专门档案管理学讲义
一、专门档案的含义
专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的记录特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从而产生特有的整理方法和管理方法的各门类档案的总称。
专门档案做为一个整体与其它文书档案、科技档案相比较，其主要特点就体现在一个“专”字，在上面的定义中就介绍了它的几个主要的特点，就是具有专门的内容、专门的文件格式、专门名称、专门形成规律、专门的整理方法和管理方法。这些特点，都是文书档案和科技档案所没有的。
专门档案的特点主要有以下几点：
1、来源上的专业性。专门档案只限于产生某些专业部门、专业领域的工作活动。
2、内容上的专指性。专门档案的内容是专门揭示某个专门问题的，是某个专门问题的历史记录。专门档案对其他方面的内容具有排他性，而文书档案所包含有内容十分广泛。
3、文件材料形成上特殊性。文书档案的形成是有严格的手续和一定的程序的。而专门档案产生于各专业部门的内设机构或个人之手，一般不经过文书处理部门的收发登记。
4、文件格式上的规范性。许多专门档案的文件格式都有统一专门格式规定，并严格按其规格书写文件。如司法文书、公证文书、
会计凭证、报表、帐簿、病历等的文件格式均有统一规格，有各自的规范性要求。
5、整理方法上的独特性。由于各类专门档案的不同点，因此各自的整理方法是不尽相同的。
专门档案的种类繁多，曾有专家做过统计，据说有近五百种，基本上每个专业职能部门都有自己的专门档案，我们比较熟悉的有诉讼档案、病历档案、教学档案、审计档案、公证档案等。另外，也有一些专门档案是各个单位所共有的，如会计档案、人事档案、照片档案、音像档案、家庭档案等。因为专门档案的种类繁多，限于时间关系，我不能一一与在家学习，我今天主要就会计档案和照片档案来和大家共同学习一下。
会计档案管理讲义
一、会计档案的含义：
会计档案是企业、事业单位和机关、团体、部队等在经济管理和会计核算工作活动直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表的专门文件材料。它是记录和反映单位经济业务的重要史料和依据。具体说来，它主要由四部分组成：
（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总
表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
二、会计档案的收集
会计档案工作是适用经济工作的需要而产生和发展的，各行政和企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资料，这些资料往往又是分散存放的，数量也十分繁多，而党和国家以及各级业务主管部门对会计档案的利用、则要求相对的集中，
为此，这就要求我们对这些会计资料进行筛选，并且整理立卷集中保存起来，这就形成了会计档案的收集工作。
会计档案的收集工作，总的一条，就是凡具有保存和利用价值的或直接指导和反映财务会计工作、反映财产增减变化和财务收支的会计资料，都属于收集范围。
具体地讲，以下这些材料是应该要收集的。比如：会计制度、各项财务管理规定、财务计划及编制说明、财务情况分析、财会工作总结、财会会议材料、调查报告、各种往来文书、重要的银钱契约合同、立案审查的经济案件材料以及会计凭证、会计帐簿、会计报表等文件资料，以上这些资料，都是我们在整理会计档案时，必须要收集齐全的材料，如果这些材料收不上来，或者收集不齐，就会影响会计档案的整理工作。因此，会计档案收集工作是会计档案的基础工作。没有收集工作，会计档案工作就成了无米之炊。
会计档案收集工作的方法：
在实际工作中，考虑到会计档案材料收集的实际情况，可以采取以下收集方法。就是会计部门或者是档案部门每隔一定时期都进行一次会计档案收集，会计部门也应该像文书档案部门一样，搞平时归卷，对那些已办理完毕的会计档案材料分门别类地放到平时归卷夹里，特别是对机构的撤并、合并或者是人员变动，应将其会计档案材料进行认真的收集，切不可出现人走财散的情况，要按规定造好清册，打好移交，这样有利于会计档案材料的齐全、完整。另外，也可以采取一个季度或者半年收集一次。
三、会计档案的整理
会计档案整理，就是将收集起来的大量的零散的会计档案材料加以条理化，进行分类、组卷、排列编目。
1、会计档案整理的原则。
即是会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保存价值，便于科学管理和查找利用。这就是会计档案整理的原则。
2、会计档案整理应该充分利用原基础。
在会计档案的整理工作中，原则上应保持会计凭证、会计帐簿的封装，特别是对凭证不要拆开重新装订，一般地说，要充分利用原基础，只是对那些零散文件、凭证帐簿、报表进行必要的加工整理。话又说回来，尊重原基础也不是绝对的。比如：有些虽然已装订好了，但又不符合会计档案归档的要求，这样我们还是要拆封重新整理装订。只是要同原财务部门或者经办人员一起研究，共同拆封整理、装订。
3、会计档案的组卷
会计档案可分为凭证类、帐簿类、报表类等三大类，下面分别向大家介绍一下组卷方法。
⑴、凭证类
a、排序检查。凭证在记帐、汇总、审核等过程中可能产生颠倒凭证号、缺少凭证等情况。因此，在凭证整理前应将凭证按日期、编号排列，检查各顺序号的凭证是否齐全或颠倒，附件是否漏缺，
领料单、入库单、工资、奖金发放单等是否随齐全。
b、拆除金属物。一般的订书针、大头针、回形针等金属物等易发生氧化，影响会计凭证的保管，应拆除。
c、折叠接边。对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸进行折叠。注意应把凭证的左上角让出来，以便装订后方便查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，要将其贴在一张比记帐凭证略小的白纸或粘贴单上。
d、装订。
会计凭证装订的部位一般在凭证的左上角，装订的方法有两孔一线和三孔一线装订法。一般要求用两孔一线的装订法。装订凭证应使用棉线，在凭证的左上角用手摇钻或电钻打两个针眼，实行两孔一线打结。
e、编号
编号主要指档案的编排顺序号，它通常包括全宗号、目录号、案卷号、页号。
主要讲一下会计凭证案卷号的编排。这里要分两种情况：有的单位会计凭证比较少，一般每年只有几本，这样只要每年编大流水号就可以了，如2011年有10本凭证，就编1—10号，2012年从11号开始编号。而有的单位一年有成百上千本，如银行、财政、税务等部门及一些大中型企业，就不能采用每年编大流水号的方法，而要采用每年编小流水号的方法，如2011年有300本凭证，就编1—300，2012年又重新从1号开始编号。
因为今年财政部门参加培训的同志比较多，下面就财政所各类凭证的编号、排列讲一下。
财政所的会计凭证不管门类还是数量都比一般单位要多得多，具体来说可分为单位总预算会计、单位会计、民政会计、计育会计、扶贫会计、村级会计等。这些凭证里面，除单位会计凭证比较多（一般财政所每年有三四十本），其它的数量都比较少（一般一年只有几本），在这种情况下，我们建议除单位会计凭证每年编流水号，其它的会计凭证都编总流水号，即每年的流水号互相衔接。排列时，按会计凭证的门类从上到下、从左至右依次排列，同时对门类较多的门类后面要留出一定的空间，以便今后年度会计凭证的存放。同时，为了便于查找，在存放的柜架上要制作标签，注明名称、存放年度、保管期限等内容。
