湖南中亿佰联汽车服务有限公司综合管理中心文书档案归口管理办法
2016年7月
一、文书（档案）管理部门
公司文书档案（财务会计档案外）由综合管理中心归口管理。公司档案管理员由综合管理中心行政文员担任，负责公司档案的收集、整理、分类存档、保管和保密,并确保各类档案的齐全、完整。
二、文书档案的归档范围：
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
本公司的请示与上级机关的批复。
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
本公司反映主要职能活动的报告、总结。
本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
员工调查表等工作材料。
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。
本公司员工任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料（财务负责管理）。
公司产品研发的文件图纸材料
电子文档。
重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示；
业务开展合约文件资料等。
开展培训工作形成的文件材料
档案分类详见档案类别。
三：下列文件不需归档
(一)重份文件。
(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿、校对稿。
(三)无查考价值的事务性、临时性文件。
(四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。
(五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。
四、文书档案归档周期、归档登记
档案文件按办结以季度为依据，分部门、类别进行归档；重要、保密档案应当月递交综合管理中心归档。归档前，办理移交手续，移交人在《归档登记表》上签字登记。
五：文书档案、保管期限
(一)文书档案保管期限为永久、长期(16—20)、短期(15年以下)三类，详见各文书档案保管期限。
六：文书档案案卷质量标准
(一)文书档案组卷要求
1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。
2、归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。
3、每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
4、永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。
5、跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。
(二)文书档案案卷排列要求
1、卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。
2、卷内文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
3、归档文件由归档文件目录封面、归档文件目录及归档文件三部分构成，并应装订成册，装入卷盒，置于档案柜内保存。
(三)文书档案案卷装订要求：
1、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件应修复或托裱，字迹扩散的应复印与原件一并立卷。案卷视情况采用三孔一线、不锈钢夹方法装订。
2、归档文件目录打印两份，一套目录装订成册，另一套目录与相应的归档文件装订成册。
（四）装盒
1、卷壳以无酸纸盒或者塑料档案盒进行保管。
档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项。
2、装盒要求，归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。装盒应视文件的多少选择档案盒的厚度。
3、备考表，每一盒内的归档文件之后应放置备考表，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。
七档案借阅、保密、销毁
（一）文书档案借阅
1、公司员工如因工作需要借阅、复制本部门一般文件时，经综合管理中心同意，由档案管理员填写《档案借阅登记表》后借阅。如需借阅、复制非本部门文件、合同协议、重要技术档案等，须填写《档案借阅审批单》，经总经理同意后执行，并由档案管理员在《档案借阅登记表》上进行登记；涉及绝密及机密资料，必须经公司部门领导审核、总经理批准。档案管理员作好登记（借阅人、借阅时间、文件名称、事由及归还时间），并及时收回。复制合同协议等重要资料时，须在复印件上注明限制的用途，并加
盖公司行政公章。
2、外单位人员借阅、调阅、复制公司档案须出具介绍信、身份证和工作证，由档案管理员填写《档案借阅审批单》，经公司总经理审核签字，机密档案须经董事长批准后方可执行。
3、档案借阅者应对借阅的档案负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全。如发生丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司总经理报告，查清责任，按严重程度作出处理，对隐瞒不报者，应严肃处理。
4、档案借阅原则上应当天归还，特殊情况借阅时间不得超过3天。档案归还时，档案管理员应对借出的档案进行检查，无误后再归档。
（二）文书档案的保密工作
1、档案管理员和借阅人必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守公司机密，又积极主动提供利用。
（三）文书档案的销毁工作
1、档案的销毁，由档案管理员对确认已失去保存价值的档案清理造册，报公司分管领导、公司总经理审核批准后实施，由2人以上对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字后归档保存。
2、有下列行为之一，根据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任。
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、擅自涂改、伪造公司档案。
4、未按手续借阅、外带者或越级查阅者。
八、本制度自批准之日起执行，由综合管理中心负责解释。
附件：1、归档流程
2、档案借阅流程
3、档案借阅审批单
4、档案借阅登记表
5、归档表式样
6、归档文件目录封面式样
7、归档文件目录
8、档案盒盒脊及底边式样
9、备考表
10、文书档案保管期限表
附件1：
归档流程
附件2：
档案借阅流程
附件3：
档案借阅审批单
附件4：
档案借阅登记表
附件5：归档表式样
归档表的填写要求：
全宗号：全宗号是档案室对其接收范围内各立档单位所编的代号。
年度：是指归档文件形成与处理的年度。
保管期限：可以直接标明为“永久”、“长期”、“短期”
件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
附件7：
归档文件目录
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：是指制发文件的组织和个人，即文件的发文机关或署名者。
3.文号：是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年份和序号三个部份组成。
4.题名：文件的标题
5.日期：文件的形成时间
6.页数：以件为单位填写总页数
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
附件8：档案盒盒脊及底边式样
盒脊
底边
附件9：备考表
备考表填写要求：
1.盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件收集齐全完整的程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况，以及说明归档文件目录中备注项加“＊”的内容。
2.整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。
3.检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.日期：填写归档文件整理完毕的日期。
档案管理办法 篇1:档案管理办法 档案管理办法 第一章总则 第一条 为规范公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度，结合公司实际，制定本办法。 第二条 公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 档案工作是公司工作的组成部分，是衡量公司管理水平的一个重要尺度，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度，配合档案工作，保证档案工作的积极开展。 第二章管理机构与职责 第四条 公司档案工作由公司一名领导分管，各分公司、部室应有一名负责
人分管档案管理工作。 第五条 公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门，各分公司、部室应配合档案室工作，按规定定期移交档案，任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。 第六条 公司档案室的职责是： 一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策，规划公司档案工作； 二、制定公司档案工作规章制度，并负责贯彻落实； 三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料； 四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； 五、开展档案的开放和利用工作； 六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动； 第七条 各分公司、部室档案工作的职责是： 一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度； 二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作； 第八条 档案人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研
