秘书资格考试秘书常识：秘书知识素养
于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识
一、基础知识
1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三相关知识
秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4 心理学知识。
四社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等
秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次
【（一）秘书人员的称谓】
社会上对秘书人员的各种称谓
打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（人事助理、执行助理）
初级秘书、高级秘书等等
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，
使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。
【（二）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类
以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。
包含4层含义：体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次
体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差
体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
秘书常识：秘书的含义
①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。
【（三）秘书和秘书实务的涵义】
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
该定义可从3个角度来理解:
秘书服务的根本对象是领导者
秘书活动的基本方式是处理信息和事务
秘书活动的根本性质是辅助性
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。
秘书常识：自我介绍的礼仪修养
现代人要生存、发展，就需要与他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。介绍是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。
在社交场合，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而且有助于自我展示、自我宣传，在交往中消除误会，减少麻烦。
在社交活动中，如欲结识某些人或某个人，而又无人引见，如有可能，即可向对方自报家门，自己将自己介绍给对方。如果有介绍人在场，自我介绍则被视为不礼貌的。
自我介绍时应先向对方点头致意，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份、单位等。
自我介绍的注意事项：
1、注意时间：要抓住时机，在适当的场合进行自我介绍，对方有空闲，而且情绪较好，又有兴趣时，这样就不会打扰对方。自我介绍时还要简洁，尽可能地节省时间，以半分钟左右为佳。为了节省时间，作自我介绍时，还可利用名片、介绍信加以辅助。
2、讲究态度：进行自我介绍，态度一定要自然、友善、亲切、随和。应落
落大方，彬彬有礼。既不能委委懦懦，又不能虚张声势，轻浮夸张。语气要自然增长率，语速要正常，语音要清晰。
3、真实诚恳：进行自我介绍要实事求是，真实可信，不可自吹自擂，夸大其辞
秘书常识：秘书的邮件、文件处理工作
一、收文工作的程序
１、签收。
对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间
２、拆封。
启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。
３、登记。
登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。
４、对信件（文件）迅速分类，将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件（文件）中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔（如需复印，黄色不会在复印件上显现）在这些内容下面画出直线，或在信件（文件）上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考。
二、发送邮件工作的程序有：
１、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致；
２、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；
３、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎；
４、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；
５、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确；
６、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署；
７、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）；
８、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发（发文）时间。
秘书常识：时间安排与计划
秘书日常事务工作之一就是做好组织的时间安排，包括日程安排、约会安排和旅行安排。帮助领导安排好时间，主要内容是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。
一、日程安排的内容
秘书日程安排的内容是把领导或组织的每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位和部门。尽管时间安排不可能天衣无缝，也会出现漏洞，会有变化，但只要沟通及时，并不会有太大的影响。做好时间安排，有利于组织内部工作的协调，可以按部就班地安排工作，避免出现撞车，同时也方便了其他工作部门。请示、汇报工作可以提前“挂号”，同时与其他单位的工作联系也可以提前做好准备。对秘书而言，可以及时掌握领导活动的线索，及时作出相应的调整。
领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：
（1）各种接待、约会。包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。
（2）商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。
（3）参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等。
（4）到车间进行实地检查和指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作。
（5）组织的各类重大活动的安排。
（6）领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。
二、日程安排的基本要求
日程安排主要是对领导或组织日常活动的时间和程度进行统筹计划和安排的过程。其具体要求如下。
1．统筹兼顾
所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作，避免发生撞车，使整个事件安排如同一个流程一样，是一个完整顺畅的动态系统。每个节点都承接了上了一个过程的成果，担负着本身过程的职责。只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提高工作效率，取得良好的工作绩效；反之，若安排不当，顾此失彼，不仅会对领导工作的效率带来消极影响，而且会给组织全局工作造成混乱。
2．安排规范
安排规范就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。
3．效率原则
日程表的安排要体现效率原则。作为一个组织，时间会产生很多变数，组织或企业发展到一定阶段，必然会出现各类问题叠加的情况。于是，缺乏效率的日程安排就会使组织框架试图去适应这种变化，从而变得日益臃肿，组织的命令系统逐渐失灵，导致大量未经删选或毫无意义的信息淹没组织高层。因此，秘书在安排领导日程时要注意使整个日程安排有助于提高组织工作效率，设计的工作日程要很清楚。
4．突出重点
采用ABCD法则，与完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。ABCD
法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再作重要而不紧急的任务，即B类事务；后作紧急而不重要的工作，即C类事务；再处理D类，可做可不做的事务。只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。
5．留有余地
安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导空隙时间。
6．适当保密
领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。
7．事先同意
在安排领导的日程表时，不论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。
三、日程安排的形式
1．年计划表：公司在一年的例行活动，商界在一年中的例行活动以及公司年度工作计划，可以事先安排。
2．月计划表：从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动。
3．周计划表：在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。周计划的安排要考虑领导的忙碌程度以及其他因素，如果领导临时事情太多，则可以将一个月内必须完成的已知事项，安排在其他周完成。
4．日程表：领导在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给领导日程表。在前一日下午或者当日清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到领导确认（如果不制作日程表，根据周计划表安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认）。
日程安排注意事项：
（1）日程表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不做过多分析，简洁具体，使人一目了然。
（2）月计划、周计划、日计划不要安排的太满，尤其是后两者。因为环境随时变化，领导要根据不同的情况作出一定的改变，所以编写要留有余地。
（3）所有的日程安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并送给相关部门，同时要留有备份。
（4）活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。
（5）在制订日程表的过程中，应养成谦虚细心的习惯。事不论大小，都要认真去检查核对，然后再请领导审核，这样一方面减少错误，另一方面也提高工作效率。
（6）对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要内容，并帮助领导随时掌握信息。
秘书常识：秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接的影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