另外，会计凭证的保管期限，一般是保管15年，但对超过保管期限的凭证、要进行认真、细致的清理，对凭证中的一些重要的材料，比如：工资名册、合同协议、银行对帐单和涉及经济领域犯罪斗争的材料、基建征地的合同协议资金审批单，这些材料清理出来以后，都要重新装订、重新组卷，这些材料即不能放报表里立卷，又不能放帐簿里立卷，更不能放凭证立卷，那么放到那里立卷呢，应该放综合类立卷。那下面就介绍一下会计档案的综合类。
2、帐簿类
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。其基本要求是：
（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（2）活页账簿装订要求：
a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
（3）账簿装订后的其他要求：
a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
3、报表类
报表的整理主要是按照报表的保管期限来分别整理，按理说，应该是一年装一卷，但考虑到一年中年度报表数量比较少，也可以将1-2年的年度报表组成一卷，但一定要标明起止年代。怎样整理大体程序是：
第一步把所有的报表首先按年分开，一年一年地放一起。
第二步：在每年的报表中，先按年度把年报和季报、月报分开。
第三步是组卷，年报，按理说应该是一年一卷，但又考虑一年一卷怕不好装订，主要是因为薄了，为了解决这个矛盾，我们认为、具体情况、具体分析，应该灵活运用，可以把一至二年的年报组在一起立卷，在整理立卷时，如果发现年报是用复写纸复写的，要及时复制，发现纸张短缺，长短不一的，应该进行修补，对长表格式的年报要进行折叠再填写卷内目录，然后再进行装订。定为永久保管。
月报和季报可以装订在一起，其保管期限定为15年。
四、会计档案的保管和利用
《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
A．开列清册，填写交接清单；
B．在账簿使用日期栏填写移交日期；
C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
②会计档案的保管要求。
会计档案损毁的原因是很多的，但概括起来为两个方面，一是人为的、二是自然的，这里由于时间关系，不多展开分析。主要和大家了解一下会计档案保管最基本的常识。
1、会计档案库房，必须要有专门的库房，库房内不能堆放其它杂物，库房即不能选择最高层也不能选择最底层。
2、会计档案柜内存放的会计档案不能太挤，不能在一个柜内放两层，如果放两层一不便于利用、二不便于档案保护，档案存放是以柜座为单位，先左后右、先上后下存放。同时，档案柜内要放置防虫防霉药品，确保档案的完整齐全。
3、库房要配有消防器材、温湿度计。库房适宜温度14℃-2 0℃，湿度为50-65%，并且要坚持平时测记温湿度，采取适当降温、降湿措施。
4、档案库房要有专门的人管理，会计档案要交综合档案室集中管理、无关人员不得入，库房内严禁吸烟。
③会计档案的利用。
A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。
为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。
五、会计档案的鉴定销毁
（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财政部门、审计部门共同派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
档案管理学（A卷） 一、单项选择题（10%） １、档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度，其中能满足利用者要求的准确程度的是（） Ａ、查准率Ｂ、查全率Ｃ、检索效率Ｄ、漏检率 ２、档案检索工具的种类比较多，将著录条目连续排列并装订成册的检索工具是（）Ａ、馆藏性检索工具Ｂ、书本式检索工具 Ｃ、查找性检索工具Ｄ、介绍性检索工具 ３、大事记的种类很多，记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是（）Ａ、机关工作大事记Ｂ、国家或地区大事记Ｃ、专题大事记Ｄ、个人生平大事记 ４、档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的，能表现档案内容，能更具吸引力并能受到良好服务效果的是（） Ａ、现实性Ｂ、思想性Ｃ、艺术性Ｄ、翔实性 ５、对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种，其中详细登记每一个全宗情况的形式是（） Ａ、全宗名册Ｂ、卷内文件目录Ｃ、档案登记簿Ｄ、全宗单 ６、统计调查根据统计工作的不同类型，它可以分为两种类型。因某一特定需要而临时组织的统计点调查是（） Ａ、综合性调查Ｂ、抽样调查Ｃ、专门调查Ｄ、随机抽样调查 ７、编写组织沿革可以有多种方法，按年度记述某一机关组织概况的是（） A、阶段法 B、系列法 C、编年法 D、系统法 8、档案文摘汇编的编辑、出版形式比较灵活，根据社会某一方面问题汇编公布的档案文 摘是（） A、学术论文文摘 B、科技成果文摘 C、现行文件文摘 D、专题档案文摘 9、档案标引步骤主要由两部分内容组成，其中确定被标引档案主题概念过程的是（） A、主题因素 B、主题分析 C、概念转换 D、标引规则 10、为了保证标引工作的质量，有三个指标应该掌握，其中能确认档案所有程度的是（） A、标引的专指度 B、标引的一致度 C、标引的网罗度 D、标引质量指标 二、多项选择题（10%）
信息管理学基础笔记 一、名词解释 1、信息：狭义，是用以减少不确定性的东西。广义，本体论层次：事物存在的方式和运动状态的表现形式。 认识论层次：主体所感知或表述的事物存在的方式和运动状态。 2、全信息：把同时考虑到事物存在方式和运动状态的外在形式、内在含义和效用价值的认识论层次上的信息称为“全信息”（语法信息：把仅仅考虑其中形式。因素的信息称为“语法信息” ；语义信息：把考虑其中内容(含义)因素的信息称为“语义信息” ；语用信息：把考虑其中效用因素的信息称为“语用信息”）。 3、社会信息化是指人类社会发展过程中的一种特定现象，在这种现象出现时，人类对信息的依赖程度越来越高，而对物质和能源的依赖程度则相对降低。 4、信息管理（狭义）就是对信息本身的管理，即采用各种技术方法和手段(如分类、主题、代码、计算机处理等等)对信息进行组织、控制、存贮、检索和规划等，并将其引向预定目标；(广义)不单单是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的组织和控制，以实现信息及有关资源的合理配置，从而有效地满足社会的信息要求。 5、信息交流就是社会活动中信息交流双方借助某种符号系统，利用某种传播渠道，在不同时间和空间中实现的信息传输和交换行为。 6、知识组织是揭示知识单元（包括显性知识因子和隐形知识因子），挖掘知识关联的过程或行为，最为快捷地为用户提供有效的知识或信息。（特征：自动化、集成化、智能化）。 7、信息服务（Information?Service）通过研究用户、组织用户、组织服务，将有价值的信息传递给用户，最终帮助用户解决问题，是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。 8、信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。信息系统的五个基本功能：输入、存储、处理、输出和控制。 9、国家信息政策是指在一国范围内，国家或政府为解决信息管理和信息经济发展中出现的、关系和涉及到公共利益、权益、安全问题，保障信息活动协调发展而采取的有关信息产品及资源生产、流通、利用、分配以及促进和推动相关信息技术发展的一系列措施、规划、原则或指南。 10、信息道德就是信息创造者、信息服务者和信息使用者在信息活动中普遍认同和共同遵守的符合社会一般要求的行为和伦理规范。 11、信息伦理是指人们从事信息生产、加工、分析、研究、传播、管理、开发利用等信息活动的伦理要求、伦理规范和在此基础上形成的伦理关系。 12、信息政策是国家和社会组织为实现信息管理目标而规定的信息管理行为准则，是进行信息管理决策的指导方针，代表了国家和社会组织的基本管理思想，
