秘书工作者基础知识大全
对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识
一、基础知识
秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1.科学文化知识
基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2.马列主义理论知识
哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3.政策法规知识
这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三、相关知识
秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4.心理学知识。
四、社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等。
如何提高秘书的办公效率
作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：
1、明确自己的工作任务和职责;
2、要区分常规工作和非常规工作;
3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。
4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;
5、使用办公辅助手段帮助组织工作;
6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;
7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作;
8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
秘书基本礼仪
礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长期的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。
涉外礼仪就是人们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。
随着我国改革开放脚步的加快，人们在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧则显得尤为重要。
人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐渐了解之后才容易沟通。所谓沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基本要求：
第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位.
第二个方面的理念就是要善于表达。在国际交往中，接待外国客人，
第三个方面是要强调接待三声：来有迎声，问有答声、去有送声。
自我介绍、介绍他人、名片的制作和使用、与外国朋友交换礼物、宴请外国朋友等等需要使用的一些常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使人们对涉外礼仪有一个全面地了解。他认为，与人交往要尊重为先，尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。所以在国际交往中，要善于发现别人的所长。
秘书会议礼仪
按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
会议的分类：外部会议、内部会议、发布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会、计划总结会。
内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。
我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。
1.会议前
在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：
when-会议开始时间、持续时间where-会议地点确认who-会议出席人what-会议议题others-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。
when-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
where-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
who-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
what-会议的议题，就是要讨论哪些问题。
others-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
2.会议中
在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：
(1)会议主持人
主持会议要注意：
介绍参会人员;
控制会议进程;
避免跑题或议而不决;
控制会议时间。
(2)会议座次的安排
会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。
一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。
在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
3.会议后
在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：
会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进;
赠送公司的纪念品;
参观，如参观公司，或厂房等。
如果必要，合影留念。
秘书电话礼仪
(一)重要的第一声
当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：你好，这里是xx公司。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有代表单位形象的意识。
(二)要有喜悦的心情
打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着对方看着的心态去应对。
(三)清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
(四)迅速准确的接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是喂了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
(五)认真清楚的记录
随时牢记5w1h技巧，所谓5w1h是指① when何时② who何人③ where何地④what何事⑤why为什么⑥ how如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5w1h技巧。
(六)了解来电话的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说不在就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
(七)挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声再见，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
秘书与上级之间交谈技巧
一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在自己的上级面前从不敢妄言，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。这样，下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。
平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
上级同下级说话时，不宜作否定的表态：你们这是怎么搞的有你们这样做工作的吗
在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。点个头，摇个头都会被人看作是上级
的指示而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：这种试验很好，可以多请一些人发表意见。你们将来有了结果，希望及时告诉我们。这种评论不涉及具体问题，留有余地。
如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：这个问题能不能有别的看法，例如不过，这是我个人的意见，你们可以参考。建议你们看看最近到的一份材料，看看有什么启发这些话，起了一种启发作用，主动权仍在下级手中，对方容易接受。
下级对上级说话，则要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼、大胆和自信。
下级跟上级说话，成功与否，不只影响上级对你的观感，有时甚至会影响你的工作和前途。
跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轿子、吹喇叭等等，只能有损失自己的人格，却得不到重视与尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。
在保持独立人格的前提下，你应采取不卑不亢的态度。在必要的场合，你也不必害怕表示自己的不同观点，只要你从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以考虑的。
还应该了解上级的个性。上级固然是领导，但他首先是一个人。作为一个人，他有他的性格、爱好，也有他的语言习惯等。如有些领导性格爽快、干脆，有些领导则沉默寡言，事事多加思考，你必须了解清楚，不要认为这是迎合，这正是运用心理学的一种学问。此外，与上级谈话还要选择有利时机。
上级一天到晚要考虑的问题很多。所以，假若是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。你应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。
做文秘的基础知识5篇 做文秘的基础知识（篇1） 一、会议纪要的种类 根据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种： 1.办公会议纪要 这是对本系统、本部门的工作研究、讨论、作出的决定而写成的纪要。这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采用例会的形式，一次会议只研究一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。 2专题会议纪要 这是专门对某个问题开会研究，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。这种专题会议，一般时间不固定，往往采用座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较复杂。 二、会议纪要的格式及写作耍求 1.标题 会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“ _ _会议纪要”;也有的采用双标题形式，正标题概括会议主要精神，副标题由会议名称和文种构成。 2.正文
正文开头一般概述会议情况，包括会议召开的目的、根据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。正文的主体部分包括会议的情况、作出的决定，还要概括出会议的主要精神。结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。 正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。分项式写法是把会议概况、议题、决定事项等内容，分项排列，使人一目了然。这种写法，适合会期短、研究事项较单纯的办公会议纪要。总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。由于议定的事项较多，经归纳概括#，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“ _ _说”、“ _ _认为”等。这种写法适用于大型、专题会议纪要。 三、会议纪要的写作要求 1.要真实准确地反映会议的精神 写作者应参加会议，全面了解会议情况，正确集中会议讨论的意见，真实准确地反映会议宗旨，不允许主观臆测，歪曲会议精神。
文秘基础知识 篇一：文秘基础知识一 文秘基础知识（一）1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书 2、行政公文13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种 行政无：指示（取消）、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加（新）：意见 3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二〇〇八年 5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。 6、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发 下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。 7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。 8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞 9、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。 10、选择材料原则：①围绕主题选择材料；②选择典型材料；③选择真实准确的材料；④选择生动新颖的材料。 11、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序；②确定材料的详略程度 12、确立主题的依据：①写作目的；②材料本身的意义 13、对主题的要求：①正确；②深刻；③新颖（举措、例证、词语）；④集中。 14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种” 请示不得两项式；张贴时省略事由；规范性公文不用“关于”（如办法、条例等） 15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式 目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；也常用“根据”等句式表明行为依据。（通告、通知、计划、招标书、投标书） 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文 16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。 17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；开头与标题；结尾与标题 18、结尾：强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾 19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准：准确、简洁、平实（质朴） 21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据……决定，根据……
秘书工作者基础知识 秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。 一、办公室管理知识 1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。 2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。 3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。 4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。 5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。 6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。 二、商务礼仪知识 1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。 3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。 4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。 三、沟通与协调技巧 1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。 2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。 3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。 4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。 5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。 四、专业知识和业务能力 1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。 2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
秘书知识大全介绍 秘书是一项职业，主要负责协助管理者或高级职位人员处理行政事务，并提供相关支持。秘书需要具备一定的专业知识和技能，以便在工作中胜任各种任务。本文将介绍秘书的相关知识，包括职责、技能要求、工作流程以及职业发展方向等。 一、秘书的职责 1. 提供行政支持：秘书需要协助管理者处理日常行政事务，如安排会议、制定日程安排、处理邮件信函等。 2. 文件管理：秘书负责管理和组织文件，包括归档、备份、检索等。此外，秘书还需处理机密文件，确保信息的安全和保密性。 3. 会议组织与管理：秘书需要负责组织和管理会议，包括预定会议室、发送会议通知、整理会议记录等。 4. 助理工作：秘书需要协助管理者处理特定项目或任务，如准备演讲稿、撰写报告、处理客户关系等。 5. 沟通与协调：秘书需与公司内外的人员进行有效沟通与协调，确保信息流通畅通，协助解决问题与处理纠纷。 6. 行程安排与差旅管理：秘书需为管理者安排差旅行程，包括预订机票、酒店等，并跟踪行程，确保管理者的出行顺利。