秘书工作环境特点的有以下几点。
1．复杂和多样性：环境无所不包，有社会的，自然的；有物质的，精神的；有宏观的，中观的和微观的。众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从
而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性：各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。这形成了各国各地区各单位的秘书工作风格的特殊性。
3．变异性：环境不是一成不变的，随着社会的变迁，他要经历相应的变化过程。这要求秘书工作不断地调整，以适应变化的环境。
环境的上述特点，深刻的影响秘书工作的环境之间相互作用的过程：
（1）环境决定、影响或制约秘书工作；
（2）秘书工作必须适应环境；
（3）环境的变化必然导致秘书工作发生变化；
（4）秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。
秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境等。
1．政治法律环境与秘书工作
政治法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。
对于政治法律环境，秘书工作首先是适应，秘书工作必须与党的方针政策保持一致。其次，政治环境影响和制约秘书工作。党的政治路线决定了秘书的工作方向，制约着秘书的行为，秘书工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，而要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。再次，由于秘书参与政务，秘书工作也会影响党风政风。
2．经济环境与秘书工作
经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。我国的社会主义市场经济体制的影响了秘书工作：市场经济的开放性扩大了秘书的工作范围。加入世贸组织加速了中国与世界的一体化的进程，这种情况使得秘书工作置于国内外两大环境之中，客观上扩大了工作范围。这就促使秘书不仅要了解各行业，全国各地，也要密切注视世界的动向。
经济实力是经济环境中最基本的因素。他对秘书工作有着决定性的影响。较强的经济实力能为秘书工作提供现代化的办公设备和人性化的办公环境，能为秘书的培训提供经费支持等。
3．科技环境与秘书工作
科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。21世纪流行“无纸办公”，如果秘书不会操作和简单维修办公自动化设备，那将一事无成。因此，要提高秘书工作效率，必须善于将办公自动化技术使用到会议管理、文书管理、档案管理和信息沟通中。
4．文化环境与秘书工作
文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。概括性是指文化所指的内容十分概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的影响及支配力。
文化分为传统文化和现代文化。传统文化具有一定的局限，如保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；权威性，即崇尚权威，重服从；感情性，即公
众问题或公共争议的问题，多是由有声望、有地位的年长者出面解决。
在这种传统的文化影响下就产生了传统的秘书工作：因循守旧，墨守成规，安于现状；个人取向，私人关系；崇尚权威，消极服从。
现代文化具有创造性、民主性、法治性、理智性的特点。创造性，即在工作中具有求新上进的创造精神，日新月异，与时俱进；民主性，即现代文化是自由平等民主化的文化，在法律面前人人平等；法治性，现代文化系以法律为取向，秘书对领导负责就要对法律负责，而不是对私人负责；理智性，即秘书处理事务及矛盾纠纷的解决，系以理智为依据。
在现代文化的影响下，秘书工作将由消极向积极，由被动向主动，由因袭向创造，由人治向法治，由普通秘书向职业秘书转变。
文化环境既为秘书工作提供智力支持、文化条件和精神动力，又向秘书工作提出了更高的要求。传统文化的落后因素必定给秘书工作各方面以消极的影响。因此，秘书工作必须在克服落后的文化影响方面作出努力，以先进的现代文化的精神指导秘书工作。
秘书常识：秘书人员的自我管理
秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。
1、工作管理
秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，也有自己支配的部分，这两者需要秘书善于管理。
首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等等，都要了然在胸。
其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地进行。一般来说，受制约的工作置于前，自己支配的工作置于后；重大工作用整段时间，集中精力去做，日常事务工作利用空余时间，分散去做。
但无论做什么工作都要高标准、严要求。
2、行为管理
通常对行为的理解，既包括行为方式，也含有言语、举止、态度等因素。秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境的来采取适当的行为方式。秘书做事要干净利落，动作准确到位。秘书在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求，做到穿着得体、谈吐文雅、举止落落大方。一般而言，秘书的言谈、举止、行为动作不宜呆板、迟缓，也不宜激烈、张扬。应保持一种冷静、谦逊、随和的形象。秘书尤其不能有意无意地卖弄才学，眩人耳目，而应该谦虚谨慎，言词简要、清晰，语气温和、明朗。秘书还应做到在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。
3、时间管理
秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。要善于利用大段或整段时间去处理复杂并具有连续性的工作；善于利用小段、零星时间去从事简单或可间断的工作。秘书还应有效控制某些工作时间的弹性幅度，不要因无谓地敷衍而浪费工作时间。秘书还应养成定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况，总结经验教训，结合工作成果作必要的调整，以提高工作效率。
4、办公环境管理
秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及到秘书所在机关、企事
业单位的形象。因此，秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯。办公室和接待室应保持窗明几净，办公桌应整洁美观，文具、文件、电话机、电脑、打字机、复印机等办公用品应分门别类，安放整齐而又随手可及。秘书还要经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等，既可清理废纸废物，又可及时发现遗忘的信函、文件，抓紧处理，避免积压。这对提高秘书工作实际效率，树立良好组织形象大有好处。
秘书常识：秘书部门和秘书人员管理的内容和要求
秘书部门和秘书人员管理的内容和要求
一九八五年一月，中央召开全国秘书长、办公厅主任座谈会。在会上，当时的中共中央办公厅主任王兆国说“要从实际出发，合理地调整、设置机构，确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责；要建立严格的岗位责任制，使每个人都任务明确，责任清楚；要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循；要完善信息系统，真正形成一个点面结合的信息网络和畅通的信息环流渠道；要改进工作的技术手段，逐步实现办公现代化”。
这段讲话，对秘书机构和秘书工作提出了明确的要求。
1、机构与部门职责
原有的秘书机构、秘书部门如何适应新时期的日益增加的秘书工作范围、数量、质量、效率的要求，这是机关、单位领导和主管部门高度重视和关心的问题，与每一个秘书人员业也密切相关。过去，工作量增加了，或是出现了某项新任务，往往是新增设机构或部门，增加人员。久而久之，形成了机构臃肿、部门重迭、人浮于事的现象。中央早就提出“精兵简政”，这次又提出“要合理地调整”、“确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。
2、岗位责任制
秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门和行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。每个岗位都应有尽可能明确的质量和数量要求。比如，打字可以规定其速度为每分钟不少于多少字，差错率不超过万分之几；每天收发的文件、信函、报刊等必须在多少时间内完成；起草文稿和接待任务则只能以文字表达质量、来访者满意度或时限部为要求等。做到既各尽其责、各负其责，又密切配合、共同完成任务。
岗位责任制必须与岗位目标管理、考核管理、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高质量、高效率。
3、工作程序和工作方法
秘书工作在其长期的实践中，由于经验积累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。当达到一定的成熟程度和合适时机，即由秘书部门或行政领导加以汇总、修订，使之标准化、统一化、规范化，最后形成规章或制度，再用以指导工作，使工作质量和效率得以改善、提高。
所谓工作程序，是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意的增加或减少；次序也不能任意地颠倒或随便排列。
所谓工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘书人员具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。
4、信息系统
从系统论的观点来看，任何事物都是大小不一的系统，既各自独立，自成体
系，又互相关联甚至互相包容。从秘书工作来看，秘书部门是一个较大的系统，部门中的每一个成员则是他领属下的若干小系统。信息系统则是秘书工作的重要系统之一。它可大可小，大而言之，全国行政机关上至国务院，下至乡政府，既有各自的信息部门和信息人员，又互相联网、配套，形成一个大系统；小而言之，各级机关、部门的信息系统的又是众多的中小系统。
所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。这些子系统包括：信息收集、反馈系统、信息加工系统、信息保障、支持系统，信息内反馈系统、信息传递系统，抗干扰系统、信息控制系统、信息传输系统等等。
一九九二年五月国务院提出：经过三、五年努力，基本建成以现代计算机技术和通讯技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅（室）或信息中心之间计算机联网，对电子信息资源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地区、各部门宏观管理、科学决策服务。截至2000年上半年，这一目标已经完成，国务院办公厅、各省级政府办公厅、市、县级政府办公室的计算机已经连网，部分发达地区已达到了乡、镇政府。彼此的各类政务信息可以通过网络交换，国务院文件实现了同版异地印刷，有些地区的政府机构逐步实施政务信息化，试行电子邮件网络办公。
5、办公自动化
办公自动化（简称OA），是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。
办公自动化涉及三方面内容。第一是人，即办公室工作人员，应具有现代思想和现代技术。第二是信息，即办公人员对各类办公信息的收集、处理、传递、储存、输出过程。第三是科学的工作程序和先进的办公设备。统称为人——机工程。