档案管理学复习资料 １、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。 ２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。 ３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。2档案是保存备查的历史文件。3档案信息的记录方式和载体的多样性。4档案具有特有的原始记录性。 ４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 ５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。 ７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。 ８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。 ９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。 １０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。 １１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以
档案事业概论笔记 第一章档案与档案工作 1、产生的条件 ①国家的出现是档案产生的社会条件。 2、早期档案形态：文字的产生是档案产生的客观条件 ②国家的出现 甲骨档案；金石档案（刻在青铜器和铁器的的档案铭文档案与石刻档案的总称） 简牍档案（竹简、木牍） 缣帛档案（用丝织品作为书写载体） 纸质档案 3、档案的概念概念：档案是一种原始信息记录。 “术语”中的档案的概念：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 档案法中的概念：档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 含义：①档案形成的主体是国家机关、社会组织及个人②档案是有保存价值的历史记录。 ③档案的实存形态是多种多样的。④档案是直接形成的历史记录。 ⑤档案的形成客体是社会活动。 4、档案的性质（本质属性和一般属性） （1）、本质属性是原始记录性。 （2）、一般属性是知识性和信息性。档案的信息性又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。 5、档案与相邻事物的联系与区别。 （1）、档案与图书 相同点：知识性和信息性。 区别：①来源不同。档案是来源于人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的，是历史的真迹，图书不真原始性。 ②价值作用不同。③信息存在的方式不同。 （2）、档案与文物。 区别：①文物与档案产生的主观意识不同。②信息内容的要求不同。③实存形态不同。（3）、档案与资料。 区别：①来源不同。档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的，具有直接性、
自学考试科技档案管理听课笔记简答题 三、简答题： 1简述科技档案定义的基本含义？ 科技档案的定义是科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。 （1）定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别。科技档案是在科技、生产活动中产生的，是一种科技信息及其载体。 （2）定义明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。科技档案是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。科技资料则是为了科技、生产活动参考的需要而交流、购买来的间接性的材料。 （3）定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。科技档案是履行了相关手续，集中保管起来的科技文件。 2简述科技档案的专业性特点及其对科技档案管理的影响作用？ 专业性是科技档案最突出的特点之一。（T） （1）它的专业性特点，集中表现在形成领域和内容性质两个方面。 1）它产生的领域具有鲜明的专业性特点。任何一项科技、生产活动都是在一定的专业范围内进行的，科技档案作为这种活动的记录，都形成于特定的专业领域。 2）科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特征。 （2）专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。如：科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等，都是建立在这一特点的基础之上的。 3简述科技档案类型的多样性特点及其对科档工作的要求？ （1）科技档案是一切档案中，类型最为丰富多样的一种。这是由它所记载的社会活动的内容和方式决定的。 （2）这一特点，为科技档案的科学管理提出了许多特殊的要求，如科技档案的各项具体管理环节，都必须根据这种特点，采取相应的措施，以保证实现对科技档案的科学管理和有效利用。 4简述工程档案的基本内容（构成）？ （1）项目前期准备文件； （2）工程设计文件； （3）工程竣工文件； （4）工程使用、管理、维护、改建、扩建中形成的文件。 5简述设备档案的种类及其基本特点？ （1）设备档案从来源看有两种：一种是自制设备的档案，另一种是外购设备的档案。 （2）设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。 6简述科研档案的基本特点及其内容（构成）？ （1）科研档案的基本特点之一是以课题成套。一个课题的档案材料，是有机联系的整体。 （2）内容（构成）包括：研究准备工作文件、研究试验文件、成果总结鉴定文件、成果奖励申报文件、成果推广应用文件、其他有关文件。 7简述科技档案的功能？ （1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。 （2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。 （3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
