公司文控中心管理制度
一、概述
公司文控中心是公司重要的管理机构，负责统一管理公司各部门的文件和资料，保证公司的文件管理规范、有序，并确保文件的完整性、真实性和安全性，以提高公司的工作效率和信息管理水平。
二、组织架构
公司文控中心由一名主管和若干名文控人员组成。主管负责整体协调和管理工作，保证文控中心的正常运转。文控人员负责具体的文件管理工作，包括文件的归档、记录、检索等。
三、文件管理流程
1.文件的发文
（1）发文申请：各部门车间需要发文时，必须填写发文申请表，并经上级主管批准后提交给文控中心。
（2）发文登记：文控人员在收到发文申请后需要对其进行登记，包括文号、发文日期、标题等信息，并为该文件分配一个唯一的编号。
（3）文件起草：发文申请获得批准后，各部门车间需要起草正式的文件，包括文件的正文和附件等内容，并确保文件的准确性和完整性。
（4）主管审定：文件起草完成后，需要经主管审定，并签署批准意见。
（5）文件复印：通过复印机将待发的文件复制多份，其中一份作为正本发出，其余为副本。
（6）文件装订：文控人员将正本和副本依次装订在文件夹中，加盖公司公章，并在文件夹上标明文件号和发文日期等信息，然后将其交给发文人员。
（7）发文登记更新：文控人员要及时更新发文登记信息，并将文件的电子版本存储在服务器上。
2.文件的收文
（1）收文登记：文控人员负责收到文件后及时登记，并为其分配一个唯一的编号。
（2）文件整理：文控人员按照文件的种类、日期等进行分类和整理，并将其归档到相应的文件柜中。
（3）文件归档：文控人员将整理好的文件装箱、编号，并存放到文件库中，确保文件的安全和完整。
（4）收文通知：文控人员需要通知收文人员文件的到达，并通知其前来领取文件。
（5）文件借阅：使用人员如需要借阅文件，必须填写借阅申请，并经上级主管批准后方可取走，同时文控人员要记录相关信息。
（6）文件检索：使用人员需要查找文件时，可以向文控中心提出申请，并提供文件的相关信息，文控人员根据信息进行检索。
四、文件管理原则
1.减少纸质文件：鼓励使用电子文件，减少纸质文件的生成和存储。
2.文件的保密：对涉密文件要严格保密，确保文件不被非授权人员获取。
3.权限管理：不同级别的员工有不同的文件管理权限，确保文件的安全性和完整性。
4.备份和存储：对重要的电子文件要及时进行备份，并存储在安全可靠的服务器上。
5.定期清理：定期清理文件柜和服务器中不再需要的文件，确保文件管理系统的有效性和高效性。
五、文件管理的责任
1.主管：负责指导和监督文控中心的日常工作，并协调各部门的文件管理工作。
2.文控人员：负责具体的文件管理工作，包括文件的归档、记录、检索等。
3.使用人员：负责合理使用公司的文件管理系统，并确保文件的安全和保密。
六、制度的执行与监督
公司文控中心制度必须得到全体员工的认可和遵守，并经过公司领导层的监督和检查。对于违反制度的行为，将给予相应的纪律处分。
七、总结
公司文控中心管理制度的建立和执行对于公司的日常运作具有重要的意义，能够保证文件管理的规范和有序，提高工作效率和信息管理水平，同时也能提高公司的运营效益和竞争力。为此，公司应该重视文控中心的建设和管理，并不断完善制度和流程，以适应公司发展的需要。
附件二 文控中心管理办法 第一章总则 一、目的： 为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 二、资料范围 公司资料范围确定为： a)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； b)公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； c)财务、会计及其管理方面的文件材料； d)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； e)经营管理方面的文件材料； f)生产技术管理方面的文件材料； g)产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料； h)仪器、设备方面的文件材料； i)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； j)科研、技术引进、转让方面的材料； k)教育培训方面的文件材料； l)信息、情报方面的文件材料； m)其他具有利用和保存价值的文件材料。 n)决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料： a)照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）； b)影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）； c)录音文件资料（含唱片、录音带）； d)录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。 三、义务
