兰台世界２０１３·７月中旬
ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管研究
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青海省疾病预防控制中心卢世艳青海大学窦元名
本文分析了E RP 系统对于电子财务档案管理的影响，
并针对其管理优势略作分析，提出了几点更好的优化E RP 系统下电子会计档案管理的措施，
希望能为E RP 系统下企业电子会计档案的保管提供参考。E RP 系统电子会计档案保管研究
摘要关键词企业的快速发展不断提升会计档案管理的水平和需求，面对不断升级的电子会计档案系统，如何更好地在信息技术的支持下实现电子会计档案的保管，更好地为企业决策、发展服务，是当前电子会计档案管理的重点研究课题。传统会计档案管理中，涉及多项会计资料，包括会计凭证、账簿、报表等等，它记录了不同时期企业的经济业务情况，对于企业整合自身发展资料更好实现未来发展的决策具有重要意义。随着财务管理系统信息化的升级，这些资料被录入电子系统，成为依附在计算机磁性介质上的资料与文件，企业的档案管理与操作重点向计算机转移，在方便了工作的同时，也有许多问题需要解决。下面我们针对ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管略作分析与研究。
一、ＥＲＰ系统对于电子会计档案管理的影响
ＥＲＰ系统的应用将会为企业的财务管理带来巨大变化，它的高度集成性会改变企业管理现状，实现内部业务与会计核算的同步，实现物流、信息流与资金流的统一，因此，企业内部会计档案的管理模式也必将随之发生变化。根据ＥＲＰ系统的应用特点，其对于电子会计的档案管理的影响主要体现在以下几个方面。
会计凭证会在原始手工凭证的基础上，增加多类嗲你凭证，档案种类不仅更加细化，在相关性的延伸上也更加多元化，企业的经济活动将会较为全面地显示在电子会计凭证信息中，同时电子凭证会与企业各个环节的运行相挂钩，可以说影响到了企业的整个运行与发展。
涉及企业运行多个方面的ＥＲＰ系统管理，在企业运行过程中会不断产生大量的管理信息凭证，这些凭证信息的管理不仅会增加管理难度，在管理模块化方面的趋势性也更强，因此，对于电子会计档案的归集、打印、保管等管理模式会产生较大冲击，对于企业财务管理部门的运行能力也是一种考验。电子会计档案的变化与传统财务系统管理系统的功能和应用差别都较大，以应用ＳＡＰ开发的ＥＲＰ系统，不仅系统中调整的难度较大，在打印出的凭证格式与内容等方面与传统财务信息系统的差异也较大，这与目前执行的新会计规范准则有一定的冲突，因此，应用ＥＲＰ系统支持的企业，必须对传统的财务记账、管理、审核模式进行相应变化，对于财务管理团队也要实施相关支持。
二、ＥＲＰ系统下电子会计档案管理优势
１．分类管理优势。与传统会计档案管理的“统一管理”理念与模式不同，ＥＲＰ系统下的管理是细致的“分类管理”。传统“统一管理”模式必须对所有过往的会计记账等资料进行连续编号，并且按照编号进行统一装订，收录管理，但是ＥＲＰ系统的独特优势能够在保持管理效益的同时，将这种管理更加细致化，这主要是通过它特殊的纵向与横向分类管理而实现的。所谓纵向分类管理主要是基于业务流程而进行，将不同业务模块所产生的记账资料进行编号就可以分
门别类地进行管理，并且能够按照连续编号进行资料的整合，不仅能够有效节省时间，在资料的相关度分类上也具有一定优势，这对于后期的复核和审计来说起了积极的作用，减轻了工作负担，提升了工作效率，在调取和使用相关资料时能够根据相关度和分类快速进行有效回溯，可以说是很好的应用方式。横向分类管理主要体现在对会计凭证的管理方面。我们知道，随着ＥＲＰ系统下电子会计档案管理模式的转变，会计凭证的概念与应用也有所变化，传统会计凭证主要以手工原始凭证为主，ＥＲＰ系统下的凭证除了原始凭证外，还多了电子基础凭证和会计记账凭证，并且由于实施信息化馆例，这种凭证的存在和使用状态也大不一样。我们以某公司的ＥＲＰ系统下的凭证管理为例，它现阶段的会计凭证主要有集成凭证（计划部门、销售部门等）、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证（包含不可打印的ｃｏ凭证以及资产凭证）等。这些凭证除了以原
始手工凭证和计算机数据状态存在之外，还包含着大量的企业数据集成和链接信息，将这些信息与电子基础凭证连接在一起的话，就能还原出大量的企业经济活动信息，从采购到生产到营销等等环节，信息都有被泄漏的可能。这种集成化的信息如果只是按照原始凭证的管理方法进行的话，可以说完全无法发挥其优势作用，同时在管理上难度较大，因此，必须将原始凭证进行分离，单独编号管理，并且按照设定在记账凭证属性项下的编号信息与原始凭证进行链接，形成横向分类管理，这样才能使电子凭证的管理事半功倍，做好信息的保护与利用。
２．数据管理新形式。传统会计档案受管理和应用形式所限，并非是实时数据，而是对一定时期内财务活动和数据的总结与反映，且在数据形成后，不需要其他数据的支持，能够独立存在，因此在管理中，当数据档案形成后，这些即成数据不会发生变动或更改，即使丢失和转移后，现有数据也不会受到影响，这种情况下，数据的实时更新就显得分外艰难，同时对于决策的辅助和支持作用也较为有限。但是应用ＥＲＰ系统后，这些账簿与报表的数据状态不仅无法像原来那样以独立数据的形式存在，还必须与多种数据相联系，能够完成实时数据的更新，即使表面上看起来与原来的数据形式差别不大，但是在查询和输出方面已经由原来的基础数据支持实现了数据的升级支持，可以说是一种质的飞跃。这种情况下的会计档案资料不仅准确性更高，时效性更强，同时也不会因为个别步骤的失误影响整体数据的管理与运行，传统的记账功能就被弱化，成为了支持
力度更强的输出与查询数据管理。这种优势性能对于企业的发展来说是非常有利的，但是同时在数据的安全性与专业性管理上也提出了更高的要求，尤其是在影响全局的基础数据方面，准确率、更新率都必须严格，而即使这样才能形成连续性和有效性都更强的后续查询，从而更好地服务于会计档案管理。
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三、ＥＲＰ系统下会计档案管理措施