第十章档案提供利用工作 第一节档案提供利用工作概述 一、含义 档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。 二、利用工作的地位 档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。 它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。 它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。 总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。 三、注意问题 1．服务思想 （1）全面地为档案用户服务 （2）及时地为档案用户服务 （3）准确地为档案用户服务 （4）有效地为档案用户服务 2．正确处理提供利用与保密之间的关系 提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。 澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。 要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。 第二节档案提供利用的途径与方式 一、基本途径有 1．提供档案原件 2．提供复制品 3．提供档案信息加工品
二、几种主要的方法有 1．档案阅览服务 2．外借服务 3．制发复本 4．展览与陈列服务 5．制发档案证明服务 6．档案目录信息服务 7．档案咨询 第三节档案用户调研工作 档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。 一、档案用户需求调研的原则 1．客观性原则 2．针对性原则 3．全面性原则 4．服务性原则 二、影响档案用户的主、客观因素 （一）社会因素 1．社会政治因素 2．社会经济因素 3．科学文化因素 （二）档案工作因素 1．档案工作的方针和政策 2．档案管理工作的水平 3．档案利用服务工作的质量 （三）档案用户自身因素对其利用需求的影响 1．档案用户的职业因素 2．档案用户的知识水平 3．档案用户的工作经验 三、档案用户需求的构成 1．学术用户需求 2．实际利用需求 3．普遍利用需求 解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。
参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会 参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会 心中有不少心得体会时，往往会写一篇心得体会，这样有利于培养我们思考的习惯。那么你知道心得体会如何写吗？以下是小编为大家收集的参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会，仅供参考，欢迎大家阅读。 20XX年6月20日至31日，我参加了国家档案局组织的档案专业人员岗位培训，通过为期13天的系统培训，对档案管理工作的基本知识有了进一步的了解，对档案的价值鉴定、档案的功能利用以及档案管理工作的重要性有了更深层次的认识。这次培训，使我学习、成长、收获，不断的思考和总结，并在今后的工作中实践运用。我将培训期间的笔记做了整理，现与大家分享，希望可以和大家相互学习。 一、熟悉档案 档案管理工作作为企业管理的一部分，必须要适应企业发展的需要。想要熟悉档案，首先要熟悉档案概念： 通俗的说，档案是公司各项日常工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的。是公司开展各项工作的见证，是反映公司历史的真实资料，也是研究改进、提高创新发展的宝贵史料。 档案管理工作是一个公司管理工作的重要组成部分。做好档案管理工作是公司健康发展的需要，是提高公司工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实
面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量公司业绩与管理水平的重要尺度。一个公司的档案记载着这个公司的发展史，对本公司的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。可见，档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，有助于促进社会建设和各项事业的健康发展。 二、利用档案 随着信息化时代的来临，各级档案管理工作都在改革创新，逐步把工作重点转移到档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案事业的宏观管理得到全面加强。 为公司申报的多项证件、奖项、业绩证明、追交尾款等提供了最原始、真实的资料，所以档案管理工作为企业取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。 三、管理档案 随着档案需求的剧增，只有不断做好档案管理工作，改变管理者的内外素质，增强其专业的知识，实现档案共享价值，才能使档案管理工作跟上企业发展步伐。 1、对每个环节的档案工作严格控制，由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的质量和不泄露。 2、档案管理工作的信息化，档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理，不仅提高了档案管理的.成果，还提高了档案管理的效率。 3、档案管理工作的安全性，由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格
《档案管理学》复习题填空1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。 2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。 3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。 4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。 5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。 6、全宗号用（4）位代码标准。 7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。 8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。 9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。 10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。 11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。 12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。 13、档案代理卡又称（代卷卡）。 14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。