公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制 由文控中心负责质量管理体系的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作，由管理者代表直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、职责 文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： 1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。 4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章文件材料的管理工作 六、文件资料材料的收集： 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。 2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 七、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。 2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。 2.1 大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。
文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。 1 管理原则 1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。 1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。 1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。 2 发文基本要求 2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。 2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。 3 发文管理 3.1文件管理业务流程分为收文和发文。 3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序； 3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。 3.2发文程序与要求 拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。 3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2） ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 3.2.2 审核/复核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。 3.2.3会签 需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。 3.2.4签批 文稿经审核、会签后,经相关领导签批。 ①涉及战略规划、销售政策、品牌定位、员工福利、员工手册等关键文件由董事长签批；
公司文控中心管理办法文档 Document of management measures of document contr ol center of the company
公司文控中心管理办法文档 小泰温馨提示：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳 动管理的规则和制度的总和。本文档根据规则制度书写要求展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调 整修改及打印。 一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 公司建档范围确定为： 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情
况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。 三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应 承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办 负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
公司文控中心管理制度 一、概述 公司文控中心是公司重要的管理机构，负责统一管理公司各部门的文件和资料，保证公司的文件管理规范、有序，并确保文件的完整性、真实性和安全性，以提高公司的工作效率和信息管理水平。 二、组织架构 公司文控中心由一名主管和若干名文控人员组成。主管负责整体协调和管理工作，保证文控中心的正常运转。文控人员负责具体的文件管理工作，包括文件的归档、记录、检索等。 三、文件管理流程 1.文件的发文 （1）发文申请：各部门车间需要发文时，必须填写发文申请表，并经上级主管批准后提交给文控中心。 （2）发文登记：文控人员在收到发文申请后需要对其进行登记，包括文号、发文日期、标题等信息，并为该文件分配一个唯一的编号。 （3）文件起草：发文申请获得批准后，各部门车间需要起草正式的文件，包括文件的正文和附件等内容，并确保文件的准确性和完整性。 （4）主管审定：文件起草完成后，需要经主管审定，并签署批准意见。