一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件； 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件； （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整： （1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。 （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为
4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 4.3.9 应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
湖南中亿佰联汽车服务有限公司综合管理中心文书档案归口管理办法 2016年7月 一、文书（档案）管理部门
公司文书档案（财务会计档案外）由综合管理中心归口管理。公司档案管理员由综合管理中心行政文员担任，负责公司档案的收集、整理、分类存档、保管和保密,并确保各类档案的齐全、完整。 二、文书档案的归档范围： 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司的请示与上级机关的批复。 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 员工调查表等工作材料。 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。 本公司员工任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料（财务负责管理）。 公司产品研发的文件图纸材料 电子文档。 重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示； 业务开展合约文件资料等。 开展培训工作形成的文件材料 档案分类详见档案类别。 三：下列文件不需归档 (一)重份文件。
(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿、校对稿。 (三)无查考价值的事务性、临时性文件。 (四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。 (五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。 四、文书档案归档周期、归档登记 档案文件按办结以季度为依据，分部门、类别进行归档；重要、保密档案应当月递交综合管理中心归档。归档前，办理移交手续，移交人在《归档登记表》上签字登记。 五：文书档案、保管期限 (一)文书档案保管期限为永久、长期(16—20)、短期(15年以下)三类，详见各文书档案保管期限。 六：文书档案案卷质量标准 (一)文书档案组卷要求 1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。 2、归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。 3、每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。 4、永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。 5、跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。 (二)文书档案案卷排列要求 1、卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。 2、卷内文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 归档要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
第一章总则 第一条为规范控股集团、各产业集团及下属公司文书档案的管理，依据《档案管理制度》并参照国家有关法律、法规，结合集团实际情况，特制定本办法。 第二条本办法规定了控股集团、各产业集团及下属公司的文书档案的归档管理内容、整理方法及移交程序。 第三条文书档案是指控股集团、各产业集团及下属公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料。 第二章归档管理 第四条归档范围 文书档案归档范围详见《文书档案分类、归档范围及保管期限表》（参见附件）。 第五条归档时间 1、属于文书档案归档范围的文件，应按照归档时间（每年3月底、9月底前为归档时间）及时归档，任何单位及个人不得将归档文件据为己有； 2、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致； 3、重要文件应随办随归，如产权变动产生的文件、机密文件等。 第六条归档要求 1、归档实行承办单位和承办人负责制； 2、归档文件原则上一式一份，重要文件可归档多份； 3、归档的文件应为原件。没原件的归复印件，并加盖公章； 4、归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。所使用的载体、字迹材料、装订材料，应符合档案保护要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用易生锈的金属装订材料装订文件。不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。 第七条归档手续
1、各职能部门兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文档移交清册（参见《档案管理制度》），一式两份，签字确认；各单位档案管理人员依据《文书档案归档范围与保管期限表》（参见附件），对归档文件材料及目录进行检查，核准之后，在文档移交清册上签字确认，正式接收； 2、文档移交清册一份由各单位档案管理人员归档，一份由相关职能部门兼职档案员保存。 第三章档案整理 第八条整理要求 1、整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用； 2、归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档； 3、文书档案整理以“件”为单位，具体表现形式为： (1)单份文件； (2)正本与定稿合为一件； (3)正文与附件合为一件； (4)文件处理单与正文合为一件； (5)原文与复印件合为一件； (6)转发文件与被转发文件合为一件； (7)各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件； (8)会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）； (9)编辑成册的会议材料为一件； (10)来文和复文为一件。 4、归档文件的分类采用年度—类别进行分类，不同年度的文件不放在同一卷内。即： (1)跨年度的请求与批复，放在复文年立卷； (2)没有复文的，放在请示年立卷； (3)跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；
文书档案管理办法 文书档案管理办法 一、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 （二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。 （四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。 （五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 （六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 （七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。 （八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。 二、立卷归档 （一）归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。 2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。 3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。 5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。 （三）归档时间 1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。 2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 三、档案利用 （一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。 （二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
综合办公室档案管理制度范本(通用 6 篇) 为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。 第一条各部门平时要做好文件的采集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。 第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。 第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或者针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和普通文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。 (2)长期保存。凡是在相当长期内部门需要查考的文件，划为长期保 存。长期保存为 15 年至 50 年。