ＥＲＰ系统在运行过程中与传统财务信息管理系统的区别较大的特殊性致使它的凭证管理、打印、装订、保管等操作难度都较大，出现了一系列的使用问题，为更好地发挥ＥＲＰ系统的使用优势，针对其应用过程中所出现的问题，我们针对ＥＲＰ系统下会计档案的管理措施略作分析，对应用中需要注意、规范的事项进行总结。１．变更保管模式。档案管理模式多以集中式和分散式为主，但是在ＥＲＰ系统应用过程中，单独任何一种模式都会降低管理效益，因
此，可以按照以利润为中心的管理形式对会计凭证进行统一编号，采取集中式与分散式相结合的管理模式，更好地实现对会计账簿、债权债务等资料凭证的管理。这种模式不仅能避免资料数量过多所带来管理不便、查询难度增加等问题，还能够有效降低档案的归集数量，降低爆管成本，可以说是ＥＲＰ系统应用优势的提升与完善。
２．加强稽核、管理力度。ＥＲＰ系统的应用会加强会计稽核的力度，对于加强原始凭证格式的标准化管理有着极强的应用效果。与传统会计凭证的生成流程和管理流程相比都产生了较大的变化，在应用过程中想要确保信息的准确性与规范性，稽核工作的力度必须加强，对于线内、线外工作人员的要求也更高。在工作中提升稽核质量的重要措施就是将传统的填制完成后记账提前至账务处理前，这样对于企业原始凭证的管理也是极为有益的，在标准化与流程上都会发生优化，稽核的规范性、合法性与质量都会有所提升。稽核力度
的加强对于企业业务的台账管理也有着明显的改善作用，会计资料的完整性会更好，但是与此项业务相关的资料数量将会变得更多，并且无法与会计凭证一起进行装订，但是这部分资料同时又是财务核算、审计所必须的资料，因此为保证资料的完整，就必须采用业务台账的形式对内容进行分门别类的管理，
这会提升财务工作的管理力度。
３．合理分类，加强档案管理质量。根据实际工作情况需要，将ＥＲＰ系统下的会计凭证进行合理分类，一方面方便归集管理，另一方面为工作更好地服务。在日常工作中，要在ＥＲＰ系统辅助下，加强对电子会计档案的检查与管理，提升管理水平和质量，配合企业
发展更好的为工作服务，同时也确保这些重要资料的安全与完整，为进一步实施二次核算与数据更新提供保障。加强管理质量后，这些档案的系统性与长久性得到保障，对于日后的立卷、归档与管理有着积极意义。管理过程中，要定期不定期对相关会计凭证、账单等进行盘点、检查与监督，加强财务管理的力度，实现企业电子会计档案的统一规范化管理，这对于提升会计档案对企业发展的辅助作用具有重要意义。
ＥＲＰ系统下的电子会计档案数据关联性加强，与传统运作模式相比出现了较大变化，按照传统媒介方式进行保存已无法满足会计凭证和账簿对于会计核算的作用，因此需要根据企业应用、发展的实际情况，在内部进行调整，不断提升管理质量和水平，这样才能更好地应用ＥＲＰ系统实现电子会计档案的保管。
参考文献
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ＧＩＳ时空数据模型在房产档案管理中的应用
本文在对GIS 时空数据模型特征及房产档案数据综合分析的基础上，
总结了房产档案数据特征，提出一种适用于房产档案管理的时空数据模型，同时分析了该时空数据模型的数据结构及实现方法。
时态G l S 时空数据模型房产档案时态查询摘要关键词随着房产业务的不断拓展，房产档案数据的变化越来越频繁。房产档案数据量丰富，具有种类多、信息量大等特点，如何快速有效地存储这些海量房产档案数据是当前研究的热点问题。房产档案数据作为城市基础信息的重要组成部分，一方面是城市发展程度评价的重要指标，能够为城市规划提供决策依据；另一方面关系到居民的个人财产利益，为居民的切身利益提供法律保护依据。
相对传统的静态ＧＩＳ而言，时态ＧＩＳ与静态ＧＩＳ的主要区别在于对时间信息的处理，静态ＧＩＳ仅表现当前地理实体的现实状况，而时态ＧＩＳ不仅能显示地理实体的当前状态，而且还能够保存并有效的管理历史变化数据。时态ＧＩＳ的重要应用即是重建历史状态、跟踪变化、预测未来。将“时态”信息引入到房产档案数据管理中，其重要性主要表现在以下几个方面：（１）方便地描述某一时刻房屋的状态，如产权人、面积等；（２）可以动态地跟踪某一房屋的历史变化状况，查清房屋信息的来龙去脉，如产权人变更等；（３）可以统计、分析不同时间段内，城市房产价格、空间分布等信息，为城市的未来发展提供决策依据。
时态ＧＩＳ的核心就是研究如何将图形数据、属性数据以及时间信息有效结合，建立合适的时空数据模型。目前时态ＧＩＳ的实现主要有两种途径，一是扩展传统的关系模型，二是采用面向对象的方法。本文在充分研究房产档案数据特征的基础上提出了一种较适合管理和分析房产档案数据的时空数据模型（面向对象和关系的复合时空数据模型），并应用于实际工作中，能够有效地提高房产档案数据管理效率。
一、房产档案数据的时空特征分析
房产档案数据总体可以分为两类：图形数据和属性数据，下面着重分析这两类数据的时空特性。
１．房产档案图形数据时空特征。房产档案数据处理的对象是房屋信息，因此房屋是主体。房产档案数据图形信息的时空特征主要表现在随着时间的推移，房屋的新建、拆除、合并、分割等，这种变化不仅具有空间的变化特征，同时也具有明显的时间变化特征。房屋图形数据的变化包含新建、合并、分割、加层、扩建、部分拆除等。可将这些小类进行综合划分为三大类，以方便ＧＩＳ时空数据模型的构□
西南交通大学地理信息工程中心朱以洲李永树江
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电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
会计档案管理办法 第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。 第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。 第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 第五条单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。 第六条下列会计资料应当进行归档: (一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证； (二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿； (三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告； (四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理