15、档案著录项目共分（七）项。 16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。 、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。17． 18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。 19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。 20、档案著录的结果是（条目）。 单选 1.档案著录的结果是（D）。 A卡片B记录C目录D条目 2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C） A 10年 B 20年 C 30年 D 40年 3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。 A 10种 B 13种 C 15种 D 18种 4.公文用纸采用国际标准（D）。 A B5 B十六开 C B5 D A4 5.A4纸的成品尺寸为（A）。 A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的适宜温度为（B）。 A 13－16℃ B 13－15℃
《档案学概论》和《档案管理学》考研复习专题整合讲稿 目录 第一节：术语概念整合 (1) 第一组：实体性术语 (1) 第二组：操作性术语 (2) 第三组：理论性术语 (4) 第二节：模块专题整合 (5) 第一组：规律专题整合 (5) 第二组：特点专题整合 (7) 第三组：原则专题整合 (8) 第四组：作用专题整合 (10) 第五组：意义专题整合 (11) 第六组：要素专题整合 (12) 第七组：措施类型整合 (14) 第三节：档案重点整合 (15) 重点一：档案价值的形态 (15) 重点二：文件中心 (15) 重点三：档案网站建设 (16) 重点四：档案工作标准化的涵义与形式 (16) 重点五：档案保管期限表 (16) 重点六：三大基本理论 (17) 第四节：复习模式总结 (19) 第一节：术语概念整合 第一组：实体性术语 一：档案、文件、电子文件 ◆档案: 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历 史记录。 ◆文件: 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式 的信息记录。 ◆电子文件: 以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处 理并可在通信网络上传输的文件。 记忆模式： 二：公务档案、私人档案、公共档案、历史档案、现行档案 ◆公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务 机关或其他社会组织。 ◆私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。
◆公共档案或官府档案：国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构 中的档案。 ◆历史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用的档案。 ◆现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的 档案。 ◆记忆模式： 三：文书档案、科技档案、专门档案、音像档案 ◆文书档案: 反映党务、行政管理等活动的档案。 ◆科技档案 : 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 ◆专门档案: 反映专门领域活动的档案。 ◆音像档案: 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。 记忆模式： 四、甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 ◆甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。商代甲骨文的发现是迄今我国 大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。 ◆金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。 ◆简牍档案：是指用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。简牍档案、 继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。 ◆简帛档案：缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。 五：档案馆、数字档案馆、档案室、档案信息中心、文件中心、档案事务所 ◆档案馆: 集中管理特定范围档案的专门机构。 ◆档案室: 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的 专门机构。 ◆档案信息中心 : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索 服务的专门机构。 ◆文件中心: 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。 ◆数字档案馆：利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网 络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，形成一个有序的 信息空间和资源共享的信息环境的一种虚拟机构。 记忆模式： 六：专门档案馆、综合档案馆、部门档案馆、企业档案馆、档案行政管理部门。 七：原件、复制件、文稿、手稿、文种、文本 文本: 可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 第二组：操作性术语 一、档案整理环节：档案整理、来源原则、全宗原则、档案分类、立档单位
档案学是一门应用学科。1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理 “图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学 2、是档案管理学的基础课程 是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能 技能：收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理 档案学概论 第一章、档案 第一节、档案的起源与沿革 一、中国档案的起源 二、我国档案的形式和名称的演变与沿革 第二节、档案的定义 一、档案的定义 定义：国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不 同形式的历史记录。 档案产生的条件 档案的产生是逐渐历年产生的。恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明。今天的文书，明天的档案。 条件如下： 1、进入文明时代后，记录符号、文字记录 2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录 3、商业的发展，促进了有条理信函及应用 4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案 二、档案的基本含义 （一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。 （二）、档案是保存备查的历史记录。 注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件 （1）办理完毕的文件才能归入档案。 （2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。 （三）档案的形式是多种多样的。 1、档案信息的载体 载体形式：甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案 2、档案信息的记录方式 （1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看 刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等