(3)短期保存。凡是在较短期内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为 15 年以下。 第六条文件的组合。组合的基本作法如下： 1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等普通按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 4、工作计划、总结等文件，普通可按部门或者社团名称组合。 5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。 第七条档案袋内文件的罗列。档案袋内文件应区分不同情况进行罗列，密不可分的文件依序罗列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或者形成时间先后罗列。 第八条文件归档份数。普通归档 1 份，重要的和时常使用的文件归档 2 份或者 3 份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。 第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每一个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或者钢笔书写，字迹工整、清晰。 3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简炼通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。 第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。 第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
综合部档案管理办法 第一章总则 第一条为加强公司的档案工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。 第二条本规定中的档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。 第三条档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。 第四条行政办公室为公司文书档案的归口管理部门，负责档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作。 第二章档案类别 第五条行政类 （一）执照 （1）公司的工商登记资料、税务登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料； （2）公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料； （3）公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件。 （二）收文、发文 1、收文 （1）政府机关或行业管理部门(简称职能部门)召开的会议文件、贯彻执行的文件、重要指示及讲话、职能部门对公司各类请示事项的批复等； （2）各公司业务往来收文及收函文件；
（3）公司各部门报告、计划、总结等文件。 2、发文 （1）公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司控股、参股的项目公司、关联板块的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料； （2）公司领导办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料; （3）公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿。 （三）其他行政类文件 （1）公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等； （2）公司各类调研工作形成的文件材料； （3）公司调查处理的违纪、违规事件材料； （4）公司汇总及报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料； （5）公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料； （6）公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册； （7）公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。 第七条法律类 （1）各类投诉处理材料； （2）公司经济纠纷处理材料。 第八条合同类 1、商务类合同 公司重要的各类协议合同；公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。 2、工程类合同 公司项目工程合同。 (三)非隶属单位的文件资料 非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。 第九条工程类档案文件 （一）工程前期 1、可行性研究资料
档案管理办法 第一章总则 第一条根据档案法及其配套实施办法相关规定，本单位档案管理应遵循统一管理和归口分类相结合的基本原则，将档案的形成和积累纳入部门工作计划、纳入工作流程，纳入管理人员的岗位职责，通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研，达到规范档案管理和确保档案完整、安全、便于综合利用的目的。 第二条行政办公室负责本单位性各类档案资料的收集、整理、利用和归档管理。各部门分别负责本部门档案资料的收集、整理、利用和归档管理。 第二章档案的收集归档 第三条收集归档范围 1．文书档案：有外来文件、内部文件、法律法规、合同协议、标准化建设文件等。 2．声像实物档案：有单位以上主要负责人检查指导工作等重大活动、重大会议所拍摄的照片、录像，还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。 3．人事劳资档案：有人事合同、岗位调配、专业技术职务变动以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料，教育培训方面，有员工教育和培训的文件材料等。
4．财务管理档案：有财务管理中的各种凭证、帐簿、报告和文件等。 5．设备仪器档案：有设备仪器的说明书，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。 6．行政管理档案：有工程图纸等基础性的文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。办公用品和生活用品、物资、原材料采购、保管、出入库管理中形成的各种文件材料。通讯设备、网络资源、环境绿化等过程中所成的文件材料。 7．安全档案：安全培训、检查等工作中形成的文件材料。 8．餐饮档案：菜谱、食品出入库等餐饮工作中形成的文件材料。 9．社工档案：有咨询记录、评估记录、服务合同以及服务过程中形成的重要记录等。 10．医疗护理档案：健康档案、病历、治疗方案、护理记录、交接记录、病案档案、门诊记录、处方记录、医疗科研档案等文件材料。 11．党、工、团档案：在各项工作中形成的文件材料。 第四条收集归档时间 1．文件、人事劳资、统计、物资、安全、教育培训、行政、医疗护理等工作中形成的文件材料，由归口部门负责收集整理，在第二年第一季度完成整理归档工作。 2．工程建设资料，在工程或项目完成后，三个月内由行政管理科将档案材料整理立卷。 3．声像实物在各项活动后，各部门统一交给行政办公室整理，随时归
市政务大厅管理中心档案管理制度 市政务大厅管理中心档案管理制度 为加强政务大厅各科室和各单位窗口的档案管理，根据《档案法》的有关规定，制定本档案制度。 一、档案的管理大厅综合科负责管理大厅各科室的档案，各单位窗口负责人负责管理本单位窗口的档案，确保档案的完整性。 二、档案的收集、整理 （一）综合科应收集的档案包括大厅的文书档案、业务档案、声像档案和荣誉实物档案等； （二）各单位窗口应收集的档案主要是业务档案和荣誉实物档案； （三）大厅各科室在每年的3月底前，应将上年度文件材料立卷归档，移交综合科；各单位窗口在每季度初将上季度文件材料立卷归档，移交本单位； （四）各科室负责人和各单位窗口负责人应做好档案的分类、除尘滤布登记、编号等工作。 三、档案的保管和统计 （一）做好各类档案的管理工作，同时做好档案的保密工作，确保档案安全； （二）档案管理人员要定期检查档案的完好程度，做好日常检查记录，对具有永久和长期保存价值的档案，如发现破损或变质，要及时修补，复制和更换； （三）做好档案的登记统计工作，对档案的接收、保存、变化、压滤机滤布厂家查阅、利用和移交等要逐项进行统计、填表登记； （四）保持资料柜的清洁卫生，资料柜禁止存放与工作无关的个人物
品； （五）档案管理人员调动时，要办好交接手续。四、档案的查阅和利用 （一）他人查阅档案时，须经相关科室负责人、窗口负责人同意，方可查阅，涉及密件或其他重要档案，须经上级领导同意后方可查阅； （二）查阅档案时，不得在档案上圈点、划道、折叠、要保持档案的清洁干净； （三）需要复制的文件，须经相关领导同意后方可复制； （四）档案使用后应及时返还，借阅时间一般不超过一天。五、档案的保密 （一）档案管理人员要忠于职守，自觉遵守有关保密制度的规定，确保档案安全保密； （二）严格档案管理制度，未经领导批准，不得私自查阅档案、复制档案资料，不得擅自向他人提供、抄录、公布档案资料。 附送： 市政务大厅管理中心物品采购制度 市政务大厅管理中心物品采购制度 第一章总则第一条为了规范政务大厅采购行为，加强财政支出管理，提高财政资金使用效益，根据上级要求，结合大厅实际，制定本制度。第二条政务大厅采购坚持公开、公平、公正、节约的原则，促进和保障有关法律、法规和规章制度的贯彻落实。第三条政务大厅每年初编制本单位采购计划，经大厅领导审批后，上报市财政局。第二章政务大厅采购项目及资
文书档案整理及管理方法 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。 一、文书档案管理基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。 二、文书档案管理基本概念 （一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、文书档案管理整理方法