会计档案的保管 会计凭证是重要的经济档案和历史资料，应按照《会计档案管理办法》的要求，妥善保管，不得丢失和任意销毁。会计凭证的保管应包括下列几个方面。 一、会计凭证的装订 1、凭证的整理 会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。 会计凭证的整理，主要是对记账凭证所附的原始凭证进行整理。会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。通常，对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出，以便于装订后的展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的白纸上。粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的单据粘在一起；如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用；粘贴完成后，应在白纸一旁注明原始凭证的张数和合计金额。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。 对于数量过多的原始凭证，如工资结算表、领料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明“附件”字样；另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。 此外，各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 2、凭证的装订
会计档案管理规定（2017） 第一章总则 第一条为了加强会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合本公司实际情况，制定本办法。 第二条本办法适用于总公司及各级分支机构（以下统称各级机构），应当依照本办法管理会计档案。 第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第二章管理机构和职责 第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度，规范作业流程标准，有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量；省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性；总省财务共享服务中心、地市分
公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作，负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。 第五条办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度，对会计档案管理各环节进行专业指导；负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作，有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读；负责会计档案归档移交后的借阅管理，负责组织会计档案鉴定及销毁工作。 第六条系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求，组织进行需求的评审、确认，将审核通过的需求提交需求实现部门，并组织需求提出部门进行系统功能的验收。 第七条信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护；利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求；采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。 第三章归档和移交 第八条下列会计资料应当进行归档： （一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; （二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
第六节会计档案管理 一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料。本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。 二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案。纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。 原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。 三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，电子档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。 四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管。 五、银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延长，但不能缩短。 本制度规定的会计档案保管期若与外部或本行其他档案管理办法中规定的保管期不一致时，按从长原则执行。 同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。 （一）永久保管的会计档案 1. 年度财务会计报告（决算主、附报表）； 2. 资本金、股金及股权明细； 3. 挂失登记及补发凭单收据； 4. 会计档案保管及销毁清册； 5. 开销户记录； 6. 机构变动交接清册； 7. 有权机关查询、止付、冻结及扣划书及相关资料； 8. 账销案存记录； 9. 机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清