办公自动化设备包括：电子计算机、文字处理机、传真机、复印机、多功能电话机等。这些设备的综合运用能进行文字处理、数据处理、语音处理、图形与图像处理，能进行决策支持、网络通信、信息资料查询和行政管理工作，如编制日程安排、制定工作计划，做备忘录，担任会务签到、检计选票及财务报表、物质清单等。
秘书常识：秘书工作机构的工作原则与要求
秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。
1、明确职责、权限、目标、任务
每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。
2、制定秘书工作的各项制度和标准
不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。
3、分清主次，有条不紊
秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工
作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。
4、科学地安排工作程序
秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。
5、准确细致，切实无误
秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。
6、迅速果断，讲求时效
秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。
7、忠于职守，安于职分
不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。
8、加强教育、管理，不断提高素质、能力
秘书部门对秘书人员既要充分信任，合理使用，做到“人适其职，职得其人”，又要对秘书人员加强管理和教育，提高他们的思想修养、工作责任心和职业道德观念。既要让秘书人员在实际工作中积累经验，锻炼能力，提高水平，又要创造条件，让秘书人员参加各种形式的培训、进修，以更新知识，提高素养和能力，使他们得到晋升、奖励和加薪的机会。
秘书常识：秘书工作机构的职能
秘书工作机构的职能
1、助手职能
这表现在帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；
帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；
承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；
经领导授权调查和处理突发事件或完成特殊使命；
还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
2、参谋职能
这表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；
参与研究情况，提出分析或预测意见；
应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；
对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；
对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施；
收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
3、枢纽职能
秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：
向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；
向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；
向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；
向领导部门呈报下级的书面请示和报告；
向领导部门和上级机关汇报下级的情况、要求、建议或批评意见；
负责与有关地区（包括国外）、单位的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来；
负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络；
负责领导人与领导人之间、领导人与职能部门之间、领导人与员工之间的沟通联络。
4、协调职能
秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。这主要表现在：协调中央与地方之间、地方与地方之间、部门与部门之间、或时间前后之间的政策矛盾；
协调地区与地区之间、单位与单位之间的利害冲突；
协调本单位与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突；
协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。
5、保密职能
秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。主要有：
妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或被偷阅、翻拍、盗用；
保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密；
保守企业资金、经营、生产工艺、帐目、配方、专利、知识产权、客户渠道等商业机密；
保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私等秘密；
保守员工的档案、升迁、调动等的人事机密；
保守涉及组织利益的其他秘密；
监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的机密。
6、公关职能
在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门应本着的：“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种公共关系。主要有：
负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜；
负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理；
做好政府机关的人民群众的来信来访工作；
处理好组织与新闻媒介的关系；
处理好组织与社区公众的关系；
沟通、联络、协调企业与股东之间的关系；
主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、意见和建议等；
处理好顾客和客户对企业的投诉、批评等；
根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作。
秘书常识：秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则
设置秘书工作机构有三个原则：1、精简原则；2、纵向层次尽量少；3、横向幅度可适当加大。
二、秘书工作机构的名称与组织形式
我国的秘书工作机构有广义与狭义两种
广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
秘书工作机构组织形式也有两种：分理制和综理制。
分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。
综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分社部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
关于名称：中央的秘书级构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。
省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。
有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。
社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。
还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
三、秘书工作机构的性质
秘书工作机构由其职能决定，具有机密、辅助、综合、服务四种特性。
1、机密性
秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，按领导的命令办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作。的因此，首先具有机密性。
2、辅助性
秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手。因此具有辅助性。
3、综合性
由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。秘书工作的综合性具体表现在以下三个方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，而且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。
正是由于的上原因，秘书机构因此具有综合性。
4、服务性
秘书部门相对于整个机关和企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务。所以说，服务性是秘书部门的本质特征。
秘书常识：秘书的保密工作
(一)、工作措施
信息的保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。
从载体上分信息的安全及保密工作通常包括：
1、口头信息的安全及保密工作
2、纸面信息的安全及保密工作
3、电子信息的安全及保密工作
怎样做好信息的安全，对不同的信息载体可以采用不同的措施：
1、做好口头信息的安全
（1）、员工在岗前培训时即被告知不要在组织内部和外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
（2）、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
（3）、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；
（4）、遵照会议的要求传达会议信息。
2、做好纸面信息的安全
纸面信息包括利用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息，做好纸面信息的安全，可采用下述方法：
（1）、接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；
（2）、文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；
（3）、在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；
（4）、所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；
（5）、离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗；
（6）、用邮电发送保密信息，信封要封口，并标记“秘密或保密”；
（7）、为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人；
（8）、复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上；
（9）、当传真保密信息时，须使用具有保密功能的技术设备或要求接收人等在传真机旁及时收取；
（10）、极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；
（11）、不再需要的保密文件要粉碎。
3、做好电子信息的安全