“档案学概论”听课笔记 论：对DA概念（定义）的理解：P5 1、社会性（或社会实践性）：DA是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，如年轮 2、历史性（或后时性）：从时态上讲，DA是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分 3、确定性：DA内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。或：DA所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。这是DA区别于最为临近的事物——文物的根本点。 4、原始记录性：这是DA的本质特性，是DA区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。 简：DA的本质特性：P6 “原始记录性”是DA的本质特性，是DA区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，还从根本上决定着管理方法的基本取向。对DA的管理无论怎样简便、有效，均不能以伤害DA的本质特性为代价，只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。这是所有管理活动的基本原则之一：管理方法必须维护被管理对象的本质特性。因此现在各国均以“来源原则”（或全宗原则）为核心的历史主义方法作为DA管理（尤其是实体管理）的基本方法。 简：DA的实存形态： DA的实存形态是DA在现实中的具体存在形式。在各种各样的事物中，只有具有DA属性者，才是DA.根据定义，尤其是DA的本质特性，其实存形态不是唯一的，而是多种多样。目前DA的实存形态主要仍是各种文书，尤其是文书的定稿——唯一的且可信赖程度最高的稿本。 简：制作时是否有意，对档案的日后管理和档案的功能、价值具有不同的效应。 1、有意看作的优点：为久存，制作材料较好，格式规范，留存较齐全、完整。 缺点：内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，易产生抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误。 2、无意制作的优点：无意中留下真实客观的记录，较好地体现DA的原始记录性。 缺点：制作材料的质地不好，耐久性差，书写格式往往不规范，且留存状况不好，不易齐全完整。不利于DA的保存和日常管理使用。 论：准确理解DA的真实可靠性： DA，尤其是它内容的真实可靠性不是绝对的，准确、客观、真实、正确是相对的不能因此全盘否定DA的真实可靠性。种种不客观、不真实、甚至伪造的DA本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实。DA的真实可靠性有至少2层含义： 1、如DA的内容无失实、歪曲、作伪之处，对同一历史事实均有记载的各种信息中它就是最真实、可靠的。因为档案是直接的原始记录，是第一手的原生信息。 2、如有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，其不实之客观事实，也恰是由DA这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的。DA只要其自身存在，就没有“假”的，“假”的也是“真”的。 简：DA与信息的关系： 逻辑上是种、属概念的关系。 DA是一种最真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息。从根本上体现着信息的确定性与可靠性。而信息理论认为：信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值。所谓“错误、混乱或不可靠的信息还不如没有信息人类社会对信息的依赖、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的要求程度也就越高。从信息理论的角度看，DA是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。
档案管理学笔记参考资料 目录 第二章档案价值的鉴定 (2) 知识点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解 (2) 知识点2：档案价值鉴定工作的基本内容 (2) 知识点3：档案价值鉴定工作的意义 (2) 知识点4、档案价值鉴定标准 (2) 知识点5、鉴定档案价值的原则 (3) 知识点6、档案保管期限表 (3) 第三章档案的收集 (4) 知识点1、档案收集工作的内容 (4) 知识点2、档案收集工作的意义 (4) 知识点3、归档制度 (4) 知识点4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用 (5) 知识点5、馆藏档案的补充源 (5) 知识点6、档案馆对历史档案的接收与征集 (5) 第四章档案的整理 (6) 知识点1、含义、内容和意义 (6) 知识点2、档案整理工作的原则 (6) 知识点3、全宗相关知识 (6) 知识点4、全宗内档案的分类 (7) 知识点5、案卷知识 (7) 知识点6、档号 (7) 知识点7、档案整理中的组织管理 (7) 知识点8、文号索引 (7) 第五章档案保管 (7) 知识点1、档案保管概念 (7) 知识点2、档案保管工作任务 (8) 知识点3、档案保管工作的基本要求 (8) 知识点4、档案保管的物质条件 (8) 知识点5、基本概念 (8) 第七章档案信息资源开发利用概述 (8) 知识点1、档案信息资源开发的含义 (8) 知识点2、开发的意义 (8)
知识点3、开发原则 (8) 知识点4、开发面临的主要障碍 (9) 知识点5、开发应采取的措施 (9) 知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系 (9) 第八章档案检索 (9) 知识点1、档案检索 (9) 知识点2、检索效率 (9) 知识点3、档案著录 (9) 知识点4、档案标引 (9) 知识点5、档案检索工具 (10) 知识点6、档案目录中心 (10) 知识点7、档案的计算机检索 (10) 第九章档案的编研 (10) 知识点1、概念和内容 (10) 知识点2、编研意义 (10) 知识点3、编研特点 (10) 知识点4、大事记 (10) 知识点5、组织沿革 (11) 第十编档案提供利用 (11) 知识点1、档案利用工作概念 (11) 知识点2、档案利用工作的地位 (11) 知识点3、怎样做好档案利用工作 (11) 知识点4、档案利用服务利用方式 (11) 知识点5、档案提供利用的宣传和咨询服务 (11) 知识点6、开放档案 (12) 备注说明 (13) 绪论 一、档案管理学现状 1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程