（5）文件复印：通过复印机将待发的文件复制多份，其中一份作为正本发出，其余为副本。 （6）文件装订：文控人员将正本和副本依次装订在文件夹中，加盖公司公章，并在文件夹上标明文件号和发文日期等信息，然后将其交给发文人员。 （7）发文登记更新：文控人员要及时更新发文登记信息，并将文件的电子版本存储在服务器上。 2.文件的收文 （1）收文登记：文控人员负责收到文件后及时登记，并为其分配一个唯一的编号。 （2）文件整理：文控人员按照文件的种类、日期等进行分类和整理，并将其归档到相应的文件柜中。 （3）文件归档：文控人员将整理好的文件装箱、编号，并存放到文件库中，确保文件的安全和完整。 （4）收文通知：文控人员需要通知收文人员文件的到达，并通知其前来领取文件。 （5）文件借阅：使用人员如需要借阅文件，必须填写借阅申请，并经上级主管批准后方可取走，同时文控人员要记录相关信息。 （6）文件检索：使用人员需要查找文件时，可以向文控中心提出申请，并提供文件的相关信息，文控人员根据信息进行检索。
文控中心管理制度范文 文控中心管理制度范文 第一章总则 第一条【法律依据】 文控中心管理制度是依据国家相关法律法规和公司内部规章制度制定的，以规范文控中心的运行和管理。 第二条【适用范围】 本管理制度适用于公司文控中心的运行和管理工作。 第三条【管理原则】 文控中心的管理原则是：科学规范、公正公平、高效便捷、服务至上。 第四条【任务和职责】 文控中心的主要任务是组织和协调公司内部的文控工作，确保信息的准确、及时和安全传输，保护公司的知识产权，提高工作效率和管理水平。文控中心的具体职责包括： 1. 编制和落实文控中心运营计划； 2. 组织并负责公司内部的文控工作； 3. 管理和维护公司内部的电子文档和知识库； 4. 提供文控服务和技术支持； 5. 合理配置和管理文控中心的设备和资源； 6. 定期开展文控中心业务检查和评估。
第二章组织机构和人员 第五条【组织机构】 文控中心的组织机构包括主任（或负责人）、副主任（或副负责人）和相关部门。 第六条【岗位设置】 文控中心的岗位设置根据工作需要确定，包括但不限于：文控专员、档案专员、资料管理员等。 第七条【人员要求】 文控中心相关人员要求具备以下能力和素质： 1. 具备较强的沟通和协调能力； 2. 具备良好的团队合作精神和责任心； 3. 具备较强的数据分析和问题解决能力； 4. 具备相关项目管理和文档管理经验者优先。 第三章工作流程和程序 第八条【工作流程管理】 文控中心根据公司的业务特点和流程，制定并落实相应的工作流程和管理程序，确保文控工作的科学与规范。 第九条【文档管理】 文控中心应建立健全的文档管理制度，包括但不限于： 1. 文档编制、审批、发布和废止的流程和程序； 2. 文档归档和保管的规定；
公司文控管理制度 一、制度目的 为规范公司的文档管理流程，提高办公效率，确保文档的可控性和信息安全，特订立本文控管理制度。 二、适用范围 本制度适用于公司全部员工，包含各职能部门、分支机构及全体员工。 三、定义和缩写 1.文控：指公司对文档进行管理掌控的工作。 2.文档：指公司内部和外部所产生的、以书面或电子形式记录的各类文 件、合同、报告、备忘录等。 四、文档分类和管理 1.依据文档的性质、作用和文件等级，将文档分为以下几个类别： a.紧要文档：包含合同、计划、决策文件等，对公司运营和发展 具有紧要影响的文档。 b.一般文档：包含会议纪要、备忘录、报告等，对日常工作起到 引导和记录作用的文档。 c.非必需文档：包含废弃的文档、过时的文档等。 2.公司文控部门负责对各类文档进行管理，实在职责包含： a.订立文档管理流程和规范，确保文档的正确性和完整性。 b.设计和维护文档管理系统，实现文档的快速查阅和共享。 c.定期进行文档归档和备份，确保文档的安全性和可恢复性。 d.追踪和审核各部门文档的编写和更新情况，及时发现并矫正问 题。 3.各部门负责人和员工在日常工作中应遵守以下文档管理原则： a.严格依照公司规定的文档命名规范进行命名，确保文档有序排 列。
b.保证文档的真实、准确和及时性，在文档中标明版本号和修订 日期。 c.在文档编写和更新过程中，及时向文控部门汇报和提交。 d.使用公司统一供应的文档模板，并依照模板要求进行填写和整 理。 e.禁止私自删除、窜改、复制或外传公司文档，若需处理涉及机 密信息的文档，应严格依照公司安全管理制度操作。 五、文档审批流程和考核标准 1.文档审批流程包含以下几个环节： a.提交文档：文档编写完毕后，提交给所属部门负责人批阅。 b.部门批阅和看法反馈：部门负责人对文档进行批阅，并提出修 改看法或建议。 c.修订文档：依据批阅看法，修订文档并重新提交给部门负责人。 d.部门负责人审批：部门负责人对修订后的文档进行最终审批。 e.文控部门归档：文控部门将已审批通过的文档进行归档，并及 时更新文档管理系统。 2.文档审批的考核标准如下： a.提交及时性：文档提交应在规定时间内完成，耽搁时间不超出 24小时。 b.完整准确性：文档必需完整、准确无误，各项内容齐全，符合 规范要求。 c.审批及时性：部门负责人应在规定时间内完成对文档的审查和 审批，并及时向文控部门反馈。 d.更新及时性：部门负责人应及时将修订后的文档反馈给文控部 门，确保文档的最新版本得以更新。 六、文档安全和保密措施 1.文档安全措施应包含以下几个方面：
公司文控中心资料管理规章制度 一、制度目的 公司文控中心是管理和维护公司各类资料的部门，为了规范资料管理工作，保证资料的准确性、完整性和安全性，特制定本规章制度。 二、适用范围 本制度适用于公司文控中心的工作人员。 三、资料的定义 1. 资料是指公司在业务运营过程中产生并记录下来的各类信息，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录、会议纪要等。 2. 资料分为纸质资料和电子资料。 四、资料管理职责 1. 管理纸质资料的存放、整理和归档工作。 2. 管理电子资料的存储、备份和安全控制工作。 3. 维护资料管理系统的正常运行。 4. 提供相关资料查询和借阅服务。 五、资料管理流程 1. 纸质资料管理流程 a. 接收资料：接收各部门提交的纸质资料，并进行登记和编号。 b. 分类归档：按照公司规定的分类标准将资料进行分类，然后进行整理和归档。