（1）、计算的显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速关闭页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器；
（2）、计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；
（3）、在提交电子信息之前，应向上级核对，不能给未被授权的人；
（4）、每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；
（5）、应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换；
（6）、计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序；
（7）、重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；
（8）、有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；
（9）、有可能计算机应安装警报系统，防止信息被盗。
（二）、相关的事项
一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，是其自身价值得到充分有效地实现而采取必要手段和措施。
1、秘书在保密工作中需要注意的几方面
（1）、文件保密。
秘书经常要与各种文件、资料、图表等打交道，这是秘书工作的一大特点。其秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做好接收、传递、保管方面的保密工作，并且不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。
（2）、会议保密。
秘书经常要参加各种会议，有不少是领导层参与的会议。这些会议内容中常有不少信息需要保密，是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定，秘书不得随意扩散和泄漏，要严格按照会议要求做好保密工作。
（3）、科技保密。
任何组织开展经营活动都需要科学技术以及研发创新等方面工作做支持，可以说它是企业的生命，是企业在激烈竞争中保持不败的关键。因此相关的情况都需要保密。秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的。
2、秘书应做好组织中特定信息的保密工作
从保密信息的内容上看，不同的组织会为自己划分保密范围，但每个组织中都会规定如下一些特殊类型的信息需要保密，它们包括：
（1）、人事信息
（2）、财务信息
（3）、产品信息
（4）、客户信息
注意做好这些特殊类型信息的安全是极为重要的，如果不注意它的安全，让不该得到的人得到它，会给组织带来极大的影响和损失。例如：如果企业人事信息中的正在酝酿的晋升信息公开，会引起员工之间不团结；聘用信息公开，会被同行挖墙脚。如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行对企业的贷款。企业有关新产品的开发、市场活动和价格政策等信息是竞争对手最希望知道的，甚至可以抄袭其新产品的技术而使组织蒙受巨大损失。企业长期积累的客户信息失密，会被竞争对手挖去作为开发市场目标而使你的组织失去了客户，失去大宗业务和合同。所以每一个组织都极为重视设计方面信息的保密工作。
秘书常识：秘书处理人际关系的准则
秘书人员应该有适应自己职业特点的人际关系的准则
1、尊重
2、礼貌和礼仪
3、乐于助人
4、赞美他人
5、宽容与体谅
6、公允：公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，也不欺人。不
贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。
秘书常识：秘书职业道德
职业道德是个大众化名词，与人们的职业活动紧密相连，是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。各行各业都有自己的职业道德。做人要讲人品；作职业则要讲职业道德。秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要在于这个职业最接近决策层、领导层，甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的损失将无法估量。由于秘书工作的从属性、被动性、事务性、综合性等特点，决定了秘书人员必须具备较高尚的人格，恪守职业道德。
秘书职业道德的要求主要有：
忠于职守，自觉履行各项职责；
服从领导，当好参谋；
甘当无名英雄；
谦虚谨慎，办事公道，热情服务；
遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；
恪守信用，严守机密；
实事求是，勇于创新；
刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；
钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
秘书常识：秘书的能力要求
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：
1、写作能力
具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2、口头表达能力
秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3、听知能力
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4、阅读概括能力
秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。
5、社交活动能力
现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
6、协调能力
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。
7、观察分析能力
秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。
8、应变能力
秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
9、使用先进办公器械的能力
诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。
10、预测能力
预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。
秘书办事、办文、办会工作：组织培训
培训是为了提高所属人员的能力素质而进行的一种学习活动。组织培训是政治机关的一个大项工作，搞好培训对于政治干部练好基本功、开阔新视野、掌握新技能，提高综合素质具有重要的作用。根据我的体会，组织政工培训应做好六项工作：
一是年初有计划。
二是临近搞调查。
三是届时拿方案。
四是配档要科学。
五是保障要有力。
六是组织要严密。
综上所述，要成为一名称职的机关干部，真正担负起“智囊”和“外脑”的责任，必须具备“快、准、细、严、实”的工作作风。所谓“快”，就是反应快，行动快，办事干净利索，雷厉风行；所谓“准”，就是准确掌握和反映情况，正确领会党委、首长的意图；所谓“细”，就是干任何工作都要认真细致、严谨周密、一丝不苟；所谓“严”，就是严格按政策规定办事，严守规矩，严于律己；所谓“实”，就是思想作风、工作作风扎实，办任何事情都要到边、到量、到位。
秘书办事、办文、办会工作：处理文电
文电是机关开展工作的重要工具，通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。因此，及时正确地处理好各类文电，是机关干部必备的基本素质。处理机关日常文电一般有两种方式：一是转发上级文电；二是根据上级指示和工作需要，起草下发本级文电。
（一）需要经常办理的文电
按照不同的划分标准，军队机关公文可分为许多类别。比如，按文件来源划分，可分为收文和发文；按行文方向划分，可分为上行文、平行文和下行文；按文件处理要求划分，可分为需办和参阅、急件和平件；按内容保密要求划分，可分为绝密、机密、秘密和普通文件。《军队机关公文处理条例》规定，军队机关公文按照内容和作用分为以下13种：即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。除上述公文种类外，在军队机关工作中使用的其他公文，不单独成类，但应参照公文处理的有关要求办理。我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。
（二）文电处理的一般程序
1、批办。包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。这一步是办文的准备阶段。其中的关键环节是“批办”。批办，就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。通常情况下，密码报自上而下，一般文件自下而上。批办的意见是否合理、准确，直接影响着办文质效。准确批办，既能加快文件的周转，又能提高工作效率，相反，批办意见不准确，必然导致部门之间相互扯皮、转来转去，影响办事效率。作为机关干部，为了帮助领导对收文做出正确的批示，应以认真负责的态度，根据文电的内容，积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议，对文件的重要内容要标注，以便领导把握和记忆。
2、承办。承办文电是指在接到上级文电后，为落实上级的指示，在首长做出批示后，根据首长的批示制发具体实施意见的过程。包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。承办拟稿是整个办文的中心环节。
3、制发。包括打印、盖印、登记、发文四个环节，这是办文的辅助性、技术性工作阶段。其中主要环节是打印和盖印。打印文稿的字体要规范统一。一般情况下，文稿的主标题用黑体二号字，副标题用宋体四号字，单位姓名用楷体三号字，正文用仿宋体三号字，正文中的大标题用黑体，小标题用楷体；打印文稿要认真核对，不能错字、漏字，错段、漏段，要核对到每个标点符号。装订要符合标准要求，不能漏页、错页、倒页。印章要盖在单位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要与打印文稿的单位名称相符。
4、反馈。文电下发后，要通过多种途径了解掌握文电贯彻落实情况，及时向有关领导汇报反馈，同时还要注意针对贯彻过程中出现的问题，及时给领导提出纠偏的建议，确保下达的文电能够善始善终地得到贯彻落实。
上述四步是一个相互关联、环环相扣的办文全程，缺少哪一步，或哪一步出现偏差，都会影响办文质量。
（三）处理文电应注意的问题
处理文电除了要严格按照上述程序办理外，还要注意做到以下三点：一是办理要及时。文电大都有较强的时效性，要尽快办理，不能拖拖拉拉，更不能不请示、不报告、搁置不管。对时限特别急的文电，必须在规定的时间内办完。二是表达要准确。大部分文电政策性强，拟制过程中要注意准确性，不能粗枝大叶、含糊不清。三是文电要保密。公文多数具有内部特性，一般都规定传阅范围，该谁知道就让谁知道。呈办结束，及时存放或返还保密室。用军内网传输公文要采取加密措施，绝不能用地方网办理公文。
秘书办事、办文、办会工作：承办会务
所谓会务，就是承办会议事务性的工作。机关干部办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到党委首长的意图能否得到圆满实现，还直接影响着首长机关的声誉。所以，提高机关干部办会能力是加强机关建设的一个重要方面。
（一）会议的类型
会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、首长办公会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰性会议，如基层建设经验交流会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等；有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等；有选举性会议，如党代会等。