单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单； 10. 本行认为应永久保管的其他会计资料。 （二）保管15年的会计档案 1. 会计凭证及附件； 2. 总账及明细核算资料（总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他辅助账/卡）； 3. 重要单证（含空白重要凭证）和重要印章的领发、保管和缴销记录； 4. 人员及会计档案移交清册（或工作交接登记簿）、会计档案查阅登记簿； 5. 各分行本身及汇总所辖会计报表； 6. 本行在其他行存款的对账单； 7. 已销户的账户资料； 8. 银行认为应保管15年的其他会计资料。 （三）保管5年的会计档案 1. 下级行上报的财务会计报表及决算说明书； 2. 联行往来核算资料； 3. 密押表使用、保管记录； 4. 对账单回执； 5. 已处置固定资产卡片； 6. 事后监督日志； 7. 终止后的各类合作方协议、代收或代付费用合同书； 8. 各类业务登记簿（另有规定的除外）； 9. 银行认为应保管5年的其他会计资料 （四）保管3年的会计档案 1. 日计表 2. 流水账 3. 不定期报表 4. 计算机应用系统运行日志； 5. 会计主管及分管领导工作指引等业务管理记录； 6. 除永久保管、定期保管15年、5年以外的各类登记簿、清单（册）以及本行认为应保管3年的其他会计资料。
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
电子会计档案：基本做法 电子会计档案的管理正在发生根本变化，其基本做法包括： 一、以信息共享为核心搭建统一的电子会计档案信息管理平台 1．利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息 以电子会计档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息， 保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。有关电子会计档案管理系统电子数据的来源关系详见图1。 2．利用电子会计档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案 通过电子会计档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，藉此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应，使电子会计档案管理系统成为管理全生命周期会计档案的信息平台。 3．形成统一的电子会计档案信息管理平台 形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，电子会计档案管理系统与影像子系统统一门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子会计档案管理系统统一管理。 有关电子会计档案管理系统基本结构详见图2。
二、结合业财流程形成基础会计档案影像化整体解决方案 1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化 通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。2．利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化 直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。 3．通过现有业务管理流程改造引入影像化 对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。 三、多方合作寻求银行电子回单解决方案 1．寻求主要直联银办对直联银行回单电子化进行试点取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合推进银行回单电子化试点，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。 2．建立资金业务稽核机制，同时保证资金支付安全性和完整性考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。 3．与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化 除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。 4．基于电子回单形成电子化管理的单位收支报告体系 以基于电子回单数据完整性的电子银行回单汇总表替代电子银行对账单，在此基础上完