c. 存放管理：将归档好的资料进行标识并存放在指定的存放地点。 d. 借阅归还：负责资料借阅申请的受理、审核和归还的工作。 e. 销毁处置：按照规定的期限和程序进行无效资料销毁的工作。 2. 电子资料管理流程 a. 存储架构：设计和建立公司电子资料的存储架构，包括目录分类和文件命名规则。 b. 存储备份：定期对重要的电子资料进行备份，并妥善保存备份文件。 c. 安全控制：对电子资料进行权限控制和备份数据的加密，防止未经授权的访问和篡改。 d. 查询检索：为公司员工提供方便的电子资料查询和检索服务。 e. 定期检查：定期检查电子资料存储设备是否正常运行，并及时进行维修和更新。 六、资料使用规定 1. 员工在使用公司资料时，必须遵循保密原则，不得泄露公司的商业秘密和重要信息。 2. 员工不得将公司资料用于个人或非法目的，一旦发现违反规定的行为，将追究其法律责任。
文控管理制度 文控管理制度是企业进行文件和数据管理的一种制度，通过对文件和数据进行规范、分类、存储、检索和处置等一系列管理措施，保证企业信息的有序、安全和高效。 一、文件管理 1. 文件分类：将企业文件进行分类，如合同、报销、人事档案等，每个分类下设立相应的文件夹或存储空间。 2. 文件编号：对每个文件进行编号，方便查找和归档。 3. 文件存储：将文件存储于指定位置，如文件柜、服务器或云存储等，确保文件的完整和安全。 4. 文件归档：对旧文件进行归档，将其转移到备用存储空间，减少工作区域的占用，同时保留有用的历史文件。 5. 文件检索：制定文件检索规则，如按文件名、日期、关键词等进行检索，提高查找效率。 二、数据管理 1. 数据分类：将企业数据按不同领域或功能进行分类，如销售数据、财务数据、人力资源数据等，每个分类下设立相应的数据库或文件夹。 2. 数据备份：定期对重要数据进行备份，并保存在不同位置，确保数据安全，防止意外丢失。 3. 数据权限管理：设置不同用户的数据访问权限，保护数据的安全和隐私。 4. 数据共享：对需要共享的数据进行设置，以便不同部门之间能够方便地共享和获取数据。 5. 数据清理：定期清理无用或过期数据，保持数据库的整洁和
高效。 6. 数据分析：利用数据分析工具对数据进行分析和挖掘，提供决策依据和业务洞察。 三、文控管理措施 1. 制定文控管理制度：明确文控的目标、职责和流程，确保文控工作的顺利进行。 2. 文控培训：对文控人员进行培训，提高其文件和数据管理能力，确保其熟悉文控流程和工具。 3. 文控监督和考核：对文控工作进行监督和考核，及时发现问题并进行改进，保证文控制度的执行效果。 4. 文控沟通协作：与各部门进行有效沟通和协调，确保文控工作与各部门工作的协调一致。 5. 文控技术支持：使用先进的文控管理工具和技术，提供必要的技术支持，提高文控工作的效率和质量。 以上是文控管理制度的一些主要内容，通过建立和执行文控管理制度，可以提高文件和数据管理的规范性、可控性和安全性，为企业提供良好的信息管理环境。
文控管理制度 一、背景介绍 文控（文档控制）是指对企业或组织内部的各类文件、资料进行管 理和控制的一种管理制度。文控管理制度的目的是确保文档的准确性、一致性、及时性和可追溯性，有效保障信息的安全性和可靠性。 二、文控管理的原则 1. 一致性原则 在文控管理制度中，要求文档的内容、格式和版本必须保持一致， 以确保人员对信息的理解和应用的准确性。 2. 可追溯性原则 每一份文档都应该有明确的文档编号和版本信息，并记录文档的变 更历史。实施文控管理的目的在于在发现问题后能够进行追溯和分析。 3. 完整性原则 对于涉及安全和保密的文档，在流转过程中要加以保护，通过安全 措施保证文件的安全和完整性。 4. 及时性原则 要求文档的流转和处理过程必须及时完成，以确保信息的及时传递 和更新。 5. 统筹规划原则
文控管理制度需要统筹安排和规划，协调各部门之间的协作，并将其与公司整体管理体系相衔接。 三、文控管理制度的要求 1. 文档的管理 文控管理制度要求对各类文档进行统一管理，包括文档的创建、流转、存档和销毁。每份文档都应有编号，确保每一份文档都能够被正确识别和跟踪。 2. 文档的审查与批准 在文档创建之后，应有相应的审查和批准流程，确保文档的准确性和可靠性。审查过程中，要关注文档的内部逻辑、信息的完整性以及和其他文档的一致性。 3. 文档的流转和控制 文档的流转过程中应有明确的流转路径和控制权限，确保文档的送达和处理过程可追溯和监控。 4. 变更管理 文档在使用过程中可能存在需要修订和修改的情况，所以变更管理是文控管理制度的重要一环。变更管理应有明确的流程和责任人，确保变更的合理性和及时性。 5. 存档和保密
公司文控中心管理制度 一、总则 本管理制度的制定目的是为了规范公司文控中心的管理制度，确保文件的管理和控制能够有效进行，以提高工作效率、降低风险和提升公司形象。所有相关人员都应遵守本制度的规定。 二、组织架构 1.公司文控中心设有正职和副职，由人力资源部门负责人担任主管，下设若干文控员。 2.文控员负责日常文件管理工作，包括文件整理、归档、借阅、销毁等。 3.公司文控中心的工作人员应具备较高的责任心和保密意识，对文件信息的保密是其首要职责。 三、文件管理流程 2.文件审批：所有文件在编制完成后，应进行审批流程，包括上级领导或相关部门的审批。 4.文件传阅：在需要通知相关人员阅读的文件上，应注明抄送范围，并将文件传阅给相关人员，确保他们能够及时了解内容。 5.文件存档：文件在发布后，应交由文控员进行存档工作，将文件按照编号和日期整理归档，并进行电子备份。 6.文件借阅：公司员工如有需要查阅一些文件，应填写借阅申请并向文控员提交，文控员审核通过后，可以借阅文件，并在规定时间内归还。