（二）会议的基本套路
由于会议的作用和规模不同，会务工作重点和要求也必然各有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务和会后处理三个阶段。
1、会前准备工作的主要内容和程序。会议是否成功，会前准备是关键。有人说：“功夫在会前”。这话很有道理。准备阶段主要有六个方面：（1）制定会议方案。一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算以及会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、发奖、摄影等。会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。
（2）起草会议文件。主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件的同志要特别注意四点：一是吃透上级精神、领会首长意图；二是紧扣会议主题；三是了解掌握单位的情况；四是早动手、早呈送。
（3）搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备处，下设会务组、材料组、宣传组、
后勤保障组（包括医务人员）、安全保卫组等。会议开始后，筹备处即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备处，只需固定几个人主责会务工作即可。
（4）下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要有需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。
（5）报告上级机关。
（6）设置会场。主要是三项工作：一是布置主席台。主要包括悬挂会标（会标要悬挂于主席台前沿上方）、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，党的会议应按照党委正副书记的顺序安排；行政会议，按照编制序列安排。如上级领导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。二是会场座区的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。三是分会场的布置。如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有首长参加，要及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停电。
上述各项工作，主要用于大型会议。一般性会议的承办根据实际需要和首长指示进行。比如筹备电视电话会议，就比较简单，只需与通信部门联系，调试好线路信号，准备好会场就可以了。召开现场会，会前准备主要由现场所属单位负责，可不间断的到现场指导和协助准备。有些大型现场会要与所属单位一并准备。召开例行性会议和各种小型会议时，一般不设主席台，也不挂会标。桌椅的摆放可根据会议的类型和人员的多少而定。会议桌可按会议要求摆成圆形、长方形或正方形，会议主持人、领导成员以及讲话人的座席设在某一侧的中间位置，其他与会人员可以按编制序列就座，也可以不固定位置，随便就座。
2、会间服务工作的主要内容和程序
（1）组织好会议报到。请假人员要及时向首长报告。要设签到处，指定专人迎接报到人员。报到时核发会议证件和有关材料，并及时向分管领导汇报报到情况。
（2）做好会议记录。特别要记好首长的即席讲话，重要的还要录音，以便会后整理。如果组织讨论或召开对口会，材料组人员要分头参加，以便掌握第一手材料。
（3）做好服务工作。及时陪同领导看望与会人员；安排首长休息；组织医务人员巡诊；为与会人员订购返程车船票等。会议期间还要做好防火、防盗、防食物中毒等工作。
3、会后主要工作
一是会议记录的整理和领导讲话、会议总结的定稿打印；二是撰写会议纪要；三是将会议材料整理归档；四是清理帐目，进行会务工作总结。
（三）承办会务的基本要求
会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学慎密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，做到周密计划，精心组织，一丝不苟，才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验，结合个人的体会，我感到做好会务工作，还需要把握以下几点：
1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议，会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”：要尽早地按照会议的中心议题，进行调查研究，搜集资料，
撰写会议材料，并呈送首长审阅，形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见，形成成熟的工作建议，进行充分的议题准备；要尽早地布置好会场、安排好食宿等，并反复检查，发现问题及时纠正。
2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上，要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细，该讲的要讲到，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人。有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。把问题想在先，把工作做在前，以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。
3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题，要考虑全，事先拿出建议，请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上：一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工，各司其职，做到任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作，还有赖于其它部门的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所，后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切，使之和谐、顺畅。
4 、动作要快。一般的会议从会前筹备，到会间组织，再到会后处理，大小会务工作数十项，而会期一般就几天，可谓任务非常重，时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间观念，加快工作节奏，提高工作效率。对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不能拖延。有的会务组人员较少，一人身兼数职，同时抓几项工作，要甘于吃苦，尽心尽力，要多加班加点，真正做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，确保优质高效地完成会务任务。
秘书办事、办文、办会工作：接待工作
接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名机关干部绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。
（一）接待工作的种类
接待工作的种类很多，按对象分：有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待；按规模分：有对团体的接待，有对工作组的接待，有对个人的接待；按准备时间分：有预有准备的接待，有临时准备的接待，有毫无准备的接待。
（二）、接待的一般程序
通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：
1、了解情况。当受领任务后，首先弄清对方的人数、职务、乘座车种（车次）、到达时间、活动意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求，视情协调管理部门安排好食宿。
2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车站、码头、机场等候，对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排就绪后，要及时向单位首长报告，双方领导接触时，要向对方介绍我方领导的身份。
3、安排活动。及时通知所到单位做好相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处置要灵活，并及时报告领导。
4、组织送行。提前了解客人返程的时间、预订好车票（机票、船票），预先准备好车辆，通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人所去单
秘书的知识结构秘书必备 秘书是组织中不可或缺的重要角色之一，秘书的职责通常是管理行政日常事务、维护文件资料、协助领导人处理各种事务等等。因此，一名优秀的秘书需要具备丰富的知识结构，以便更好地完成工作任务，这些知识结构包括： 一、管理知识 秘书需要了解管理知识，包括组织和协调各种日常事务的能力。这包括人员安排、文件管理、预算和资源分配等。只有在正确地处理这些事务时，秘书才能确保组织的流程正常、高效地发挥作用。 二、社交技能 秘书是公司和领导与外界沟通的桥梁，所以秘书必须具备良好的社交技能。秘书必须能够处理并解决人际关系问题，并保持积极和平的沟通。此外，秘书需要了解在多种情况下说话的方式，以便在与不同人员进行沟通时有效地传达信息。 三、专业技能 秘书必须拥有高水平的专业技能，这包括掌握各种办公软件（如Word，Excel，PowerPoint等）的操作和administrating 需要。此外，拥有专业的人力资源知识、财务管理知识或市场营销知识也会为秘书的工作提供方便。 四、组织技能
秘书需要了解如何进行组织和计划，以便能够管理行政日常事务，安排和协调不同的行事历和活动，以保证组织的常规工作进程正常运作。对于大型公司，而言，秘书还应该能够安排商业旅行，预订会议场地等等事物。 五、语言技巧 良好的语言技巧是秘书的必备技能。此技能不仅仅需要掌握各种语言，无论是口头还是书面沟通，都必须是精确的，规范的，以确保相关信息准确传达，使他人易于理解。 总之，秘书应该是一个高度组织化的个人，并拥有良好的跨职能技能。每个公司都可以从一位优秀的秘书中受益，因为一个出色的秘书能为企业提高效率提供关键的帮助和支持。因此，学习秘书的知识结构和技能集是非常重要的任务，而理解这些知识结构的作用，更需要知道如何将它们应用到组织中，从而能够提高工作效率和专业水平并满足企业日常管理的重要需求。
秘书的服饰礼仪5篇 秘书的服饰礼仪1 女秘书正式服饰 在正式和非正式社交场合，秘书应穿黑色高跟皮鞋，鞋跟不要太高太细，以免走路时东摇西摆，步伐不稳，影响形象。理想的鞋跟高度是100px至150px。旅游鞋、布鞋与西装不相匹配，在正式场合是绝对不能穿凉鞋的，否则，被视为不懂礼仪。穿裙子应当配弹性好的连裤袜，颜色以肉色、浅灰色和浅黑色为常用。缺乏弹性的袜子不要穿，因为会在脚腕处形成皱着不雅观。最好不穿长筒袜，因为不合体时经常会出现在公共场所用手往上啦袜跟的现象，很是失礼。 袜口不能露在裙摆或裤脚下边，会让人感觉你的下半身分隔了几段，很不舒服，挑丝、有洞或用线补过的袜子都不能穿，最好是在手袋里随身带有备用丝袜。 女秘书外出公务服饰 外出公务与办公室内工作不同，前者比较多的暴露在日光下，与他人距离不是很近，又在行动中，而且代表着企业的形象，因此着装要求与做法也有所不同。外出公务的服装款式应得体，不要太紧身，也不宜过分宽松，以舒适大方为宜。服装质地要好，飘逸或挺拔，使你站里行走时透出一种魅力。穿长裙、西装裤或长至掩盖高跟鞋的悬垂性好的长
