物资设备供方资源库
管理实施细则
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1 .目的
为了更好的管理公司供方资源，全面了解供方，积累战略合作伙伴，提高招标效率，保证招标质量，提
高项目管理水平，为公司持续发展奠定基础，制定本细则。
2 .适用范围
适用于为公司提供项目开发过程中所涉及到的物资设备供方资源库的管理。
3 .术语和定义
3.1供方：是指为公司提供产品或服务的组织或个人。
3.2供方资源库：指供方信息库的总称。资源库的信息内容包括：《合格供方名册》、《供方审核登记表》、《供方考察评估打分表》、《供方考察评估总表》、《供方履约评价总表》、《供方降级或排除申请表》及供方考察评估记录、供方履约评价记录和供方资质证明、业绩证明资料文件或复印件等。
3.3合格供方：指经资质审核合格，已进入“合格供方资源库”，具备向公司提供产品或服务的资格，
但尚未进入“战略合作供方资源库”的供方，即为合格供方。
3.4战略合作供方：指经资质审核合格，与公司有长期合作关系，并且在配合过程中综合表现优良，经批
准后进入“战略合作供方资源库”的供方，即为战略合作供方。
4 .职责
4.1物资设备部
4.1.1制定物资设备类供方入围标准，参与供方考察评分；
4.1.2负责物资设备类供方信息库建设、维护和定期更新；
4.1.3负责收集物资设备类供方信息，组织供方考察；
4.1.4组织并监督供方履约评估，根据评估结果进行供方评级，更新供方档案。
4.1.5定期在公司内部发布供方信息。
4.2成本部
4.2.1组织供方履约评估工作，并将评估结果提交物资设备部。
4.3工程部
4.3.1参与供方履约评估工作，并提出相应意见。
5.工作程序
5.1供方初选程序
5.1.1 1.1收集供方信息
5.1.2供方来源途径：
—通过社会关系的介绍获得所需供方名单；
—通过书籍和网络等媒介获得所需的供方名单；
一发布公开招（竞）标信息，获得所需的供方名单；
—以往与公司和项目公司有过业务的公司，或原供方资源库中供方名单；
一本部门（项目公司）人员推荐；
—其它途径。
5.1.3物资设备部根据所有收集获得的供方详细资料，对供方进行初步筛选。
5.1.4物资设备部与初选供方进行主动联系，协商面谈的时间、地点。在面谈前或面谈时,应要求供方提交
公司简介、产品（服务）简介、营业执照、资质证书、产品价格等必要证明文件的复印件。
5.1.5物资设备部对其信誉能力等进行调查，并进行评价选择。根据供方对公司提供的产品或服务的重要程
度及对经济影响程度等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：
1）供方信誉能力调查
♦通过收集信息、现场考察、问询其它合作过的单位等形式对供方进行信誉与能力的调查，了解供方的详细情况，包括：企业概况、组织机构、技术力量、人员素质、设备配置、社会信誉、资
信等；
♦核准有关法律地位的证明文件；
♦服务或生产能力，近三年已完成的合同情况、正在履行的合同情况；
♦客户投诉、法律纠纷、社会信誉、售后服务以及质量管理体系认证的情况；
♦现场考察了解正在进行或已完成项目的情况及业主的评价；
♦财务状况。
2）实物或样品的评价
根据供方提供的材料、设备、图纸、广告策划文件、已做项目资料等，要求供方提供上述实物或样品并对其进行观察、检测和评定，保留相关记录。
5.1.6物资设备部通过信誉、能力等的调查和评价应将供方进行分档，将所有认为符合要求的供方填制《供
方审核登记表》。
5.2进入“合格供方资源库”程序
5.2.1新供方进入“合格供方资源库”程序
对于新的供方资源（来源为供方信息搜集、内部推荐或供方自荐的），物资设备部须填写《供方审核登记表》，报部门负责人审定是否进行实地考察和综合评估。若同意,由物资设备部组织对供方资源进行实地考察和综合评估，组员填写《供方考察评估打分表》，最终根据打分表综合填写《供方考察评估总表》，报部门负责人审批，确定其是否可以进入。
5.2.2已合作供方进入“合格供方资源库”程序
对于曾与公司合作但不满足进入“战略合作供方资源库”条件的供方，由物资设备
部对供方资源进行评价，填写《供方履约评价表》，综合评价结果优良或合格的，可以提出其进入“合格供方资源库”的报告，报部门负责人审批，确定其是否可以进入。
5.3进入“战略合作供方资源库”程序
5.3.1对于参与过公司合作的供方资源，由物资设备部根据对供方综合评价结果确定是否进入“战略合作
供方资源库”。综合评价结果优良并且满足要求的供方报公司分管领导审批后进入公司“战略合作供方资源库”。
5.4“供方资源库”使用和维护
5.4.1对于“供方资源库”中的供方，在项目结束后或年末，由物资设备部对其进行综合评价，填写《供方
履约评价表》，根据评价结果提出保留或调整其认可供方资源资格的报告，按《权责手册一采购管理》报公司分管领导审批，确定保留或调整其供方资源资格。具体流程如下：
1）“战略合作供方资源库”中供方
♦“战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为优良，物资设备部可以提出保留其在公司“战略合作供方资源库”的报告，报公司分管领导审核、批准其是否保留。
♦“战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为合格，物资设备部可以提
出将其降级“合格供方资源库”的报告，报公司分管领导审核、批准其是否降级。