7.文件销毁：凡是过期的文件或者不再需要的文件，应由文控员负责 进行销毁，确保文件的安全性。 四、责任与监督 1.正职负责对文控中心的工作进行监督和指导，并对工作进行评估。 2.副职负责协助主管完成各项工作，替代主管处理一些紧急事务。 3.文控员负责具体的文件管理工作，包括文件的整理、归档、借阅等。 4.相关部门需配合文控中心的工作，如人力资源部门要及时提供职工 档案等相关资料。 5.公司领导对文控中心的工作进行监督和检查，确保文件管理工作的 质量和效率。 五、制度执行与改进 1.公司各部门的人员应严格按照管理制度的要求进行文件的管理和控制，不得私自存储、销毁或篡改文件。 2.文控中心应定期对文件进行检查和维护工作，确保文件的完整性和 可读性。 3.如果发现文件管理制度存在问题或者需要改进的地方，应及时向上 级报告，并进行相应的修订和完善。 4.公司应定期对文控中心的工作进行评估，确保制度的有效执行和改 进的落实。 六、附则
文控中心管理制度 1. 总则 1.1. 本制度旨在规范企业文控中心的管理工作，确保文控业务的高效运作和信 息管理的有序进行。 1.2. 本制度适用于企业内全部相关文控中心的工作人员，包含但不限于文档管理、文件传递等。 1.3. 文控中心的管理应遵从法律法规，遵守公司规章制度，坚持公平、公正、 公开的原则。 1.4. 本规章制度将分为六个章节，涵盖文控中心的职责、管理流程、考核标准 等方面。 2. 文控中心职责 2.1. 文控中心负责订立和完满文控管理制度，保障企业内部文档的审批、存储、调取、销毁等工作。 2.2. 文控中心负责进行文档管理培训，确保全体员工了解并遵守文控管理制度。 2.3. 文控中心负责对企业内各部门的文档进行收集、整理和归档，确保文档的 存储和调取的便捷性。 2.4. 文控中心负责监督并帮助企业内各部门执行文控管理制度，发现问题及时 进行处理和跟踪。 2.5. 文控中心负责定期进行文控工作的绩效考核，并提出改进建议以不绝提升 工作效率和质量。 3. 文控流程管理 3.1. 文控中心应依照订立的文控管理制度，建立文档生命周期管理体系，包含 文档的编写、审批、发布、存储、调取和销毁等环节。 3.2. 各部门在编写文档时，应依照规定格式填写文档元数据，并提交给文控中 心进行审批。 3.3. 文控中心应依据文档的紧要性和紧急程度，及时进行审批并予以反馈。审 批流程应明确、简洁，并做好相应的记录。 3.4. 审批通过的文档应当在规定的时间内进行发布，并及时通知相关部门。
3.5. 文控中心应建立完满的文档存储系统，确保文档的安全性和可靠性。文档 存储系统应定期进行备份，并进行权限管理，确保文档的保密性。 3.6. 文控中心应依据不同部门的需求，及时供应文件调取服务，并保证调取过 程的及时性和准确性。 3.7. 文控中心应定期对已经归档的文档进行审查和更新，确保文档的及时性和 有效性。 4. 文控中心考核标准 4.1. 文控中心工作人员应依照规章制度履行职责，认真工作，进取创新。 4.2. 文控中心工作人员的工作表现将依据以下标准进行考核：—文档审批效率：确保审批流程简洁、高效，并及时予以反馈。—文档发布准确性：保证发布的文 档内容准确无误，符合公司规定。—文档存储和调取服务：确保文档存储系统安 全稳定，供应及时准确的文档调取服务。—文控工作绩效：依据工作考核指标， 准确评估文控工作人员的绩效水平。 4.3. 考核结果将用于评估文控工作人员的个人职业发展和薪酬激励，对考核结 果不满意的员工可提出申诉。 5. 管理标准 5.1. 文控中心应建立健全各项管理制度，包含但不限于文档管理制度、文档审 批制度、文档发布制度等。 5.2. 文控中心应组织开展定期培训，确保全体工作人员了解并遵守相关管理制度。 5.3. 文控中心应建立健全的档案管理制度，确保文档的有序存储、调取和防灾 防损。 5.4. 文控中心应定期开展工作风险评估和内部审计，及时发现并改正潜在问题。 5.5. 文控中心应建立沟通渠道，与各部门保持良好的沟通和合作，共同提高文 控工作质量和效率。 6. 附则 6.1. 本制度的修订和解释权归企业职能部门全部，并经相关部门批准后方可生效。 6.2. 如有特殊情况需要调整文控中心的管理流程或标准，应提前评估和沟通， 并及时通知相关人员。
公司文控管理制度 第一章总则 第一条为了加强公司内部文控管理，优化信息传递和沟通，规范文件和资料的使用和归档，提高工作效率和质量，公司特订立本制度。 第二条本制度适用于公司全部部门和员工，并严格依照制度执行。 第三条公司文控管理旨在保证文件和资料的正常运作、传递和归档，确保信息的准确性和安全性。 第二章文件的创建和使用 第四条文件的创建应遵从以下原则： 1.文件名称应准确、明确，能反映文件的内容和目的； 2.文件格式应规范，可读性好，便于保管和传递； 3.文件内容应真实、准确，符合公司的政策和标准； 4.文件应由责任人依照规定流程创建，并注明文件的版本号和生效日期； 5.文件创建后，应及时向相关部门和人员进行通知或发送。 第五条文件的使用应遵从以下规定： 1.使用文件时，应首先核对文件的版本和生效日期，确保使用最新版本 的文件； 2.在文件中进行修改或添加时，应依照格式要求，清楚明确地表达意思， 并注明修改人和修改日期； 3.文件使用过程中，应注意保密和权限的掌控，不得擅自更改、删除或 泄露文件内容； 4.文件的使用过程中，如有发现问题或需要修改的地方，应及时向责任 人或相关部门提出。 第六条文件的储存和归档应遵从以下原则： 1.依据文件的紧要性和使用频率，设立合适的分类和存储方式； 2.文件的储存应定期进行备份，以防止数据丢失或意外损坏； 3.归档的文件应依照肯定的次序和标准进行整理，并在文件上注明归档 日期和存放位置； 4.文件的归档应有特地的部门负责，确保归档的完整性和可查性；