二、秘书的技能要求 1. 良好的沟通能力：秘书作为管理者的代表，需要与各方人员进行有效的沟通与协调，包括口头和书面沟通。 2. 卓越的组织能力：秘书需能够有效地管理文件和信息，使其易于存取和检索，并能够准确地安排和管理时间和任务。 3. 强大的人际关系技巧：秘书需与公司内外的人员进行良好的合作与协调，处理各种情况和关系，维护良好的人际关系。 4. 准确的问题解决能力：秘书需要能够快速准确地解决问题，并能够找到最佳解决方案，确保工作的顺利进行。 5. 熟练的计算机技能：秘书需要熟悉常用办公软件，如Word、Excel和PowerPoint等，以便完成各种办公任务。 6. 敏锐的观察力和洞察力：秘书需要对公司的运作和管理有深入的理解和洞察力，以便提出合理的建议和决策。 三、秘书的工作流程 1. 接收和处理传真、邮件和电话，确保信息的及时和正确传达。 2. 管理文件和信息，包括归档、备份、检索等。 3. 安排和组织会议，包括预定会议室、发送会议通知、整理会议记录等。
秘书工作者基础知识大全 在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。下面是小编给大家带来的文秘基础知识和技能，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧! 秘书工作者知识结构的组成 对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识 一、基础知识 秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。 1.科学文化知识 基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 2.马列主义理论知识 哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。 3.政策法规知识 这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。 二、专业知识 是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。 1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知
识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。 2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。 3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。 三、相关知识 秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。 1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。 3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。 4.心理学知识。 四、社会知识 国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。 国内知识，国情，民情，民俗，民风等。 如何提高秘书的办公效率 作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始： 1、明确自己的工作任务和职责; 2、要区分常规工作和非常规工作; 3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。 4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率; 5、使用办公辅助手段帮助组织工作; 6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;
秘书基础知识要点整理 秘书一般都是公司或机构的重要人员，他们的日常工作十分繁忙，需要熟练掌握各种基础知识。本文将就秘书工作中常用的基础知识要点进行整理。 一、文件管理：秘书的一个重要职责就是管理文件，包括文件的归档、整理、分类、存储等。秘书需要明确文件的分类标准和储存方式，以便于快速找到所需的信息。 1.文件应按照时间标准来归档，每个文件夹最好不宜超过5个文件，以便分类管理。 2.在文件夹上面的标签要清晰地标注每个文件的名称，标签字体最好是黑体加粗。 3.每个文件夹内的文件顺序应该是按照时间顺序从新到旧排列。 4.秘书需要定期清理档案室，清理过时的文件，及时更新文件夹。 二、电话接听：秘书要经常接听电话，有时候还要转达电话信息。因此，在电话接听方面也需要进行一定的基础知识培训。 1.务必礼貌地回应每个电话，首先要自我介绍，问候打电话人的姓名。
2.如果秘书无法回答电话，需要礼貌地告知打电话人等一会儿，以便给相关负责人打电话。 3.转接电话时要记住在告知打电话人其通话的时间和位置等信息，接通后要先介绍一下电话来意。 4.秘书要耐心倾听，清晰地表达自己的意思，避免产生误解。 三、邮寄管理：秘书要经常处理邮寄事务，包括发信、收信、快递等。因此，在邮寄管理方面也需要进行一定的基础知识培训。 1.秘书在收到外来邮件后应该及时签收，并及时回复发送人。 2.当需要将文件和资料甚至礼物等邮寄出去时，秘书需要核对邮寄地址、邮寄方式、重量和收件人等信息，以确保邮寄物品的安全和准确。 3.邮寄物品需贴好正确的邮票并进行妥善的包装以保证安全和完整。 4.秘书需要负责记录邮寄信息，例如：邮寄日期、方式、运单号码等，以便后期跟踪。 四、会议组织：会议是每个公司和机构的必备活动之一。因此，秘书必须熟练掌握会议组织的基础知识。 1.会议前先要确定会议议程，确保结构清晰，内容准确、有针对性。
文秘专业基础知识大全6篇 文秘专业基础知识大全 (1) 文秘专业基础知识介绍 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调 能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能 力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力 是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。 那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下 几点： 首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。 不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于 去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、 精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、 一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们 生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最 重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比 以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。 这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能 力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣， 变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作 有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣 带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥 似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门， 就会不断地取得进步。 其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。 写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无