♦“战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为不合格或在配合过程中出
现以下严重问题之一，物资设备部可以提出将其排除在“供方资源库”之外，并且两年内不得
参加公司任何项目合作的报告，报公司分管领导审核、批准。严重问题是指：
（1）在其事先知情的情况下，仍提供不合格产品或服务；
（2）因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光；
（3）不履行合同；
（4）有欺骗或欺诈行为；
（5）破产或有经济问题；
（6）串通招投标、对公司形象或利益造成负面影响。
1.1.2"合格供方资源库”中供方
1)“合格供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为优良，且满足相关要求的，物资设备部可
以提出将其升级至“战略合作供方资源库”的报告，报公司分管领导审核、批准其是否升级。
2)“合格供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为合格或评价结果为优秀但不能满足升级相
关要求的，物资设备部可以提出将其保留在“合格供方资源库”的报告，报部门负责人审核、
批准其是否保留。
3)“合格供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为不合格或在配合过程中出现本条中第一款
中五种严重问题之一，物资设备部可以提出将其排除在“合格供方资源库”之外，并且两年内
不得参加公司或项目公司任何项目招投标的报告，报部门负责人审核、批准。
1.1.3调整“供方资源库”的其它程序
1.1.4如果“供方资源库”中某个供方在配合过程中出现以上未涉及的其它严重问题，项目公司成本部可以
填写《供方降级或排除申请表》，出具详细相关资料报本部物资设备部，由公司物设分管领导决定是
否对其进行降级处理。
5.5”供方资源库”信息公布
1.5.1物资设备部年度末根据供方综合评估结果或评价结果，对“供方资源库”中供方进行调整，报公司
分管领导审批。
5.5.2在对“供方资源库”中供方调整完毕后，物资设备部负责将更新“供方资源库”中供方评价结果及
对其提出的需要改进的建议通知供方，以便供方改进。
6.5.3信息公布：每年年终，物资设备部调整“供方资源库”后，将调整后的“供方资源库”发布并发至
相关职能部门、各项目公司。
5.6“供方资源库”档案管理
5.6.1物资设备部“供方资源库”如有供方的更新信息，应在15日内进行更新。
5.6.2物资设备部分别对“供方资源库”和“战略合作供方资源库”中的不同类别供方分别建立档案、保管、
维护，并根据日常资质审核、评价以及供方自身信息变更情况及时更新名单及档案记录。
5.7物资设备部应由专人负责建立档案。并建立供方资源库记录或文件资料。
5.8物资设备部负责定期对各项目公司“供方资源库”利用情况进行指导和检查，对不符合公司相关规定
的情况予以纠正，对严重违反公司关于“供方资源库”管理规定的在公司内部予以通报及处罚。
6.支持文件
6.1EJDC-BF-CG02《物资设备供方选择管理办法》
7.相关记录
7.1EJDC-XZ-CG03-R01《供方审核登记表》
7.2EJDC-XZ-CG03-R02《供方考察评估打分表》
7.3EJDC-XZ-CG03-R03《供方考察评估总表》
7.4EJDC-XZ-CG03-R04《供方履约评价表》
7.5EJDC-XZ-CG03-R05《供方降级或排除申请表》
一、商务合约部职能： 1、负责集团招投标、经营授权、合同管理、供方管理、法务管理及全面风险管理工作，建立相应的管理体系和管理制度、业务流程，并组织实施； 2、全面负责集团各类工程招投标工作，确保废标率为零；适时对集团投标文件收费政策及制度进行调整和修改； 3、归口管理集团经营活动中的各类单项授权，包括前期业务接洽及投标文件审批阶段法人授权委托业务管理，合同签约、合同履约、工程程结算阶段法人授权委托业务管理及法律事务方面法人授权委托业务管理； 4、负责集团对外合同风险评估、起草、洽谈、签订工作，组织集团各部门对合同进行评审和交底。重点把控风险较高的相关工程项目，预防合同中隐含的违约索赔等法律风险。针对在建项目风险制定相应的分解和防控措施，及时收集相关资料； 5、负责集团包工包料供方、专业供方、劳务供方和物资设备供方等供方的管理，及集团工程分包、物资设备采购及行政采购等各项采购业务的招标管理； 6、归口负责集团的所有法律事务工作； 7、建立健全集团风险管理体系，负责集团全面风险管理，包括风险管理体系职责、风险识别与风险评估、风险管理策略和控制措施、风险管理信息系统及风险管理监督考核等； 8、会同集团造价部门做好项目投标预算管理，依据合同约定向业主提出涉及工程价款、材料价格的确认并负责具体事宜的处理； 9、会同集团工程管理部负责督促、指导分公司、项目部编制月度、年度和项目竣工结算计量报告，并督促造价部门对工程结算价款进行审核认定； 10、负责建立、完善集团招投标、经营授权、合同、供方管理、法务管理及全面风险管理等各项经济活动的资料档案； 11、负责指导、监督分/子公司经营投标工作、合同管理、供方管理、法务管理、及全面风险管理工作； 12、定期组织集团、各分子公司招投标人员进行各类招投标相关政策、法规及部门业务管理及技能的培训、考核工作。 二、商务合约部岗位职责 （一）商务合约部经理岗位职责 1、负责主持集团商务合约管理工作，建立相应的招投标、经营授权、合同管理、供方管理、法务管理及全面风险管理等管理体系、管理制度、业务流程，并组织实施；