5.归档文件的借阅应依照规定程序进行，记录借阅人和借阅日期，并及 时归还。 第三章文件的传递和流转 第七条文件的传递和流转应遵从以下规定： 1.文件的传递应依照肯定的流程和规定进行，确保传递的准确性和完整 性； 2.传递文件时，应妥当包装、标记和记录，防止误传或遗失； 3.文件的传递和流转记录应认真、准确，包含发送方、接收方、传递日 期等信息； 4.文件的传递和流转过程中，相关责任人应及时跟踪和反馈进展情况， 确保及时完成任务； 5.文件的接收方应在收到文件后进行确认，并妥当保管和储存。 第四章文控管理的考核 第八条公司将对文控管理工作进行定期考核，评估各部门和员工的表现和工作质量。 第九条文控管理工作的考核标准如下： 1.文件的创建和使用是否依照制度要求进行； 2.文档传递和流转的准确性和及时性； 3.文件的储存和归档是否规范和完整； 4.文控工作的协调和沟通本领； 5.对问题和看法的处理本领； 6.工作中的创新和改进本领。
文控中心管理制度模板 第一章总则 第一条目的和依据 本制度旨在规范企业文控中心的管理工作，提高文控工作效率和质量。根据相 关法律法规以及公司内部管理要求制定。 第二条适用范围 本制度适用于企业文控中心的所有工作人员，包括但不限于文控中心主任、文 控专员、档案管理员等。 第三条主要职责 企业文控中心的主要职责包括但不限于文档管理、档案管理、信息发布和传递等。 第二章文档管理 第四条文档分类 所有进入文控中心的文档，应根据其性质和用途进行分类，包括但不限于公文、合同、报告、文件等。文档管理人员负责对文档进行归类，并建立相应的档案编号和索引。 第五条文档录入 文档管理人员负责对新收到的文档进行录入，包括但不限于文档的编号、日期、标题、发文单位、收文单位等信息。确保文档信息的准确和完整，并进行备份存档。 第六条文档审核 文档管理人员应对新录入的文档进行审核，包括但不限于文档的合规性、格式 规范性和内容真实性等。审核不合格的文档应予以退回或追加修改。 第七条文档借阅 除文档管理人员外，其他工作人员若需借阅文档，应填写文档借阅申请单，并 经主管领导审批，确保借阅文档的合理性和必要性。
第八条文档销毁 文档管理人员应根据相关规定对过期、废弃和不再使用的文档进行销毁，并进 行相应的记录和备份存档。 第三章档案管理 第九条档案归档 档案管理员负责对文控中心的档案进行归档，确保档案的整齐有序和易于查找。归档应按照档案分类和编号进行，每个档案应有相应的档案袋或盒，并标注档案编号、日期和名称。 第十条档案检索 工作人员需要查阅档案时，应填写档案借阅申请单，并经主管领导审批。档案 管理员应根据申请单提供相应档案，并在申请人归还后将档案归还原位。 第十一条档案移交 在档案整理、调整或移交工作中，档案管理员应按照规定的流程，填写档案移 交单，并经主管领导审批，确保档案的顺利流转。 第十二条档案保管 档案管理员应负责对文控中心的档案进行保管，包括但不限于定期检查档案的 完整性、防潮防火防虫等措施的落实，确保档案的安全和可靠。 第四章信息发布和传递 第十三条信息发布 文控中心负责向内部员工发布重要的信息和文件，确保信息的及时和准确传达。信息发布人员应制作信息发布通知、公告、邮件等形式，并按照规定的渠道和时间进行发布。 第十四条管理标准 1.文控中心应建立健全的文档管理制度和档案管理制度，并确保全体员 工理解并遵守相关规定。 2.文档管理人员和档案管理员应具备相关专业知识和技能，并定期接受 培训，提高管理水平。 3.文档管理人员和档案管理员应保护文档和档案的机密性，不得泄露、 篡改或私自使用。
公司文控管理制度 公司文控管理制度 1.目的 为确保公司有效动作，对企业进行科学管理，规范公司发放有关质量、管理、业务合同等文件的格式和内容，确保其规范性和协调性，特制定本制度。 2．依据及适用范围 适用于公司发放的有关质量、管理、业务、合同其他方面的文件的编写、审批、检查、修订、实施全过程。 3．定义 3.1质量文件：指企业为 3.2管理文件：指为规范企业管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、流程、组织机构、规定、规范、办法、程序、红头文件、表单等。 3.3业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。 4.程序 4.1编写要求： 4.1.1 各类文件的所有规定应于公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互统一。 4..2.2 文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简
单扼要”，实现文件的一致性，不能有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。 4.3工作流程 提出文件编写计划———草拟文件———部门审定-----相关部门协调会-----权限负责人审批-----制作打印———指示使用 5.职责分工 5.1总经办负责本文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。各主管部门及业务项目部门负责协助在部门内部进行文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。 5.2总经办负责对管理平台文件的行政检查工作。 6.文件编码规定 6.1各部门发放的每一份文件只允许有唯一的一个编码。 6.2文件编码说明 文件流水号 部门代码 文件类别代码 公司代码 6.2.1公司编码定为ET，分取公司英文名称前两个字母。
