处(室)要于七日内承办后退回办公室,如需 延长时间,须事先与办公室联系，特殊急件按领导要求时限办结。密码电报必须当日退回; 4、文件传阅要根据文件性质采取以下传阅方式：按顺序要求传阅；对只需各处(室)阅知的文件,采取接力式传阅，由最后阅文部门退交办公室; 5、凡借阅文件、档案严格履行借阅手续; 6、年末前,各处(室)要将当年各类文件全部清退办公室，并由办公室于次年二季末前立卷归档。 四、发文 1、发文要经处(室)负责人认真审阅,签署意见后送办公室进行核稿；报送省厅以上机关发布的交通法规、规章和以
局名义下发的规范性文件,须经局体改法规处审核,提交局 长办公会议讨论同意后,履行正常发文手续; 2、需要局内有关部门会签的文件,要由主办处(室)与有关处(室)协商会签后,再送交办公室处理; 3、局办公室接到拟发文稿后,先由文书进行登记,并交相关秘书工作人员进行初核,再交办公室主任审核签字。一般公文,一周内审核完毕,急件两日内审核完毕，对质量较差、需改动较大的文稿由办公室提出处理意见退回拟稿处(室)修改;对不符合发文规定的文稿,退回拟稿处(室)处理; 4、文稿经办公室审核后,由拟稿部门眷清,再由办公室文书人员呈局领导签发; 5、重要的或涉及面广的局发公文以及上报省厅以上机关的请示、报告等,由局长签发，急件在局长外出期间由主持日常工作的局领导签发。其他局发公文由主管领导签发; 6、局发文件经局领导签发,由局办公室编号。凡经局领导签发后的文件,原则上不得随意更改,确需改动时,应经办公室请示领导同意; 7、公文正式印制前，办公室应对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核； 8、发文由各处(室)自行校对、分发; 9、各类文件印发后,要将原稿及2份印件交局办公室文书人员存档，并分送每位局领导一份。应转发有关部门的,由发文处(室)自送。 10、各处(室)以局名义发的便函,须经主管局长签字后,方可加盖局印章; 11、需翻印转发的文件按打印制度要求,经处(室)负责人签署意见,送办公室主任(副主任)审批后,方可打印(复印); 12、机关发文应遵循精简原则,严格控制发文数量和范围: (1)以局名义发文,必须是关系全局重大问题及必须由 省局行文的事项;
办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文
发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日
文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时
电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （三）一般公文通过学校群传阅给相关老师。保密文件一律由办公室专人传送。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）工作人员对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。 （二）工作人员在做好文件的签收、分类、登记工作后，办公室提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。
公文呈阅、呈批及传阅制度 第一章总则 第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅 第三条呈阅的文件包括： 一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。 对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。
第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为： 评审部“评”;法律监管部： “法”字;计划财务部： “财”字;综合管理部： “综”字。 第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。 第三章文件呈批 第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。第十一条除文件名外，呈批件的构成与呈阅件相同。 第十二条呈批件呈送程序与呈阅件相同。 第十三条阅件领导应在呈批件上作出批示。 第十四条综合管理部应及时取回批件并向有关部门传达并督促落实。经领导批示的文件应及时归档。 第四章文件传阅 第十五条除第二章第三条应传阅的文件外，其它文件须经董事长或总经理决定传阅的文件方可传阅。 第十六条文件的传阅范围由指示传阅的领导圈定，综合管理部负责承办。 第十七条传阅的文件应附有文件传阅单(见附件3)。传阅人阅读完文件后，应在传阅单中的本人姓名上画圈或签名并注明阅读日期。 第十八条文件传阅原则上应按文件传阅单中姓名的排列顺序进行。 第十九条传阅人在阅读完文件后应及时将文件交还综合管理部，由综合管理部传交下一位传阅人。
公司公文传阅管理办法 版本1 一、为规范内部公文传递程序，提高公文办理效率，特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部，由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要，送有关领导阅批。 二、一般情况下，报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导，根据分管公司领导的批示，再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文，综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时，对于阅知类公文，如无其他意见，阅知即可，如有什么意见，批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文，要明确批示意见，表示是否同意，然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门，并将落实情况反馈给分管公司领导。
版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《保密法》和《关公文处理条例》，确保传阅公文及时准确、安全保密、优质高效。 二、由于局领导职数较多，阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后，由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅，不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时，按照局领导的分工，采取分别传阅方式，切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文，要严格按照公文印发传达范围传阅，不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续，收回时要逐一清点，核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文，文书人员要及时催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、公共场所或其它不利于公文保密的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。
德信诚公司公文传阅管 理规程 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8
德信诚公司公文传阅管理规程 版本1 一、为规范内部公文传递程序，提高公文办理效率，特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部，由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要，送有关领导阅批。 二、一般情况下，报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导，根据分管公司领导的批示，再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文，综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时，对于阅知类公文，如无其他意见，阅知即可，如有什么意见，批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文，要明确批示意见，表示是否同意，然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门，并将落实情况反馈给分管公司领导。
版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《保密法》和《关公文处理条例》，确保传阅公文及时准确、安全保密、优质高效。 二、由于局领导职数较多，阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后，由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅，不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时，按照局领导的分工，采取分别传阅方式，切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文，要严格按照公文印发传达范围传阅，不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续，收回时要逐一清点，核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文，文书人员要及时催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、公共场所或其它不利于公文保密的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。
公文制发、传阅管理制度 1 目的和适用范围 1.1 目的 规范公文制发程序，严格公文制发标准，提高公文质量。严格公文传阅程序，提 高办事效率。 1.2 适用范围： 适用于总公司,适用于上级机关文件、其他单位来信来函的传阅。 2 相关文件和术语 2.1 相关文件 2.1.1 国家行政机关公文格式。 2.1.2 公文管理办法。 2.2 术语： 2.2.1 报告：是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的公 文文体。 2.2.2 请示：是“用于向上级机关请示、批示、批准”的公文文体。 3 管理职责及内容 3.1 管理职责 3.1.1 总公司综合办公室负责公文管理的日常工作，负责办公自动化系统的管理。负责 各类请示、报告的传递、呈送、报批。负责公文收发及传阅的日常工作。 3.1.2 各部门、单位按职责分工负责专业性文件的起草、有关请示报告的起草和公文的 收阅、办理等工作。 3.1.3 分公司有公文制发权。分公司综合办公室负责本单位公文及上级公文的日常管理 工作。 3.2 公文制发管理内容： 3.2.1 公文起草 3.2.1.1 综合办公室负责事关全局性工作（或根据领导指示）的文件、总结等公文的起草， 负责向上级机关或上级领导请示、报告等公文起草。 3.2.1.2 各部门、单位按职责分工负责专业性文件的起草、 3.2.1.3 公文起草必须符合公文格式要求。 3.2.2 公文审核 3.2.2.1 总公司综合办公室起草的公文，送综合办公室主任审核。 3.2.2.2 总公司各部门起草的公文，经部门领导审核后,送交综合办公室秘书(对制度性文 件,部门领导审核后,报企业管理部（人力资源部）审核,企业管理部审核后送综合 办公室秘书),综合办公室秘书审核后送交综合办公室主任审核。