（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位 的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发 文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专 业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验 材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中 形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号） 的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位 应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材
文书档案归档范围及保管期限管理规定(总17页) 本页仅作为文档封面，使用时可以删除 This document is for reference only-rar21year.March
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 归档要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。
附件4: 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1总则 1.1目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 22案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4归档（filing ） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3基本规定 3.1职责 3.1.1档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8 号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10 年、30 年。 4技术内容 4.1归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2归档文件材料的来源 4.2.1内部形成的文件材料。 4.2.2执行、办理的外来文件材料。 4.2.3所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3归档要求 4.3.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
文书档案管理办法
文书档案管理办法（试行） 第一章总则 第一条为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。 第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。 由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。 公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。 第二章归档范围 第三条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。 第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。
资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料； 24、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）； 25、公司领导值班记录。 （三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料： 1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件； 2、代表公司对外进行的各项工作材料； 3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料； 4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料； 5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料； 6、其他需要长期保存的文书资料。 （四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。 1、与相关单位之间往来的通知、信函； 2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等； 3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。 第五条音像档案包括： （一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。 （二）反映公司概貌的音像资料； （三）公司召开重要会议形成的音像资料； （四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料； （五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料； （六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料； （七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；
文书档案管理细则（精选16篇） 文书档案管理细则篇1 为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则. 一、文书档案管理体制 1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度. 2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作. 二、文书档案管理职责 1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全. 2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案. 3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作. 4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务. 5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案. 三、文书档案兼职档案员职责 1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法. 2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管. 3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度. 4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.
四、文件材料的收集和归档 1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理. 2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档. 3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室. 五、文书档案的归档范围和保管期限 1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围. 2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下. 3.确定档案保管期限的原则: 3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料. 3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料. 3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料. 3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六
（档案管理）文书档案归档制度
西北有色地质勘查局七一七总队 《文书档案归档制度》 第一章总则 第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。 第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。 第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章归档范围 第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证
价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。 第五条归档范围详细如下： 一、收发文件 1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。这些文件来自三级行文机关。 （1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。 （2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。 （3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档