详见下表： 6.1.4文件流水号从001起连续往下待续编写（合同文件除外）。 6.1.5合同文件流水号为年度及月份。 6.1.6 合同文件保密级别：保密用Y表示，非密级用N 表示：绝密用TS表示，机密用CS 表示，秘密用PS表示。 6.2文件的标准书写格式 6.3 管理平台文件的运行 6.3.1所有文件需要经过部门拟稿，按标准规范进行汇编，经相关审批权限进行审批，经批准后由文件规定的日期起生效； 6.3.2 所有管理文件必须抄送一份经总经办，以便存档。 7．附则 7.1 本制度经总经理批准，自2022年*年*月起实施，凡之前发布的与此冲突的以此为准。 7.2本制度执行情况每年检查考核两次。
公司文控中心资料管理规章制度 第一章总则 第一条为规范公司文控中心资料管理工作，保障公司知识资产的完整 性和安全性，提高资料利用效率，特制定本规章制度。 第二条本规章制度适用于公司内所有部门和员工对文控中心资料的管 理和使用工作。 第三条公司文控中心负责公司各类资料的收集、整理、存储、保管、 查询、利用和销毁工作。文控中心员工应具备一定的资料管理和操作能力，严守保密制度，保障资料安全。 第二章资料管理的基本原则 第四条资料管理的基本原则包括：合规性、完整性、保密性、可追溯性。 1.合规性：公司在资料收集、整理、存储、保管、查询、利用和销毁 工作中应遵守法律法规和公司规定，确保资料的合法性和合规性。 2.完整性：公司资料管理应保证所有相关资料的信息完整和准确，禁 止销毁重要资料和数据。 3.保密性：公司对涉及商业秘密、客户隐私、公司内部管理等敏感信 息的资料，应采取严格的保密措施，加强权限管理，防止泄露和不当使用。 第三章资料分类管理 第五条公司应对所有资料进行分类管理，并根据不同的分类制定相应 的管理措施。
1.核心资料：指公司的商业计划、战略规划、市场调研和竞争情报等重要资料，由专门的人员负责收集、整理、存储和保管，禁止外传。 2.运营资料：指公司各部门的工作报告、会议纪要、部门运营及进展情况等资料，由各部门负责人负责管理，存档期限为一年。 3.行政资料：指公司的合同、协议、法律文书和档案等资料，由行政部门负责管理，存档期限为法定时限。 4.人事资料：指员工的合同、档案、考勤和薪酬等资料，由人力资源部门负责管理，存档期限为员工离职后的五年。 第六条所有资料应按照一定的规则进行编目、分类、编号和标识，方便查询和利用。 第七条资料管理和存档时间应符合法律法规和公司规定，超过存档期限的资料应进行归档或销毁。 第四章资料使用和查询管理 第八条公司应建立完善的资料查询系统，员工可以通过系统查询所需资料的位置和存取权限。 第九条资料的使用需经过相应的授权和记录，并严禁擅自复制、拷贝和使用他人资料。 第十条员工在使用资料过程中应遵守保密制度，不得向外部机构和个人透露和提供公司资料。 第十一条资料的外借和调取应经上级主管批准，并填写相应的借阅记录。
公司文控中心管理办法 1. 引言 本文档旨在规范和管理公司文控中心的运作和管理，确保 公司各类文档的准确、完整和及时性，提高工作效率和信息管理水平。 2. 文控中心职责 公司文控中心是负责管理和控制公司各类文档的部门，其 职责包括但不限于： •制定和完善公司文控制度和管理办法； •管理公司各类文档的创建、发布、变更和废止流程； •确保公司文档的合规性、准确性和一致性； •组织编制文档模板和标准规范，确保文档的格式统一和规范化； •提供文档管理系统的技术支持和维护； •协助各部门进行文档存档、分类和检索工作； •培训新员工有关文档管理的知识和技能。 3. 文控中心的组织结构 公司文控中心设有主任和多名文控专员，主要职责如下： 3.1 主任 •负责文控中心的日常管理和运作； •组织制定和改进文控中心的管理制度和工作流程； •监督和指导文控工作，确保文档管理的有效性和高效性； •汇报工作给上级领导，并提供决策依据。
3.2 文控专员 •负责文档的创建、修改、审核和发布； •管理文档的版本控制，确保文档的更新和追踪； •组织文档的分类、存储和检索，确保文档的有效管理和利用； •培训员工使用文档管理系统以及遵守相关文控规范； •协助主任进行文控工作的分配和协调。 4. 文档的创建和发布流程 为了保证文档的质量和效率，公司制定了以下文档的创建 和发布流程： 1.提出文档需求：任何部门需要新的文档或对现有文 档进行修改、废止的，需向文控中心提出文档需求。 2.文档编写：文控专员根据需求进行文档的编写或修 改，确保文档的准确性和规范性。 3.文档审核：编写完成后，文档需提交给相关部门经 理或专业人员进行审核，确保文档内容的合规性和专业性。 4.文档发布：审核通过后，文档由文控中心发布，通 知相关人员并确保文档的正确传达和使用。 5.文档更新：针对文档的变更或废止，需进行相应的 修改和更新，并由文控中心记录和跟踪变更历史。 5. 文档模板与规范 为了提高文档的一致性和美观度，文控中心制定了文档模 板和规范，包括但不限于以下方面： •文档格式规范：规定了文档的字体、字号、行距、标题等格式要求，确保文档的统一和易读性。 •标题结构规范：规定了文档标题的层级结构，用于快速定位和查找特定文档。