关于会计档案管理的必知知识点 会计档案，是指用于会计核算的原始资料和文件。那么会计答案管理制度怎么制定，那么管理办法呢？ 会计档案管理制度（范本） 该管理制度用于规范公司会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理活动。 第一条范围: 公司的会计档案管理。 第二条目的：通过加强会计档案管理，保证会计资料的完整。 第三条会计档案包括公司所有的会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他会计资料。 第四条公司每年形成的会计档案应由财务部门负责整理、立卷、订立成册。 第五条公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务部门负责保管，期限为一年。期满后，应由财务部门编制移交清册，移交公司档案部门保管。 第六条财务部门和经办人必须按期将应归档的会计档案全部移交公司档案部门，不得自行封包保存。档案部门部门必须按期点收，不得推诿拒绝。 第七条本单位人员调阅会计档案，应经财务部门负责人批准，登记会计档案调阅登记簿后方可查阅。查阅后应迅速归档。 第八条外单位人员调阅会计档案，要有正式介绍信，并经公司总经理批准，登记会计档案调阅登记簿后方可查阅。查阅后应迅速归档。 第九条调阅人员未经批准不得擅自摘录会计档案中的有关数字。因特殊情况需复印会计资料的，必须经公司总经理和财务部门负责人批准，并在会计档案调阅登记簿上详细登记会计档案复印情况。 第十条会计档案保管部门应根据公司会计档案保管期限表的规定，确定各类会计档案的保管期限。 第十一条会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册。经公司董事会批准后可以进行销毁。会计档案销毁清单也应按规定期限保存。 第十二条销毁会计档案时，应由档案部门、财务部门共同派员参加监销。监销人员在销毁会计档案前，应当认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司董事会。
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
会计档案的保管 一、会计档案的归档 1.根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。 3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 二、会计档案的保管期限 会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。 企业和其他组织会计档案保管期限表
三、会计档案的查阅、复制和交接 1、会计档案的查阅、复制 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 1、会计档案的交接—了解 （1）单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的——应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。 （2）单位分立 ①单位分立后原单位存续的——应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制； ②单位分立后原单位解散的——协商后的其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 （3）单位因为业务移交其他单位办理所涉及的会计档案——应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制。 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接的单位保存，并按照规定办理交接手续。 （4）单位合并 ①单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的——原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管； ②单位合并后原各单位仍存续的——仍应由原单位保管。 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 （5）单位之间交接会计档案的——交接双方应当办理会计档案交接手续。 （6）个人交接时——交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案交清册上签名或者盖章。 （7）我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。 四、会计档案的销毁
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
会计档案保管处理管 理规定 Revised on November 25, 2020
会计档案保管处理管理办法1、会计档案归档范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括： （1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 （2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 （3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 （4）票据类：增值税发票、普通发票、支票、银行汇票等。 （5）其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 2、会计档案的装订和保管 （1）每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。 （2）会计档案的装订：会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。（3）会计档案的保管：会计档案由指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。电脑资料应存储两份，由不同人员保管。 （4）档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 3、会计档案的借阅 （1）会计档案为本公司提供利用，原则上不得外借。如有特殊需要，须经公司负责人或相关负责人、会计机构负责人批准方可借阅。 （2）公司以外的部门借阅会计档案时，借阅人应持有所属单位正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和公司负责人批准后，方可办理借阅手续。