档案管理员自我评价(精选多篇) 本人工作上坚决服从领导安排，同时积极发挥自己的主观能动性，勤于思考，力争有新意、有突破，在自己所负责的工作中均有突出表现。平时能能独挡一面，做到年初有计划，年终有总结。遇事冷静，能够切实地解决问题，还发扬互助协作精神， 在档案管理工作中，井然有序地分类排列档案，建立了便于查询的目录，并对零散档案进行登记和及时归档，防止了档案的遗失，对档案分放了如指掌，随时随地都能快速地查找档案，还预备利用数据库软件完善档案管理，简化工作程序，此项工作正在筹划进行中。全年共整理档案2套，送往市组接收验收
合格，收集零散档案439份，查阅档案66人次。在负责的部内计算机及办公设备的管理维护上，能够做到有条不紊，有问题及时解决或送修，保证了工作的顺利进行。 工作中我从不计较个人得失，工作分工不分家，尊敬领导，团结同事，乐于助人，时刻以一名党员的标准严格要求自己，工作表现是有目共睹的，得到了上级领导及同事的认可和好评。 数据管理员自我评价 贯彻落实十六大精神，与时俱进，解放思想，开拓创新的一年，也是我思想、工作、学习取得长足进步的一年。在十六字**精神的鼓舞下，我励精图治，各项工作都有了新进展。 一、坚持以“三个代表”重要思想为行动指南，政治思想取得新突破 积极参加各种形式的政治理论教育，善于提练和总结。**年5月至7月借调解放思想大讨论办公室期间，负责思想政治宣传工作，参与各阶段活动实
施和总结，无论思想或是政治理论水平都有飞速进步;之后，在学习贯彻“三个代表”重要思想再掀新高潮活动中，能够认真学习领会，再创新成绩，撰写的总结在《**组工快讯》第39期发表;积极参加以公道正派为主要内容的“树组工干部形象”集中学习教育活动，完成各阶段总结和整改，政治素质得以提升;还于今年10月参加了入党积极分子入党前理论培训班，取得了优异的成绩，并于今年年底被发展成为预备党员。 二、在区委、区政府的正确领导下，各项工作开创新局面 针对分管工作的特点，我合理安排时间，坚决服从领导安排，同时积极发挥自己的主观能动性，勤于思考，力争有新意、有突破，在自己所负责的工作中均有突出表现。所负责的党校工作较繁杂，在人员仅配备一名的情况下，我能独挡一面，做到年初有计划，年终有总结，极力办好各类培训班。全年共举办培训班21期，完成调研文章2篇，参
档案管理学试题及答案 一、填空题 ( 每空 1 分，共 20 分 ) 1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件 ________阶段和文件永久保存阶段。 2.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有 ________功能。 3.馆藏建设的四大原则是 ________原则、效益原则、特色原则和弹性原则。 4.档案法规总的来说，是从 ________和保管期限两个方面，对档案信息的输入、 储存问题进行了规范。 5.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、 ________ 性行动。 6.智能控制是对档案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于导致实体控制 的 ______。 7.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、 ________语言和代码 语言等。 8.立档单位必须是具有相对独立 ________，并主要以自己名义对外行文的社会主 体单位。 9.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为 " 系列 " ，对" 系列分类表 " 人们一般称其为 ________方案。 10.档案整理首先是从 ________开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是 在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆 ( 室) 对档案进行日常科学管理的 基本单位。 11.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和 ________的过程。 12.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制 ________的基础。 13.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的 ________类分档案信息。 14.档案检索工具具有存储、检索、 ________档案信息三项功能。 15.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满________年向社会开放。 16.档案展览本身就是提供 ________的现场，利用者可以从中得到较为集中和系 统的材料。 17.档案指南有全宗指南、 ________、专题指南三种。 18.________ 是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。 19.档案统计，从广义上说，包括档案 ________统计、档案管理活动统计和档案 事业统计三方面的内容。 20.借阅服务是应用面最 ________的档案信息服务方式。 二、单项选择题 ( 在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答 案的序号填在题干的括号内。每小题 1 分，共 20 分) 1.所谓馆藏建设就是对文件或档案加以 ( ) ，使之入藏于档案馆 ( 室) 的行为或过程。
绪论 一、档案管理学现状 1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程 国外 苏联 我国：20世纪20、30、40年代 1935年周连宽《县政府档案处理法》 1936年程长源《县政府档案管理法》 1938年何鲁成《档案管理与整理》 1940年龙兆佛《档案管理法》 特点：照搬照抄 3.档案管理学现状 二、学科类型、定位与特点 （一）学科类型 1.文书档案或普通档案管理学 2.科技档案管理学 3.专门档案管理学 4.综合性档案管理学 （二）学科定位 档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用学科。 （三）科特点 1.理论性和应用性的统一 2.综合性与专业性的统一 3.社会性与服务性的统一 三、在学习档案管理学时应掌握如下具体方法。 1.历史研究法 2.调查研究法 3.比较研究法 4.案例研究法 5.理论研究法 第一章档案实体管理概论 一、档案实体管理的概念 1.实体：（1）所有触之有形的实际物 （2）客观存在并可以相互区别的实物 （3）表示数据库中描述现实世界中的对象或概念 （4）真实具体的东西，第一性的东西 （5）能够独立存在，作为一切属性的基础和万物本源的东西