文秘专业基础知识大全,文秘专业招聘考试知识大全 文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是小编精心为大家整理的文秘专业基础知识大全，欢迎阅读。更多文秘专业基础知识大全相关内容请关注文秘栏目! 文秘专业基础知识大全 第一节秘书的定义及分类 一、秘书的定义 (一)制定秘书定义的要点 1.秘书活动的服务对象是领导者; 2.秘书活动的根本职能是辅助管理; 3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。 (二)教材给出的定义 秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。 (三)其他定义 1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。 2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。 3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。 二、秘书的分类 (一)纵向分类(秘书的层次) 1.秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。 2.同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分： (1)初级秘书：主要从事一般日常工作; (2)中级秘书：主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息; (3)高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。 3.秘书职业资格鉴定的三个等级线：初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。
(二)横向分类(秘书的类别) 1.从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。 2.从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。 (1)“生活秘书”这一类型确实存在过，不能简单地予以否定; (2)按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。 第二节秘书机构 一、秘书机构的定义 秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。 二、秘书机构的性质 (一)比较两类机构 1.职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。(或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”) 2.综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。 (二)秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。 三、秘书机构的特点 (一)附属性：直接隶属于领导机关; (二)综合性：活动内容综合性强; (三)辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。 四、秘书机构的设置 (一)总原则：必须适应机关或单位管理工作的实际需要。 (二)具体要求： 1.凡独立单位必须设置秘书机构; (独立单位：有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。)
秘书基础知识介绍（通用3篇） 秘书基础知识介绍篇1 秘书工作的规律 (一)秘书工作的基本规律 1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础 秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”，即秘书工作赖以存在的客观基础。 2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件 由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。 3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力 设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。 4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志 领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意
程度是检验秘书工作水平的主要标志。 秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。 (二)秘书工作的具体规律 秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点： 1.秘书参谋活动的规律 所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识： (1)将秘书参谋职能寓于具体工作中。 (2)秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。 (3)秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。 (4)秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。 2.办公室日常运转的规律 办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律： (1)区分办公室工作的轻重缓急。 (2)增强办公室工作的质量和效率意识。 (3)优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。 3.秘书写作活动的规律 写作作为秘书人员的一项经常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识： (1)秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。 (2)秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。 (3)秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。
办公室文秘基础知识 办公室文秘必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的文秘领域的新的发展动态，下面请看编辑为你整理的“办公室文秘基础知识”，欢迎阅读，仅供参考，更多详细内容请点击查看。 办公室文秘基础知识 一、基本素质 1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、心理素质:要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 3、思想素质:这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。办公室文秘必须了解的基础知识办公室文秘必须了解的基础知识。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好! 二、业务素质 1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实
秘书的知识结构秘书必备6篇 于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。本文是秘书的知识结构，欢迎阅读。 秘书的知识结构详细篇一： 一、基础知识 秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。 1. 科学文化知识 基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 2. 马列主义理论知识 哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。 3. 政策法规知识 这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。 二、专业知识 文秘专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。 1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。 2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。 三相关知识 秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。 1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。 3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。 4 心理学知识。 四社会知识 国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。 国内知识，国情，民情，民俗，民风等。 秘书的知识结构二：做好的秘书 为公司领导服务，是秘书的一大职责。“好秘书当半个家”，做经理的如果有一个得力的秘书是一大幸福。 做经理的人最需要的是处理公司内最重要的事情和花大量的时间去思考的问题。然而如何保证经理把他所有的时间用在重要的事情而不是琐碎的事情和有足够的时间去思考，秘书工作的好坏是非常重要的。秘书要善于了解什么事情是必须要经理来处理的，而什么事情需要转到其他人去处理;脑筋要灵活，善于团结而不可以趾高气扬，这样才能得到公司同事的工作配合;秘书要举止得体并善于公关，因为在外面秘书经常是经理的半个脸面;要心细并且有吃苦精神，因为秘书的工作做好了通常是应该的，而做坏了往往会造成大错。 对内，好的秘书是经理与员工之间的一座桥梁，做得不好秘书会是经理和员工之间的一堵墙。正确、及时、适时地反映公司内部存在的问题，员工的要求等等是做秘书的责任。如果秘书不是正常沟通，而是东家长西家短，搬弄是非，公司就非乱不可。这种情况并不少见。对外，秘书是经理的代表，外部事务处理得当，可以给经理增添机会和光彩，做得不好，丢脸吃苦果的是经理。因此经理和秘书之间保持