裤，也会是你散发出一种亭亭玉立的庄重。由于是外出，在服装的色彩搭配方面，上下服装整体感要求更高，必须协调统一。 女秘书服饰要素 构成女秘书职业装的基本要素有色彩、体形、肤色、年龄。 第一，色彩要素。俗话说：“没有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就会恰到好处，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就会失去整体美，破坏视觉的和谐美感。女秘书的职业装色调应该单一一点，不可以“色彩斑斓”。女秘书应该多多注意“三色原则”。三色原则是在国外经典商务礼仪规范中被强调的，国内著名礼仪专家也多次强调过这一原则。所谓“三色原则”，是指全身上下的衣着，应当保持在三种色彩之内，即女秘书的套装、衬衫、鞋袜，一般不应超过三种颜色。这是因为从视觉上讲，服装的色彩在三种以内较好搭配。一旦超过三种颜色就会显得杂乱无章。女性秘书职业正装的选择的'大原则是尽量选择中性色。尽量从以下的色系中选择的服饰的颜色，例如海军蓝、中度灰色、暗红、骆驼红、红褐色、黑色、米色、棕色、奶油色等。尽量避免俗艳的颜色，不要选择俗丽的，引人注意的色彩。某些色彩如红、蓝、浓绿等虽然显眼，却还不至于不恰当，而香蕉黄或鲜橙色用作正装套裙看上去会缺少职业性。 第二，体形要素。人有高矮、胖瘦之分。绝大多数人体形上或多或少受到一些先天局限，有这样或那样的缺陷，这就需要通过服装搭配加以弥补和修饰，使自己更具美感。首先要了解自己的体形特点，再选择
秘书知识大全介绍 秘书是一项职业，主要负责协助管理者或高级职位人员处理行政事务，并提供相关支持。秘书需要具备一定的专业知识和技能，以便在工作中胜任各种任务。本文将介绍秘书的相关知识，包括职责、技能要求、工作流程以及职业发展方向等。 一、秘书的职责 1. 提供行政支持：秘书需要协助管理者处理日常行政事务，如安排会议、制定日程安排、处理邮件信函等。 2. 文件管理：秘书负责管理和组织文件，包括归档、备份、检索等。此外，秘书还需处理机密文件，确保信息的安全和保密性。 3. 会议组织与管理：秘书需要负责组织和管理会议，包括预定会议室、发送会议通知、整理会议记录等。 4. 助理工作：秘书需要协助管理者处理特定项目或任务，如准备演讲稿、撰写报告、处理客户关系等。 5. 沟通与协调：秘书需与公司内外的人员进行有效沟通与协调，确保信息流通畅通，协助解决问题与处理纠纷。 6. 行程安排与差旅管理：秘书需为管理者安排差旅行程，包括预订机票、酒店等，并跟踪行程，确保管理者的出行顺利。
二、秘书的技能要求 1. 良好的沟通能力：秘书作为管理者的代表，需要与各方人员进行有效的沟通与协调，包括口头和书面沟通。 2. 卓越的组织能力：秘书需能够有效地管理文件和信息，使其易于存取和检索，并能够准确地安排和管理时间和任务。 3. 强大的人际关系技巧：秘书需与公司内外的人员进行良好的合作与协调，处理各种情况和关系，维护良好的人际关系。 4. 准确的问题解决能力：秘书需要能够快速准确地解决问题，并能够找到最佳解决方案，确保工作的顺利进行。 5. 熟练的计算机技能：秘书需要熟悉常用办公软件，如Word、Excel和PowerPoint等，以便完成各种办公任务。 6. 敏锐的观察力和洞察力：秘书需要对公司的运作和管理有深入的理解和洞察力，以便提出合理的建议和决策。 三、秘书的工作流程 1. 接收和处理传真、邮件和电话，确保信息的及时和正确传达。 2. 管理文件和信息，包括归档、备份、检索等。 3. 安排和组织会议，包括预定会议室、发送会议通知、整理会议记录等。
秘书工作者基础知识大全 在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。下面是小编给大家带来的文秘基础知识和技能，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧! 秘书工作者知识结构的组成 对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识 一、基础知识 秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。 1.科学文化知识 基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 2.马列主义理论知识 哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。 3.政策法规知识 这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。 二、专业知识 是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。 1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知
识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。 2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。 3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。 三、相关知识 秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。 1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。 3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。 4.心理学知识。 四、社会知识 国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。 国内知识，国情，民情，民俗，民风等。 如何提高秘书的办公效率 作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始： 1、明确自己的工作任务和职责; 2、要区分常规工作和非常规工作; 3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。 4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率; 5、使用办公辅助手段帮助组织工作; 6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;
秘书工作者基础知识 秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。 一、办公室管理知识 1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。 2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。 3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。 4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。 5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。 6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。 二、商务礼仪知识 1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。 3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。 4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。 三、沟通与协调技巧 1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。 2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。 3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。 4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。 5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。 四、专业知识和业务能力 1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。 2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
秘书礼仪常识 秘书礼仪是秘书修养的重要内容，也是秘书应有的基本素质。下面是小编整理的秘书礼仪常识，欢迎阅读！ 一、秘书礼仪概述 礼仪是指在社会交往中以建立和协调人际关系为目的形成的、被人们所认同和遵守的行为准则，包括仪式和礼节两方面的内容。礼仪有社会历史性、交往规范性、继承发展性、复杂多样性等特点。 秘书礼仪就是秘书工作人员在社会交往中应遵守的礼仪规范和准则，是秘书修养的重要内容，也是秘书应有的基本素质。秘书礼仪的功能有：规范社交行为，塑造良好的形象，协调人际关系，促进工作绩效。秘书礼仪要遵循以下四个基本原则：一是平等原则;二是尊重原则;三是真诚原则;四是灵活原则。 二、秘书礼仪规范 1.秘书的仪表 仪表的礼仪很重要，是一种无声的语言，“三秒钟”就可以给人一个印象，因此秘书的整体素质修养、性格等特征就是从仪表方面反映出来的。秘书的仪表主要体现在服饰和美容两方面。服饰要求整洁大方、整体和谐。美容要求在仪表的整理方面应注意发型和面容的清洁、保持服饰整洁，仪容方面女性秘书要求化淡妆，而且要注意在不同场合的化妆，化妆要注意场合，不允许在公共场合化妆。 2.秘书的仪态 仪态是各种身体姿势的总称，是一种非语言形式，具有表露、替代和辅佐的作用。秘书的仪态要求体现在以下六个方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、灵活，在正式场合要具备“挺直如松”的气度，避免不良的站姿;坐姿，基本要求稳、直，达到“坐如钟”的要求;走姿，基本要求抬头、挺胸、收腹、两眼平视，步子要均衡;手势，手势是一种带有情感交流的体态语言，能够传达丰富的感情，如挥手告别、拱手答谢、招手致意、拍手称赞、摆手拒绝等;目光，与人交往目光要平和亲切，在交往中注意凝视的运用;秘书要避免当众瘙痒、避免不雅动
秘书沟通常识沟通能力 随着企业管理的日益复杂化，秘书作为企业的重要组成部分，其工作也不再仅仅是简单的文秘助理，更需要具备较高的沟通能力，并能在企业的运作中扮演更为重要的角色。因此，本文将主要阐述秘书在沟通中需要具备的常识和能力。 一、秘书沟通常识 1.了解对方需要什么：在沟通过程中，首先要对对方有一个初步的了解，包括对方的职业、人际关系、性格特点等。通过对对方的了解，能够更为准确的进行沟通，也更容易达成目标。 2.关注细节：在秘书的工作中，细节关系到整个团队、公司的形象。因此，在沟通中应该注意自己的形象和语言，以示专业和精准。 3.对话交流有方向：秘书在沟通中要做到有目标、重点明确、深入思考。要注意到对方的立场和意见，并能够清晰而有力的表达自己的想法。 4.注意非言语传递：在沟通中，非言语传递也是非常重要的部分，包括身体语言、肢体语言、声音语言等。秘书应该注意自己的言行举止，传达出职业形象和清晰准确的沟通信息。 二、秘书沟通能力
在日常的工作中，秘书有很多的沟通任务，包括对内和对外的沟通，团队的协调和组织等等，因此，要成为一名优秀的秘书，需要具备以下的沟通能力： 1.良好的口头表达能力：秘书需要能够清晰而准确的表达意见和想法，以便更快地为其负责的企业创造价值。 2.有效的书面表达能力：秘书的工作质量很大程度上依赖于书面文档的质量，因此，需要具备优秀的写作能力，能够快速完成各种文稿的撰写工作。 3.聆听和解决问题的能力：秘书需要具备良好的倾听和理解能力，能够有效的解决团队成员在工作中遇到的问题和困难。 4.沟通与协调能力：作为一个秘书，需要扮演好协调者的角色，积极协调工作中出现的问题，保证事情的顺利进行。 5.敏锐的语言理解和第六感：在工作中，有时需要化解团队成员之间的矛盾，因此，秘书需要具备敏锐的语言理解能力和感知能力，很好地化解矛盾和导向团队成员间的和谐关系。 综上所述，作为一名公司的秘书，要具备较高的沟通能力和相关的常识。这样，才能更好的和公司内外的人进行有效的沟通，为公司带来更多的价值。