虚拟：（1）不一定符合事实虚拟的情况 （2）编造的 （3）由高科技技术实现的仿实物或伪实物的技术 虚拟管理：（1）网络时代公司成员分布于不同地点的管理，跨时空组织边界的实时沟通和合作，以达到资源合理配置，效益最大的目的。（宏观） （2）对虚拟团队进行协调，提高团队效益。（微观） 2.档案实体管理的内容：包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计 收集：分散到集中 整理：无序到有序、零乱到系统 鉴定：判断档案是否保存或销毁 统计：反映数量的关系 保管：目的是延长档案的寿命 2.实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理是手段，档案内容信息的开发利用是目的 二、档案实体管理原则 原则：（1）说话或行事所依据的法则或标准 （2）长期检验所整理出来的合理化现象 1.来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则 2.全宗原则 （1）全宗：一个国家机构、组织或个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类，统计单位。同一全宗的档案不能分散，不同全宗档案不 能混淆。 （2）全宗原则的理论意义：全宗原则是对客观存在的真实反映 全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系 全总原则对实践具有普遍的指导作用 全宗原则在方法上简便求实 全宗原则的理论意义：全宗原则从客观实际出发，尊重客观，尊重历史，作为档 案管理的基本方法性原则和理论基石对整个档案管理工作 具有普遍性的理论指导意义 （3）实践价值：○1维护了历史本来原貌，最大限度体现了档案的本质属性 ○2使分类方法简便易行 （4）面临的问题：○1在管理实践中难以彻底贯彻落实 ○2社会各组织之间关系界限模糊 ○3组织和个人共同活动中形成的独立性较强的档案全宗划分问题 三、档案实体管理的方法 1.方法：历史方法 逻辑方法 二者区别：○1历史方法是根据事物的客观现实存在状态及界线对事物进行直接认定性的区别与划分 ○2逻辑方法是根据事物抽象属性和特征来区别 2.实体管理中应用历史方法应注意的问题
档案：是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的直接形式的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的特点：（1）档案来源和内容的广泛性（2）档案是有价值的历史记录（3）档案的形式是多种多样的（4）档案的本质是原始记录性。 档案的作用：（一）在社会实践中的应用：1.。档案是生产建设的参考依据2。档案是政治斗争的必要工具3。档案是机关工作的考察依据4。档案是科学研究的可靠资料5。档案是宣传教育的深冬素材6。档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证（二）档案对主观认识的作用（三）档案的基本价值：1。区分的凭证作用2。档案的参考作用（四）辩证的认识档案的真实性 档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。 档案管理工作工作性质：是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。 档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护；（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。 档案管理的内容：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。 档案管理的范围：按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。 全宗：是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。 全宗群：由密切的若干全宗组成的群体
第七章档案检索工作 第一节档案检索工作的地位 一、检索工作在整个档案工作中的地位 1．检索是提供利用的先期工作 档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。 2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 二、编制档案检索工具的基本要求是 1．全，指信息存储丰富。 2．准，指检索准确。 3．快，指迅速。 4．便，指检索要方便。 三、应当注意的问题 要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。 2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。 四、排检方法 （一）分类法 以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。 优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。 （二）按作者排检法 现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。 （三）按文号排检法 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。 （四）按字序排检法 编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。 1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。 2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。 4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。 （五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。 （六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。 目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。 第三节中国档案分类法 1987年出版《中国档案分类法》第一版。 1996年出版《中国档案分类法》第二版。 《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。 第四节中国档案主题词表 1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。 1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。 《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例： Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音 人民代表大会…………[BB]……范畴号 D 人代大会……………………代项 F 地方各级人民代表大会……分项 全国人民代表大会 S 国家权力机关………………属项 会议* Z 国家机构*……………………族项 C 人民代表大会制………………参项 《中国档案主题词表》词间关系表 词间关系含义简称符号 等同关系正式主题词用项Y 非正式主题词代项 D 属分关系下位词分项 F 上位词属项S