秘书基础知识介绍 秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。下面是为您精心整理的秘书基础知识介绍。 秘书基础知识介绍篇一 秘书工作的职能 (一)事务性助手职能——协助领导处理各种事务 秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理;工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决;推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行协调处理;还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。 (二)智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策 在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息
处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。 秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。 秘书基础知识介绍篇二 秘书工作的特征 (一)秘书工作的本质特征 秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：(1)所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。(2)能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。 (3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。 (二)秘书工作的一般特征 秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治
文秘类专业知识大全 对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面基础知识、专业知识、相关知识，下面是帮大家整理的文秘类专业知识大全，希望大家喜欢。 一、基础知识 秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。 1. 科学文化知识 基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 2. 马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。 3. 政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。 二、专业知识 是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。 1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论
知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。 2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。 3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。 三、相关知识 秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。 1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。 3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。 4 心理学知识。 四、社会知识 国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识，国情，民情，民俗，民风等。 文秘专业内容： 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”
秘书基础知识要点整理 (一)档案材料的收集： 1.建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限; 2.对遗缺不全的档案，实行不同（措施），乐观收集齐全; 3.准时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 (二)档案的归档，立卷与治理。 1.区分全宗，确定立档单位。 2.分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母挨次分成若干层次和类别。 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4.案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷名目和案内名目，并复印出四至五份。 5.整理案卷，使之厚度相宜，掌握在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难识别的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。 6.对全部公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案名目(卡片)，按肯定次序排列和存放。
7.每年对档案进展一次清理：去除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进展修补和复制。 (三)档案的保管： 1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全; 2.公司设立特地地点或专用库房或专用文件库保存档案; 3.做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应牢固坚固。 (四)档案的鉴定： 1.从档案的内容，来源，时间，牢靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。 2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。 公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 (五)档案的销毁： 1.对已失效的档案，仔细鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存; 2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁; 3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。 4.公司应实行严密治理措施，防止档案失密和泄密。 (六)档案借阅，利用工作 1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，
秘书基础知识要点 基础知识要点顾名思义就是比较重要的方面，下面是为你整理的秘书基础知识要点，希望对你有用! 秘书基础知识要点1 应用文书的概念与制发 (一) 文书的含义与分类 1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。 2. 分类： (1) 行政公文(通用公文) 党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。 行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。 党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。 (2) 事务文书 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。 (3) 商务文书 意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 (二)通用公文的制发程序 包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