秘书办文的工作基础知识 秘书办文是指秘书在工作中负责起草、编辑和整理各类文件和文件资料的工作。秘书办文工作的基础知识主要包括文件的分类与归档、文件的起草与编辑、文件的整理与管理等方面。 一、文件的分类与归档 文件的分类是指将各类文件按照一定的规则和标准进行分类，以便于管理和查找。常见的文件分类包括：收文、发文、会议文件、工作汇报、合同协议、保密文件等。秘书应该根据不同的文件属性和特点，将文件进行合理的分类，并建立相应的归档系统，确保文件的整理和查询能够快速高效。 文件的归档是指将文件按照一定的顺序整理，并进行编目、编码和标注，形成一套完整的档案管理系统。对于重要的文件，应建立电子档案和纸质档案双重备份，确保文件的安全和防止丢失。秘书在进行文件归档时，需要注意保密性和隐私性，避免敏感信息的泄露。 二、文件的起草与编辑 文件的起草是指秘书根据领导的意图和要求，撰写新的文件或者修改、修改现有文件的过程。秘书在起草文件时，应注意以下几点： 1.明确文件的目的和内容：秘书要确切了解文件的目的和内容，避免模糊或不准确的表达，确保文句通顺、语意明确。 2.准确使用词语和术语：秘书在起草文件时，应尽量使用准确
的词语和专业术语，避免误用或重复使用。同时要注意控制文风和语气，避免过于复杂或难以理解。 3.注意文档格式和布局：秘书在起草文件时，应根据文件的不同性质和要求，制定相应的格式和布局。一般来说，文件应包括标题、正文、签名、日期等要素，便于阅读和理解。 文件的编辑是指对已经起草的文件进行修改和润色的过程。秘书在编辑文件时，需要注意以下几点： 1.逻辑结构和语法表达：秘书应该确保文件的逻辑结构合理、语法表达准确。文件内容应按段落分组，每个段落都应有明确的主题和论点。同时要注意使用正确的时态和语气，避免语法错误和理解困难。 2.排版和格式的规范：秘书应根据公司或组织的规范要求，对文件进行统一的排版和格式设置。要注意字体、字号、行距、对齐方式等细节，确保文件的整体外观美观、专业。 三、文件的整理与管理 文件的整理是指将收到或者制作的材料按照一定的顺序整理归类的过程。秘书在进行文件整理时，需要注意以下几个方面： 1.建立文件目录和索引：秘书应根据不同的文件类别和属性，建立相应的目录和索引，便于查找和管理。目录要包含文件的基本信息，索引要包括文件的关键字和主题名。 2.定期归档和清理：秘书应根据实际情况，定期对文件进行归
办公室秘书的礼仪常识 办公室秘书是一份充满挑战的工作，同时也是一份需要具备良好礼仪常识的职业。办公室秘书的礼仪常识涵盖了面对上司、同事、客户和其他工作场所人员的行为规范。在这篇文章中，我将为您介绍办公室秘书需要具备的礼仪常识。 首先，办公室秘书应该具备良好的穿着和仪态。穿着整洁、得体，符合公司的形象要求是办公室秘书的基本要求。同时，仪态端庄大方，言谈举止得体也是非常重要的。办公室秘书应该注意避免穿着暴露或过于花哨的服装，以及言谈不当或令人不悦的举止。保持自信和友好，以及注重细节的仪态，将帮助办公室秘书树立良好的形象。 其次，办公室秘书需要具备良好的沟通技巧。作为办公室秘书，与上司、同事、客户和其他工作场所的人员之间的良好沟通至关重要。办公室秘书需要善于倾听和表达，要能理解他人的需求和要求，并能用准确的语言和适当的表达方式来回应。办公室秘书还应该避免使用粗鲁或冒犯性的语言，保持礼貌和耐心，充分尊重他人的观点和意见。 第三，办公室秘书应具备良好的时间管理能力。作为办公室秘书，需要处理大量的文件、电话和日程安排等工作。良好的时间管理能力将帮助办公室秘书更好地安排工作，高效地完成任务。安排合理的日程安排、合理利用工作时间、遵循工作安排和时限等都是良好的时间管理的要素。此外，办公室秘书还应该遵循公司的工作时间安排，不迟到或早退，尊重公司的工作制度。
第四，办公室秘书需要具备优秀的机密保密能力。办公室秘书处理的工作常常涉及到公司的机密信息和重要文件。办公室秘书需要严守机密，保护公司的商业利益和客户信息。保持机密性是办公室秘书职业道德的一部分，任何违反机密保密的行为都是不可接受的。 最后，办公室秘书应该积极主动，具备团队合作精神。办公室秘书是团队中不可或缺的一员，应该与同事和上司建立良好的合作关系。办公室秘书需要乐于助人，愿意协助团队完成任务。积极参与团队讨论和决策是办公室秘书的责任和职责之一。 在总结上述几点的基础上，办公室秘书需要具备良好的穿着和仪态、良好的沟通技巧、良好的时间管理能力、优秀的机密保密能力和积极的团队合作精神。这些礼仪常识将帮助办公室秘书有效地完成工作，提高自身的专业素养。办公室秘书是一个多面手的职业，只有具备良好的礼仪常识，才能胜任这个职位。另外，办公室秘书还需要具备一些其他的礼仪常识，以更好地完成工作任务。以下是一些相关的注意事项： 首先，办公室秘书应该时刻保持手机的静音或关闭状态。工作场所需要安静的环境来保证工作的高效进行。因此，办公室秘书应该时刻注意将手机调至静音或关闭状态，以免打扰到其他人的工作。 其次，办公室秘书需要熟悉和遵守公司的文件和信息安全政策。公司的文件和信息可能包含机密和敏感的商业信息，因此办公
秘书基础知识介绍 秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。下面是小编为您精心整理的秘书基础知识介绍。 秘书基础知识介绍篇一 秘书工作的职能 (一)事务性助手职能——协助领导处理各种事务 秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理;工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决;推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行协调处理;还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。 (二)智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策 在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。 秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。 秘书基础知识介绍篇二
文秘专业知识点 文秘虽然是基层员工，但是要掌握的知识却是一点都不少，那么小编今天为大家准备的内容是文秘专业知识点，欢迎大家阅读！ 文秘专业知识点 第一节秘书工作的内容和作用 由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。 一、秘书工作的内容 (一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容 1.机关办公厅(室)的基本任务 办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。 办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。 2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务 秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
秘书职业道德常识 秘书职业道德常识 一、服从领导，当好参谋跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的，秘书职业道德常识。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，分开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥〔更多地限于建议、献策等方面〕。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要进步参谋意识和才能，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。 二、忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要标准。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。
三、兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在详细而紧张的工作中，脚踏实地，亲密联络实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 四、谦虚慎重，办事公正，热情效劳谦虚慎重，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命非凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要擅长协调矛盾，搞好合作。办事要公正正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公正正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情效劳。秘书人员要把为领导效劳，为本单位各职能部门效劳，为群众效劳当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。 五、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动可以正常进展的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要表达，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准那么，资料
文秘基础知识要点 文秘基础知识要点如下 文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质： (一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法) (二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密 1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。 2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。 3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。 (三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识 文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。大体包括以下几个方面： 一是基础理论知识。包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。 二是实际操作知识。文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。 三是其他基本知识。主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。 (四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力 文书工作的业务技能，主要有以下一些： 1、文字综合处理能力 2、书写能力 3、速记能力 4、印制能力 5、校对能力 6、运用现代化办公设备的能力 秘书部分观点