实用文档 电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
兰台世界２０１３·７月中旬 ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管研究 □ 青海省疾病预防控制中心卢世艳青海大学窦元名 本文分析了E RP 系统对于电子财务档案管理的影响， 并针对其管理优势略作分析，提出了几点更好的优化E RP 系统下电子会计档案管理的措施， 希望能为E RP 系统下企业电子会计档案的保管提供参考。E RP 系统电子会计档案保管研究 摘要关键词企业的快速发展不断提升会计档案管理的水平和需求，面对不断升级的电子会计档案系统，如何更好地在信息技术的支持下实现电子会计档案的保管，更好地为企业决策、发展服务，是当前电子会计档案管理的重点研究课题。传统会计档案管理中，涉及多项会计资料，包括会计凭证、账簿、报表等等，它记录了不同时期企业的经济业务情况，对于企业整合自身发展资料更好实现未来发展的决策具有重要意义。随着财务管理系统信息化的升级，这些资料被录入电子系统，成为依附在计算机磁性介质上的资料与文件，企业的档案管理与操作重点向计算机转移，在方便了工作的同时，也有许多问题需要解决。下面我们针对ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管略作分析与研究。 一、ＥＲＰ系统对于电子会计档案管理的影响 ＥＲＰ系统的应用将会为企业的财务管理带来巨大变化，它的高度集成性会改变企业管理现状，实现内部业务与会计核算的同步，实现物流、信息流与资金流的统一，因此，企业内部会计档案的管理模式也必将随之发生变化。根据ＥＲＰ系统的应用特点，其对于电子会计的档案管理的影响主要体现在以下几个方面。 会计凭证会在原始手工凭证的基础上，增加多类嗲你凭证，档案种类不仅更加细化，在相关性的延伸上也更加多元化，企业的经济活动将会较为全面地显示在电子会计凭证信息中，同时电子凭证会与企业各个环节的运行相挂钩，可以说影响到了企业的整个运行与发展。 涉及企业运行多个方面的ＥＲＰ系统管理，在企业运行过程中会不断产生大量的管理信息凭证，这些凭证信息的管理不仅会增加管理难度，在管理模块化方面的趋势性也更强，因此，对于电子会计档案的归集、打印、保管等管理模式会产生较大冲击，对于企业财务管理部门的运行能力也是一种考验。电子会计档案的变化与传统财务系统管理系统的功能和应用差别都较大，以应用ＳＡＰ开发的ＥＲＰ系统，不仅系统中调整的难度较大，在打印出的凭证格式与内容等方面与传统财务信息系统的差异也较大，这与目前执行的新会计规范准则有一定的冲突，因此，应用ＥＲＰ系统支持的企业，必须对传统的财务记账、管理、审核模式进行相应变化，对于财务管理团队也要实施相关支持。 二、ＥＲＰ系统下电子会计档案管理优势 １．分类管理优势。与传统会计档案管理的“统一管理”理念与模式不同，ＥＲＰ系统下的管理是细致的“分类管理”。传统“统一管理”模式必须对所有过往的会计记账等资料进行连续编号，并且按照编号进行统一装订，收录管理，但是ＥＲＰ系统的独特优势能够在保持管理效益的同时，将这种管理更加细致化，这主要是通过它特殊的纵向与横向分类管理而实现的。所谓纵向分类管理主要是基于业务流程而进行，将不同业务模块所产生的记账资料进行编号就可以分 门别类地进行管理，并且能够按照连续编号进行资料的整合，不仅能够有效节省时间，在资料的相关度分类上也具有一定优势，这对于后期的复核和审计来说起了积极的作用，减轻了工作负担，提升了工作效率，在调取和使用相关资料时能够根据相关度和分类快速进行有效回溯，可以说是很好的应用方式。横向分类管理主要体现在对会计凭证的管理方面。我们知道，随着ＥＲＰ系统下电子会计档案管理模式的转变，会计凭证的概念与应用也有所变化，传统会计凭证主要以手工原始凭证为主，ＥＲＰ系统下的凭证除了原始凭证外，还多了电子基础凭证和会计记账凭证，并且由于实施信息化馆例，这种凭证的存在和使用状态也大不一样。我们以某公司的ＥＲＰ系统下的凭证管理为例，它现阶段的会计凭证主要有集成凭证（计划部门、销售部门等）、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证（包含不可打印的ｃｏ凭证以及资产凭证）等。这些凭证除了以原 始手工凭证和计算机数据状态存在之外，还包含着大量的企业数据集成和链接信息，将这些信息与电子基础凭证连接在一起的话，就能还原出大量的企业经济活动信息，从采购到生产到营销等等环节，信息都有被泄漏的可能。这种集成化的信息如果只是按照原始凭证的管理方法进行的话，可以说完全无法发挥其优势作用，同时在管理上难度较大，因此，必须将原始凭证进行分离，单独编号管理，并且按照设定在记账凭证属性项下的编号信息与原始凭证进行链接，形成横向分类管理，这样才能使电子凭证的管理事半功倍，做好信息的保护与利用。 ２．数据管理新形式。传统会计档案受管理和应用形式所限，并非是实时数据，而是对一定时期内财务活动和数据的总结与反映，且在数据形成后，不需要其他数据的支持，能够独立存在，因此在管理中，当数据档案形成后，这些即成数据不会发生变动或更改，即使丢失和转移后，现有数据也不会受到影响，这种情况下，数据的实时更新就显得分外艰难，同时对于决策的辅助和支持作用也较为有限。但是应用ＥＲＰ系统后，这些账簿与报表的数据状态不仅无法像原来那样以独立数据的形式存在，还必须与多种数据相联系，能够完成实时数据的更新，即使表面上看起来与原来的数据形式差别不大，但是在查询和输出方面已经由原来的基础数据支持实现了数据的升级支持，可以说是一种质的飞跃。这种情况下的会计档案资料不仅准确性更高，时效性更强，同时也不会因为个别步骤的失误影响整体数据的管理与运行，传统的记账功能就被弱化，成为了支持 力度更强的输出与查询数据管理。这种优势性能对于企业的发展来说是非常有利的，但是同时在数据的安全性与专业性管理上也提出了更高的要求，尤其是在影响全局的基础数据方面，准确率、更新率都必须严格，而即使这样才能形成连续性和有效性都更强的后续查询，从而更好地服务于会计档案管理。 ２９