文件传阅管理制度 吉林国贸商业流通集团 文件收发、传阅、立卷 归档管理制度 一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部(室)、中心、公司提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关部(室)、中心、公司拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目)，送集团办公室(董事长秘书处)审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。再由办公室(秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部(室)、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。 二、收文:收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部(室)、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。 三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室)、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。需要复印的文件须经部(室)领导同意，由办公室(行政)具体操作。 四、承办:需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关 部(室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时 限的，由办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公 室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后
行文。由董事长(秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室 应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。五、立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残 缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录， 立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。 六、归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐， 便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案 安全。调阅档案须经董事长(秘书处)同意，并由工作人员具体 操作，档案一般不外借。 七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。 行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度) 总则: 为了加强机要文件传阅处理环节管理，提高传递效率，确保其安全运转，特制定本规定。 第一条:文件传阅组织: 为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。 第二条:文件传阅原则: 严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。 第三条:文件传阅方法: 文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领
文书处理中的公文传阅 公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：一、公文传阅的不可替代性随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。二、公文传阅的多样性公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。这种传阅方式通常是领导A 对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A 相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。三、公文传阅的原则性（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位
文件传阅管理规定 为规范文件传阅程序，更好地发挥文件指导实际工作功能，切实提高办事效率，制定本制度。 一、收文 （一）纸质来文 1、签收。收到来文，应看清是否属于本单位收文，检查封皮编号与投递单是否相符，文件装封、密封条是否破损等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注明日期。 2、拆封。来文均需秘书科文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送交有关部门或个人。 3、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，及时沟通处理。 （二）电子来文 电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文。工作日应保证每天上、下午各接收一次，确保接收及时，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。 二、登记 将收到的文件，分别按照中央、省级、市级和密级、非密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编
号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。 三、批阅 1、收文登记后，要清楚无误地填写《文件处理单》。 2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批，写明阅知范围和阅办单位。 四、传阅 1、办公室主任签批的文件，根据批办意见按顺序传阅，如有领导外出不能及时阅签，经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时，如有阅批意见，秘书科应联系相关单位及时交办。 2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期，阅文后应及时交还，送还文件时注明送还日期。 3、各部门领取文件后应及时向领导汇报，提高文件传阅效率。对于密级文件，应根据保密要求妥善保管。 4、经办人应做好登记，随时掌握文件的去向，保证文件安全。文件传阅完毕后，应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。 五、归档 将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件盒内，以备查考。
公文传阅几项技巧 公文传阅，这里是指文秘人员将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想的过程。这是文秘人员的一项重要工作。公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧。如果文秘人员掌握了这些方法与技巧，就能取得最佳的传阅效果。笔者在多年的文件传阅过程中总结了一点方法，写出来，与大家共勉。 一、公文呈送要选择好时间 公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以了，它要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。比如，领导正在办公室开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，即便你走后，领导的思路也难以马上转移到会议的中心议题上来。你看，由于你的不经心，给领导造成多么不必要的精力浪费啊。因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间，这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理工作。 给领导呈送公文，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。领导一般习惯早晨来到办公室先看文件。因为这段时间，领导注意力最集中，精力最充沛，所以阅读文件的效
果也最好，思维也能达到最佳状态。这就要求我们一定要及早地送文件，如果你下午才将文件送到，那领导忙了一天了，即使有时间看文件，也远不如早晨的阅读效果好。当然，如果领导喜欢晚上阅读文件，那也不能等到第二天早上才将文件送到。总之我们的文秘人员要细心、细心、再细心，时时处处为领导考虑，这才是一个合格的秘书。 二、公文要按内容的重要程度摆放 给领导送文件，不是将文件简单放到领导办公桌上就算完事了，还要注意一下公文的摆放顺序问题。如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果。那应该怎样摆，按什么顺序摆呢?笔者一般是按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，依次类推。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。知道了这一点，就会很容易地理解为什么要将最重要的文件摆放在最上面了。因为最上面的文件最先看到。 那么哪些文件是最重要的呢?标准是什么?这就需要文秘人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的放到最后。在这里，我不主张将文件按来文单位的顺序或者文号摆放，如将国务院的文件放在一起，省里的文件放在一起等。虽然这样摆放比较一致、统一，但因为这不是文