(一)秘书的知识结构 秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。 秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面;秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。 1、基础知识层次 基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。基础知识不仅要扎实，而且要宽广。 (1)文化基础知识 秘书具有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。高中文化程度，是国家对所有政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等; (2)理论基础知识 掌握基础理论知识，是提高秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策; (3)法律基础知识 法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依据。秘书工作要规范化，首先要求秘书人员掌握基本的法律知识。 2、辅助知识层次 辅助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知识相关的知识，是一种带有辅助性的知识。 (1)传统学科，主要包括文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识 (2)新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。 3、专业知识层次 专业知识层次是秘书知识结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务知识，是一种带有一定方向性的知识，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标密切联系的部分。它由两个部分组成：
秘书工作者基础知识大全 2022-10-1301:37:14浏览次数： 一、基础知识 1.科学文化知识 基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。 特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自 己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 2.马列主义理论知识 哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习， 才能提高理论修养。 3.政策法规知识 二、专业知识 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的 理论。 2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。 三、相关知识 1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
4.心理学知识。 四、社会知识 国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。 国内知识，国情，民情，民俗，民风等。 如何提高秘书的办公效率 作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始： 1、明确自己的工作任务和职责; 2、要区分常规工作和非常规工作; 3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。 4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率; 5、使用办公辅助手段帮助组织工作; 6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益; 7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作; 8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
办公室文秘基础知识 办公室文秘基础知识 一、基本素质 1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。 要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、心理素质:要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 3、思想素质:这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。办公室文秘必须了解的基础知识办公室文秘必须了解的基础知识。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转
念，做人还是谨慎为好! 二、业务素质 1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、实践经验:要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习办公室文秘必须了解的基础知识。 3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 三、文化素质 1、社会科学：学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰:江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之:塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
文秘基本常识 文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是精心为大家整理的文秘专业基础知识大全，欢迎阅读。 20xx文秘基础知识【一】 秘书工作的任务 秘书工作的任务主要有以下7个方面: 1.调查研究与信息收集 调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础,而领导的调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息,及时提供给领导。 2.文书工作 文书工作包括收文和发文两个方面,收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导的指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件、报告的起草,所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉,处理完的文档要及时分类归档。 3.会议筹办 秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。 4.来宾接待
秘书应负责来宾的接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪,力求树立单位的良好形象。 5.档案管理 如果一个单位没有专门的档案部门,秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。 6.信访工作 信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导的授权下可以作适当的处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题,要及时向领导汇报。 7.日常事务工作 如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,常常都需要秘书来处理。 20xx文秘基础知识【二】 文秘基础知识试题（后附答案） 一、单项选择题 1.秘书学，从学科大类来说，属于范畴。 A.社会科学 B.人文科学 C 管理科学 D 综合科学 2.“秘书”的涵义，有一个的演变过程。 A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下 3. 朝廷中出现了最早的秘书机构一一太史寮。 A.东周 B 商末周初 C 秦末汉初 D 隋末唐初
文秘基础知识通用 （经典版） 编制人：__________________ 审核人：__________________ 审批人：__________________ 编制单位：__________________ 编制时间：____年____月____日 序言 下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢! 并且，本店铺为大家提供各种类型的经典资料，如办公资料、职场资料、生活资料、学习资料、课堂资料、阅读资料、知识资料、党建资料、教育资料、其他资料等等，想了解不同资料格式和写法，敬请关注! Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you! And, this store provides various types of classic materials for everyone, such as office materials, workplace materials, lifestyle materials, learning materials, classroom materials, reading materials, knowledge materials, party building materials, educational materials, other materials, etc. If you want to learn about different data formats and writing methods, please pay attention!
秘书实务知识点整理 一、办公环境管理 一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 （一）开放式办公室 开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备 缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用 缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独 混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。 （二）常见的工作场所和常用设备的隐患 1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。 2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。 3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。 4.办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露，有触电危险；电话线或电线拖拽过长，影响过往行人；复印机离工作台太近，辐射有害健康；违规操作引出的安全隐患等。 5.工作中疏忽大意造成的隐患。 6.消防中的隐患。如焚烧纸张或虽按规定焚烧但未等确认灰烬熄灭就离开现场，乱扔烟头，灭火设备损坏或过期，灭火器被堆放物品覆盖，火灾警报失灵等。 二、电话事务 秘书使用电话时注意事项：1、注意电话礼仪：（1）注意自己的声音和态度（语调、发音、音量、语速、说话节奏、语气）打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气。清晰明白、声音稳定、语调和缓，避免情绪化，注意停顿，最好能抑扬顿挫，愉悦顺耳，亲切诚恳。（2）应对得体，简洁、高效：恰当的言辞。商界通话三分钟原则：KISS理论(Keep it Simple and Short：简明扼要)，注意礼貌用语，给人周到有礼的感受。 （3）注意自己的态势、动作（微笑、轻拿轻放）（4）不让对方久等（5）注意打电话时间（6）注意手机使用禁忌 2、注意甄别、过滤电话 3、注意保密制度 4、重要电话通话，要有完备的电话记录 5、准备常用的电话目录 6、公私分明，不可在工作时间打电话闲聊