2020版会计档案管理办法 《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《会计档案管理办法》公布,自 20xx年1月1日起施行。大家知道怎么有效进行会计档案管理吗?今天就让小雅来告诉你们把! 会计档案管理办法相关规定最新版 第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。 第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。 第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。 第六条下列会计资料应当进行归档: (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿; (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案: (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
会计档案整理与保管 1. 会计档案及其内容 在每一会计期末，财务部门应对本期所形成的会计档案，按照归档要求进行整理立卷，装订成册，并按照会计档案保管要求进行妥善保管。 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： ①会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 ②会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 ③财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 ④其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料。 2. 会计档案的整理 ( １ ) 会计凭证的整理与装订 会计凭证一般应按月整理，并装订成册。 ①会计凭证的整理。月末，首先将所有需要归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的种类进行分类，如采用专用凭证，可按收、付、转分为三类，每一类按顺序号整理排列。同时，注意整理记账凭证后附的原始凭证，清除订书针、大头针、曲别针等金属物，凡超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐地折叠进去。特别要注意装订眼处的折叠方法，以防装订后影响原始凭证的翻查。然后将每类记账凭证按适当厚度分成若干册，每册的厚度应尽可能保持一致。若单位采用汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序，在凭证分册时还应兼顾记账凭证的汇总范围，并将汇总记账凭证或科目汇总表附于各册记账凭证之前。 ②会计凭证的装订。首先将分好册的会计凭证用铁夹夹好。然后，用铅笔在凭证左上角划一条分角线，并在分角线适当位置选两个点打孔。选择的打孔点不能太靠近左上角的顶端，以免装订后不够牢固和平整，也不能太靠下，以免装订后影响原始凭证的翻查，一般可在距上角顶端 2 至 4 厘米的范围内确定两孔的位置。接着，用装订绳分别穿眼绕扎多次，捆紧扎牢。最后给每一册凭证加具封面，封面上要注明单位及凭证名称、日期、起止号码、本月共几册、本册为第几册等内容，并由会计主管人员和装订人员分别签章。
财政部会计档案管理办法 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。下文是财政部最新《会计档案管理办法》，欢迎阅读! 第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律 和行政法规，制定本办法。 第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下 统称单位)管理会计档案适用本办法。 第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督 和指导。 第五条单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全 防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案 管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管 理条件的机构代为管理会计档案。 第六条下列会计资料应当进行归档： (一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿; (三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁 清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案： (一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输; (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签 程序; (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与 相关联的其他纸质会计档案的检索关系; (四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改; (五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响; (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的， 可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。