1. 草拟 (1)人名、地名、数字、引文准确。 (2)结构层次序数，一 (一) 1. (1) (3)使用国家法定计量单位。 (4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。 2. 审核 行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。 3. 签发 上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发; 下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。 应用文书的格式 一、通用公文的格式 (一) 通用公文用纸和印装规格 1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm*297mm。 2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm±1mm; 订口(左白边)：28mm±1mm; 版心尺寸：156mm*225mm。 (二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。 (1) 主题词：先标类别词，再标类属词。主题词用三号黑体字居左顶格标识， 词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持谁办文，谁标引
秘书基础知识点汇总 课程增加了针对秘书学基础的相应知识点汇总和实际应用案例部分，下面店铺给大家介绍关于秘书基础知识点汇总的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书基础知识点汇总如下 一、基础知识 1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间： (1)开放式办公室。 (2)封闭式办公室。 2.合理进行办公室布局的作用 (1)形成有效率的工作流程。 (2)有利于员工的工作分配。 (3)有利于工作顺利完成。 3.不同办公室布局的设计要求 (1)空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。 (2)开放式和封闭式办公室 1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点： ①不设个人专用办公室; ②组合工作间的材料丰富多样; ③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。 2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。 二、设计不同形式办公室的工作程序 1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求
1)面积、空间大小。 2)人员流通的频率。 3)声音对办公效率的影响。 4)需要设备及家具量的多少。 2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。 3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。 4.注意采光、温度和通风 三、正确选择办公的模式： 1、办公模式的种类： (1)在家工作(06年11月) (2)远程工作(06年11月) (3)虚拟办公室(4)临时办公室(5)弹性时间(6)兼职工作 (7)合同工作(8)交叉工作(9)项目团队 四、合理进行办公室布局 1、办公室的布局种类： 开放式办公室封闭式办公室 2、合理进行办公室布局的作用： (1)形成有效的工作流程;(2)有利于员工的工作分配;(3)有利于工作的顺利完成。 3、设计不同形式办公室的工作程序： (1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求; (2)设计平面图; (3)选择办公家具、设施和装饰 (4)采光、温度和通风 温度控制在20—25度 五、档案利用 1、含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。 档案利用是档案工作的目的和出发点。 2、要求： (1)依法开展利用工作;
秘书考试基础知识 秘书是一个职业，旨在协助并支持管理层的工作。一个合格的秘书 不仅需要良好的沟通和组织能力，还需要掌握一定的基础知识。在秘 书考试中，基础知识是非常重要的一部分，下面将介绍一些常见的秘 书考试基础知识。 一、办公自动化 现代办公环境充斥着各种办公自动化工具和软件，秘书应该熟练掌 握常用的办公自动化软件，比如Microsoft Office套件，其中包括Word、Excel、PowerPoint等。熟练运用这些软件可以提高办公效率，更好地 完成各种任务，包括文件处理、数据分析和演示文稿制作等。 二、商务礼仪 作为管理层的得力助手，秘书应该具备良好的商务礼仪意识。无论 是在日常工作中还是在公务活动中，秘书都应该能够得体地表现自己，比如正确着装、得体的言谈举止、礼貌待人等。此外，秘书还应该了 解不同文化背景下的商务礼仪差异，以便更好地与国内外商务伙伴进 行沟通和合作。 三、文件管理 文件管理是秘书工作的核心内容之一。秘书应该能够制定合理的文 件管理系统，包括文件的分类、归档和保密措施等。此外，秘书还应 该熟悉文件的处理流程，掌握各种文件的格式要求和撰写技巧，比如
信函、备忘录、报告等。良好的文件管理能够提高工作效率，避免遗 漏和混乱。 四、会议组织 作为秘书，组织会议是常见的任务之一。秘书应该了解会议的组织 流程，包括确定会议议程、邀请参会人员、准备材料和记录会议纪要等。在会议组织中，秘书还应该具备良好的沟通和协调能力，确保会 议的顺利进行，并及时处理会议中出现的问题和冲突。 五、礼仪接待 作为公司的代表，秘书常常需要进行客户和访客的接待工作。在礼 仪接待过程中，秘书应该能够展示出专业和亲和力，通过热情的服务 给客户和访客留下良好的印象。秘书还应该了解接待礼仪的基本要求，包括问候语、引导流程、礼物赠送等，以确保接待工作的顺利进行。 六、机要工作 机要工作是秘书工作中的敏感和重要部分。秘书应该能够处理和保 密各种机密文件和信息，包括文件的保存、传递和销毁等。在机要工 作中，秘书应该具备高度的责任心和保密意识，严格遵守有关的法律 法规和公司政策，确保信息的安全和保密。 结语 以上是秘书考试基础知识的简要介绍。作为一个秘书，无论是在日 常工作还是在考试中，积累和掌握这些基础知识都是至关重要的。通
文秘基础知识 篇一:文秘基础知识一 文秘基础知识（一） 1.应用文书包括行政公文.事务文书.商务文书 2.行政公文_种:命令（令）.决定.公告.通告.通知.通报.议案.报告.请示.批复.意见.函.会议纪要 党的机关_种 行政无:指示（取消）.决议.公报.条例.规定 党机关无:命令.公告.通告.议案 行政增加（新）:意见 3.制发程序次序不能打乱,草拟.审核.签发.复核.缮印.用印.登记.分发 4.草拟:引用公文应当先引标题,后引发文字号.成文日期如_年 5.审核重点:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合>的规定等. 6.上行文:由主要负责人或主持工作的负责人签发 下行文:由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发. 7.复核重点:审核.签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一.规范等. 8.应用文四要素:材料.主题.结构与语言 材料是血肉,主题是灵魂.结构是骨骼,语言是细胞 9.占有材料的要求:时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面. _.选择材料原则:①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料. _.使用材料注意:①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度 _.确立主题的依据:①写作目的;②材料本身的意义 _.对主题的要求:①正确;②深刻;③新颖（举措.例证.词语）;④集中. _.应用文书标题基本模式有二:公文式.一般文章式 公文标题构成〝发文机关+事由+文种〞 请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用〝关于〞（如办法.条例等）
_.开头方式4种:概述式.目的式.开门见山式.引述来文式 目的式:常用〝为了〞.〝为〞等介词构成的短语表明行文目的;也常用〝根据〞等句式表明行为依据.（通告.通知.计划.招标书.投标书）引述来文式这种写法多用于函.批复等回复性公文 _.三段式是公文常常采用的3层次结构形式,即发文缘由.事项.尾语. _.文题照应多种形式:文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题 _.结尾:强调式.期求式.希望式（表彰.批评）.说明式.秃尾 _.对结构的要求:严谨.自然.完整.统一 _.运用语言的标准:准确.简洁.平实（质朴） _.用于连接开头与主体文部分,起承上启下作用的惯用语.如:根据……决定,根据……特通告如下,依据……公告如下;为了……现决定;为……通告如下,现就……问题请示如下;现将……（情况）报告如下,现就……问题请示如下; 现将……（情况）报告如下,现就……问题提出如下意见,经……批准（同意） 将有关事项通知如下; 拟采取如下措施;经……研究,答复如下 _.称为用语: 我（部）,贵（局）公函平级尊称对方,你（省）,本（部门）,该（处） 23.结尾用语: ①用于请示.如 当否,请批示.（当否,请批准_）;如无不妥,请批准各地执行;妥否,请批复. ②用于函.如: 请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何,盼函告;望协助办理,并尽快见复 ③用于报告.如: 请指正;请审阅 ④批复.复函:此复;特此专复;特函复 ⑤知照性公文:特此公告（通告.知.报） 24.应用文书表达方式:说明叙述议论 25.叙述方式:顺序（主要）.倒叙