文控管理制度 1总则 文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的奏效。为规范 本公司的文控工作，特拟定文控工作，特拟定本制度。 本制度合用于本公司的文件制、校订、审批、受控、刊行、回收、归档及销毁等个环节。 文控工作管理原则：使用文件独一性，系统性，易于鉴别，会合管理与分别管理相联合。 公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员一致管理本部门相 关文件资料，按期整理归档并控期向公司文控移交。 1.5 文控负责对全公司的文件管控：其余公司成员有义务和职责对文控工作进行督查和支 持。 2文件属性及分类 依据公司的实质情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表） 2.1 按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。 2.2 按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商业机密或 对公司平常运转有规范指导作用的文件，需依据公司的成长对文件进行校订的文件，如系统文件，技术文件、合同协议等；非受控文件是指外面单位发放的文件，本公司没法控制，或 由本公司宣告的通知、通知等宣告后无需校订，不用要对其控制的文件，如法例、标准、通 知等。 2.3 按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。 2.4 按管理方法可分为：会合管理和分别管理。 2.5 按保密等可分为：绝密、机密、神秘、公开。绝密是最重要的公司神秘，泄漏会使公司 安全和利益遇到特别严重的伤害；机密是重要的公司神秘，泄漏会使公司安全和利益严重伤害；神秘是指一般公司神秘，泄漏会使公司安全和利益遭伤害。 2.6 按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是批为了拘束和规范 某方面的行为和活动而拟定的规范性文件，如政策、法例、制度等，这里主若是指公司内制度规 范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推进性文件。 2.7 按文件本源可分为：外来文件和内部文件。 2.8 按保留时间可分为：永久（30 年以上）、长远（15-30 年）、短期（ 15 年以下）。 2.9 按文件的生命周期可分为：“制作、受控刊行、归档、撤消”四个阶段。 3权责 3.1 文控的工作职责 公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范： 对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审审查； 受控、刊行、纸档的发放、回收、销毁； 协调质量管理部及相关部门对系统文件的督查、管控及对其供应审查利用； 对外来文件如法例、标准、公文、证书等受控和管制； 对除以上文件之外的其余文件的管制； 对归档的文件会合管理。 3.2 各部门的权责 依据《文件控制程序》规定制作和使用文件： 对办理完比，拥有保留价值的问件归档，按期向文控移交
文控中心管理制度 文控中心管理制度 第一章总则 一、目的 为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。 二、资料范围 文控中心的资料范围确定为： a) 公司的质量手册（质量管理体系） b) 公司的程序文件； c) 产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件； d) 外来产品图样和设计文件； e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）； f) 产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等） g) 公司制定和购买的各类标准； 三、义务 公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制 由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、职责 文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时
又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： 1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。 2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。 3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章文件资料的管理工作 六、文件资料的收集 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。 2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 七、文件资料的归档、立卷与管理 1．区分全宗，确定立档单位。 2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。 2.1 大类分为：质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量记录 技术文件:D产品资料；E工艺资料； 标准类文件：F公司标准；G国家标准；H企业标准 2.2保密用Y表示，非密级则用N表示。 2.3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。